Hóa đơn điện tử có cách số và lùi ngày được không?

Sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng được phổ biến trong kinh doanh bởi tính tiện lợi, minh bạch, dễ quản lý. Tuy nhiên trong khi sử dụng hóa đơn này, cả khách hàng và doanh nghiệp thường bỏ qua phần nhỏ nhưng quan trọng: ngày tháng năm. Một số trường hợp thắc mắc rằng có cần có mốc thời gian hoặc có thể cách số, lùi ngày khi khởi tạo hóa đơn hay không? 

Những điều bạn cần biết về thời gian lập hóa hóa đơn điện tử

Trên mỗi hóa đơn, bên dưới tên hóa đơn viết in hoa sẽ có một dòng ghi ngày, tháng, năm. Với riêng một dòng này cũng đã có nhiều nghị định, thông tư quy định rõ ràng. 

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về thời gian xuất hóa đơn

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lưu dữ liệu trên máy tính, bảo quản và tìm kiếm dễ dàng. Thời điểm cần ghi trên mỗi hóa đơn được nghị định 119 năm 2018 ghi rõ tại điều 7. Theo Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ, khi lập hóa đơn (bất kể là hàng hóa hay dịch vụ) đều phải đúng với thời điểm bàn giao.

  • Với mặt hàng kinh doanh là hàng hóa cụ thể (chẳng hạn như vật tư, máy móc,…): Khi lập hóa đơn điện tử là lúc giao mặt hàng cho người mua hoặc chuyển quyền sở hữu (đối với hàng hóa như công ty, hệ thống sản xuất). Ngày tháng năm trên hóa đơn xuất ra phải ứng với thời điểm giao, không bị ràng buộc bởi chuyển tiền hay chưa. Do đó, chỉ cần thống nhất được số lượng, đơn giá,…có thể xuất hóa đơn để hai bên kiểm tra kỹ hơn.
  • Với mặt hàng kinh doanh là dịch vụ (chẳng hạn như dịch vụ massage, tư vấn,…): Khi Lập hóa đơn điện tử là lúc thực hiện xong các dịch vụ cho người mua. Việc xác lập hóa đơn không chịu chi phối bởi đã thanh toán chi phí. Lập hóa đơn với mặt hàng dịch vụ để quý khách hàng nắm rõ được thông tin chi tiết về số tiền phải trả, dịch vụ đã dùng. 
  • Với mặt hàng kinh doanh cần thực hiện từng phần, công đoạn khác nhau: Lúc này hóa đơn điện tử phải xác lập ngay sau khi hoàn thành từng hạng mục và duy trì đến khi hoàn thành. Tức là chẳng hạn như dịch vụ thiết kế cho chuỗi căn hộ gồm 10 phần khác nhau. Cứ mỗi lần chuyển bản thiết kế sẽ có hóa đơn đi kèm đến khi kết thúc có 10 hóa đơn và 1 hóa đơn tổng.
Ngày tháng năm trên hóa đơn vô cùng quan trọng được quy định rõ trong luật
Ngày tháng năm trên hóa đơn vô cùng quan trọng được quy định rõ trong luật

>>Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về thời gian lập hóa đơn điện tử

Thông tư 68 ban hành năm 2019 là thông tư mới nhất quy định nhiều điều khoản sử dụng hóa đơn điện tử. Trong đó riêng về xác lập thời gian xuất hóa đơn cũng đã được ghi lại trong luật qua điều 3 và điều 4:

  • Tại điều 3 của thông tư 68 có chỉ rõ, thời gian lập hóa đơn phải tính theo thời điểm người bán hoàn thành việc ký số. Hơn nữa, việc lập hóa đơn phải đúng theo thời điểm bàn giao các loại hoàn hóa, thống nhất thỏa thuận của hai bên. Hóa đơn điện tử chỉ đóng vai trò trong kiểm nghiệm giao dịch, và quản lý thuế
  • Tại điều 4 của thông tư 68 quy định về thời điểm khởi tạo các loại hóa đơn điện tử của các ngành nghề khác nhau sẽ khác nhau. Như đã nói ở trên, hóa đơn cần lập ra sau khi thực hiện việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Nhưng có loại hóa đơn được tính tại lúc mua, có loại lại tính theo tháng (chẳng hạn như điện  nước, mạng,…) theo thời gian định kỳ.
Việc chỉnh sửa số và lùi ngày trên hóa đơn điện tử được nói đến trong nhiều thông tư
Việc chỉnh sửa số và lùi ngày trên hóa đơn điện tử được nói đến trong nhiều thông tư

