Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp?

Hoá đơn điện tử vốn được xem là giải pháp mới cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ hiện nay. Tuy nhiên, thời gian gần đây, cơ quan Thuế liên tục cảnh báo bắt đầu xuất hiện tình trạng hóa đơn điện tử giả. Điều này dấy lên nhiều lo ngại bởi chúng gây ra nhiều hệ luỵ cho doanh nghiệp và cả nền kinh tế nói chung. Chính vì thế, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách tra cứu hoá đơn điện tử GTGT hợp pháp, cũng như phân biệt hoá đơn điện tử thật giả, mời bạn cùng tham khảo nhé!

xem thêm:

Tìm hiều về hoá đơn điện tử là gì?

Do chỉ mới được đưa vào sử dụng vài năm gần đây, nên hiện có không ít người vẫn chưa thực sự hiểu chính xác thế nào là hoá đơn điện tử. Theo Thông tư 32 của Bộ Tài Chính định nghĩa, hoá đơn điện tử chính là tập hợp dữ liệu bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ và được tạo lập, gửi nhận, lưu trữ bằng phương pháp điện tử.

Trong đó, việc tạo lập, xử lý hoá đơn được thực hiện trên máy tính của tổ chức bán hàng đã có đăng ký mã số thuế và được lưu trữ giữa các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. So với hoá đơn giấy truyền thống, hoá đơn điện tử được đánh giá an toàn và tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn và lưu trữ hơn rất nhiều. 

Hóa đơn điện tử là giải pháp khắc phục các nhược điểm trước kia của hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử là giải pháp khắc phục các nhược điểm trước kia của hóa đơn giấy

Hoá đơn điện tử giả gây ra hậu quả như thế nào?

Lợi dụng sự mới mẻ của hoá đơn điện tử khi không phải ai cũng hiểu biết hết về loại hoá đơn này, một số đối tượng đã sử dụng hoá đơn điện tử giả để lừa đảo, gây ra không ít thiệt hại cho hoạt động thương mại, cụ thể như sau:

Đối với doanh nghiệp

Sử dụng hóa đơn giả dù bất kỳ hình thức nào cũng đều nhằm mục đích trốn thuế, gây thất thoát nguồn ngân sách của quốc gia. Chính vì thế, Nhà nước đã có rất nhiều quy định nghiêm ngặt nhằm mục đích quản lý các hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc làm giả hóa đơn. Đặc biệt, bất luận doanh nghiệp của bạn cố ý hay vô tình nhận được hóa đơn điện tử giả đều phải chịu mức phạt từ 20 cho đến 50 triệu đồng.

Bên cạnh đó, việc doanh nghiệp nhận hóa đơn điện tử giả còn đối mặt với nguy cơ hóa đơn đó bị hủy và không được phép khấu trừ thuế giá trị gia tăng khi hạch toán chi phí mua hàng cho doanh nghiệp. 

Đặc biệt với những thông tin bị giả mạo trên hóa đơn, việc xác minh nguồn gốc, xuất xứ với cơ quan thuế khi cần chắc chắn sẽ vô cùng khó khăn. Về lâu dài, việc này sẽ gây tác động xấu đến kết quả doanh thu cũng như tình hình hoạt động của doanh nghiệp đó.

Nỗi ám ảnh mới của doanh nghiệp mang tên hóa đơn điện tử giả 
Nỗi ám ảnh mới của doanh nghiệp mang tên hóa đơn điện tử giả 

Đối với khách hàng

Mặc dù hầu hết khách hàng cá nhân không phải sử dụng hóa đơn để kê khai thuế, nhưng việc nhận được hóa đơn điện tử giả cũng đồng nghĩa chất lượng hàng hóa, dịch vụ của đơn vị cung cấp cũng không hề được đảm bảo. 

Chính vì thế, việc xác định hóa đơn điện tử thật hay giả cũng là một trong những biện pháp tiêu dùng thông minh, giúp khách hàng chọn lựa địa chỉ cung ứng hàng hóa an toàn và chất lượng tốt nhất.

>>Tổng hợp quy định về lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Nghị định 119

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp

Chưa kịp vui mừng với những ưu điểm của hóa đơn điện tử trong thời gian thí điểm thì các doanh nghiệp dường như đang phải đối mặt với cơn ác mộng mang tên hóa đơn điện tử giả. Đặc biệt với các mánh khóe tinh vi của các tổ chức tội phạm công nghệ cao, không phải ai cũng có thể tự phân biệt hóa đơn điện tử thật giả một cách chính xác nhất. 

Để khắc phục tình trạng trên, bạn có thể thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp dựa vào hướng dẫn sau đây:

  • Bước 1: Truy cập vào website http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn . Cần lưu ý chỉ truy cập vào đúng đường link trên để tránh tình trạng một số đối tượng lập giả cả kênh tra cứu.
  • Bước 2: Tick chọn một trong hai trường hợp tùy theo nhu cầu tra cứu. Cụ thể sau khi vào trang web, trên thanh tùy chọn bạn rê chuột vào mục Thông tin hóa đơn sẽ xuất hiện hai trường hợp: tra cứu một hóa đơn và tra cứu nhiều hóa đơn.
Chọn trường hợp tra cứu tùy theo nhu cầu
Chọn trường hợp tra cứu tùy theo nhu cầu

Trường hợp tra cứu một hóa đơn

Để tra cứu một hóa đơn, bạn chỉ cần nhập đầy đủ các mục có dấu * dựa trên thông tin của hóa đơn đó. Cuối cùng bạn nhập mã xác thực và bấm vào nút Tìm kiếm. Nếu thông tin chính xác và hóa đơn hợp pháp, trang web sẽ hiển thị thông báo kết quả để bạn kiểm tra.