Giải đáp: Hóa đơn điện tử có cách số và lùi ngày được không?

Tình trạng doanh nghiệp vô ý hoặc cố tình khởi tạo hóa đơn điện tử có cách số và lùi ngày không phải chuyện hiếm gặp. Tuy nhiên đây là hành vi trái pháp luật cần được  chấn chỉnh thông tin đầy đủ để sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định. 

Căn cứ pháp lý nào để trả lời thắc mắc trên

Muốn giải đáp được thắc mắc như trên, bạn cần tham khảo và kết hợp nhiều nghị định, thông tư và công văn có liên quan. Nghị định 119/2018/NĐ-CP (chiếu vào điều 7), Thông tư 68/2019/TT-BTC (chiếu theo điều 3, 4) như phía trên đã trình bày là cơ sở then chốt để trả lời được câu hỏi. 

Ngoài ra, để hiểu luật rõ hơn, bạn nên tìm xem Công văn 5373/CT-TTHT (ban hành năm 2018). Kết hợp cả 03 loại như trên, thắc mắc về hóa đơn điện tử có cách số và lùi ngày được không sẽ trả lời được nhanh chóng, dễ dàng và đầy đủ.

Các văn bản pháp lý được sử dụng để giải đáp cho thắc mắc về cách số và lùi ngày
Các văn bản pháp lý được sử dụng để giải đáp cho thắc mắc về cách số và lùi ngày

Giải đáp thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử có cách số và lùi ngày được không

Như đã trình bày, hóa đơn điện tử phải được xác lập thời gian rõ ràng. Xuất hóa đơn ngay khi thực hiện xong giao dịch (chưa cần chuyển tiền) và thời gian này không được sai phạm. Không chỉ hóa đơn điện tử mà quy ước này còn áp dụng cho mọi loại hóa đơn giấy trên thị trường. Do đó đối với câu hỏi hóa đơn điện tử có cách số và lùi ngày được không, câu trả lời là “không thể được”.

Theo các luật/ nghị định trên cũng đã nói rõ về vấn đề cách số trong hóa đơn điện tử. Nguyên tắc chung của việc lấy số hóa đơn là sự tự động. Cho nên dù người tạo hóa đơn muốn cách số hay lùi ngày theo ý muốn của bản thân cũng không thể thực hiện được. Nếu như cố tình thay đổi số, lùi ngày, doanh nghiệp đang vi phạm pháp luật. Hành vi này gây mất trật tự của quản lý hóa đơn, ảnh hưởng tới giao dịch buôn bán và sẽ bị xử lý nghiêm khắc. 

Không thể tự ý cách số và lùi ngày trên hóa đơn điện tử 
Không thể tự ý cách số và lùi ngày trên hóa đơn điện tử 

Ngoài ra, những loại hóa đơn không trùng nhau về ngày sẽ được xem như mất giá trị. Chẳng hạn như ngày khởi tạo hóa đơn một nơi, ngày ký hóa đơn một nẻo. Tất cả những hóa đơn làm sai lệch như vậy đều không còn tính đúng đắn hay giá trị pháp lý. Cho nên cả người bán, người mua nên chú ý kỹ đến vấn đề này. 

Những vấn đề về sai phạm cố tình lùi ngày, cách số gặp rất nhiều ở hóa đơn giấy. Nhưng hóa đơn điện tử có tính tự động, minh bạch và được quản lý bởi tổng cục thuế. Chính vì vậy mức độ sai phạm diễn ra rất ít. 