Điền đầy đủ thông tin dựa trên hóa đơn
Điền đầy đủ thông tin dựa trên hóa đơn

Trường hợp tra cứu nhiều hóa đơn

Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn cần kiểm tra cùng lúc nhiều hóa đơn, bạn cần chuẩn bị một file Excel gồm 4 hạng mục: mã số thuế người bán, mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn. Sau đó, trên giao diện website bạn thực hiện thao tác như sau:

  • Chọn <Có giá trị sử dụng> tại dòng < Trạng thái hóa đơn cần tìm kiếm>
  • Bấm vào ô <Chọn tệp> để upload file Excel đã chuẩn bị
  • Các mục có dấu * bạn sẽ căn cứ vào file Excel để tùy chọn. Ví dụ trong file Excel bạn điền Mã số thuế vào cột A thì bạn sẽ chọn là A cho mục Mã số thuế

Cuối cùng bạn nhập mã xác thực và bấm Tìm kiếm để kiểm tra thông tin hóa đơn

Một số đặc điểm giúp phân biệt hóa đơn điện tử thật giả

Bên cạnh cách tra cứu hóa đơn vừa hướng dẫn như trên, bạn cũng có thể căn cứ vào một số đặc điểm để nhanh chóng nhận diện hóa đơn điện tử đó có hợp pháp hay không. Điều này không chỉ giúp chúng ta chủ động phát hiện sai phạm một cách nhanh chóng mà còn tránh được trường hợp vô tình trở thành trung gian đưa hóa đơn bất hợp pháp lưu thông trong thị trường.

Trang bị kiến thức để phân biệt nhanh hóa đơn điện tử thật giả
Trang bị kiến thức để phân biệt nhanh hóa đơn điện tử thật giả

Đầu tiên khi nhận được hoá đơn điện tử, bạn cần kiểm tra ngay lập tức file XML có dữ liệu trùng khớp với file hoá đơn PDF hay không. Thực tế cho thấy đã có rất nhiều kế toán chủ quan hoặc nhầm tưởng hoá đơn điện tử chính là file PDF đính kèm trong email của người bán gửi đến. 

Một lý do để chúng ta cần kiểm tra thực kỹ file XML đó là khi doanh nghiệp cần chứng minh tính pháp lý của hoá đơn thì chỉ có file XMl được công nhận trước cơ quan Thuế. Khi nhận thấy bên bán hàng có dấu hiệu làm giả hoá đơn điện tử, chúng ta cần thông báo ngay cơ quan Thuế đê có có hướng xử lý kịp thời, giúp môi trường kinh doanh được trong sạch, lành mạnh hơn.

>>Tải ngay mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 26 – Viettel Sinvoice

Làm thế nào để hạn chế hóa đơn điện tử giả?

Không chỉ nhận phải hoá đơn giả, nhiều doanh nghiệp còn phải đối mặt với nguy cơ bị đánh cắp thông tin để làm giả hoá đơn. Những kẻ xấu sẽ lợi dụng thông tin này để lừa đảo, chiếm đoạt tài sản bằng các giao dịch không có thực trên danh nghĩa là công ty của bạn.

Đặc biệt trên thị trường hiện nay xuất hiện ngày càng nhiều các đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử. Để hạn chế tình trạng hóa đơn giả, các doanh nghiệp chỉ nên lựa chọn những đơn vị uy tín, tầm nhìn cũng như giải pháp xử lý rủi ro một cách hiệu quả.

Hạn chế rủi ro hóa đơn điện tử giả khi chọn địa chỉ cung cấp đáng tin cậy

Với hơn 15 hình thành và phát triển, Viettel đã và đang trở thành người bạn đồng hành cho hơn 279.000 khách hàng doanh nghiệp trên cả nước. Đặc biệt các nền tảng, sản phẩm và dịch vụ hoá đơn điện tử của Viettel chắc chắn sẽ luôn làm thoả mãn mọi yêu cầu nghiệp vụ khách hàng. 

Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử uy tín, chắc chắn Viettel chính là lựa chọn an toàn nhất dành cho bạn. Vào bất kỳ khi nào hoặc bất cứ nơi đâu, đội ngũ tư vấn hỗ trợ Viettel luôn sẵn sàng phục vụ quý khách!

Trên đây là những thông tin cần biết cũng như cách tra cứu hoá đơn điện tử hợp pháp hay không. Bên cạnh nỗ lực ngăn chặn hoá đơn điện tử giả của Cục Thuế, mỗi doanh nghiệp cũng cần tự nâng cao kiến thức và thực hiện công cuộc chuyển đổi số theo đúng quy định của pháp luật. Để biết thêm thông tin truy cập ngay vào website:https://hoadondientuvt.vn/ hoặc liên hệ tới hotline: 18008000