Sử dụng hóa đơn điện tử ưu việt hơn hẳn hóa đơn giấy về tính minh bạch
Sử dụng hóa đơn điện tử ưu việt hơn hẳn hóa đơn giấy về tính minh bạch

>>Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?

Mức phạt dành cho hành vi cố tình vi phạm về luật dùng hóa đơn điện tử

Như đã nói ở trên, những hành vi cố tình vi phạm khi khởi tạo hóa đơn như cách số, lùi ngày đều bị xử lý theo quy định. Những mức phạm đã quy định trong thông tư 219/2013/TT-BTC về từng trường hợp cụ thể.

Với loại hóa đơn vô tình sai mốc thời gian

Với loại hóa đơn sai do lỗi khách quan (hệ thống có lỗi) chỉ sai ngày (vẫn đúng giao dịch), hóa đơn sẽ bị thu hồi. Phần thuế GTGT sẽ được thu lại theo đúng giá trị thực tế tại đúng thời điểm lập hóa đơn. Và đương nhiên, những loại hóa đơn như vậy sẽ bị thu hồi và doanh nghiệp bị phạt cảnh cáo với mức phạt dưới 1 triệu đồng. Lưu ý mức phạt này áp dụng khi lỗi sai phạm bị bên thứ hai phát hiện và tố cáo (như khách hàng, tổng cục quản lý thuế,…)

Nếu như doanh nghiệp in sai nhưng kịp thời phát hiện thì sẽ có cách xử lý khác. Doanh nghiệp/ công ty đó cần tiến hành thu hồi hóa đơn, gửi hóa đơn chuẩn,…sẽ không bị phạt. 

Cố tình vi phạm về mức thời gian xuất hóa đơn sẽ bị xử lý theo luật nghiêm khắc
Cố tình vi phạm về mức thời gian xuất hóa đơn sẽ bị xử lý theo luật nghiêm khắc

Với trường hợp lập hóa đơn thiếu ngày tháng

Bên cạnh lỗi cách số, lùi ngày,..một số loại hóa đơn điện tử hiện nay có tình trạng thiếu nội dung. Đặc biệt là thiếu dòng ngày tháng năm lập hóa đơn ngay bên trên cùng. Dòng chữ ngắn này nhiều người bỏ qua, song thiếu đi hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng. Nếu phát sinh kiện cáo về sản phẩm, hóa đơn không ngày tháng như trên bị vô hiệu hóa, mất giá trị pháp lý. Do đó quý khách hàng nên xem xét cẩn thận các loại hóa đơn (kể cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử).

Thiếu ngày tháng năm và cách số bị xử lý trên dưới 1 triệu đồng cho mỗi hóa đơn
Thiếu ngày tháng năm và cách số bị xử lý trên dưới 1 triệu đồng cho mỗi hóa đơn

Đối với các doanh nghiệp cố tình vi phạm nhằm mục đích lừa đảo, trục lợi sẽ có mức phạt từ 1 triệu đồng trở lên. Tùy vào từng trường hợp cụ thể sẽ có tình tiết giảm nhẹ hoặc tăng phạt. Chẳng hạn như doanh nghiệp có lỗi sai nhưng vẫn đóng thuế đầy đủ, không ảnh hưởng đến khách hàng,…Những trường hợp này được xem xét giảm nhẹ mức phạt. Tương tự, doanh nghiệp phát hiện lỗi sai kịp thời và sửa chữa đúng lúc thông tin trong hóa đơn điện tử sẽ không bị phạt. 

XEM THÊM:

Hóa đơn điện tử không thể cách số và lùi ngày được và nếu cố tình, doanh nghiệp cung cấp đang vi phạm pháp luật. Mong rằng lời giải đáp chi tiết bên trên sẽ giúp bạn có thêm định hướng trong sử dụng hóa đơn điện tử tốt hơn. Bạn có còn câu thắc mắc nào về sử dụng hóa đơn điện tử hay không? Nếu có, mời nhấn vào link https://hoadondientuvt.vn/  hoặc gọi ngay tới số hoptline 18008000