Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019//TT-BTC

Khái niệm ký hiệu hóa đơn điện tử được ghi rất rõ tại Thông tư 68/2019/TT-BTC. Nhưng vẫn có kế toán nhầm lẫn ký hiệu hóa đơn điện tử trên các loại hóa đơn hiện nay. Điều này dẫn đến những sai sót khi khởi tạo hóa đơn khiến hóa đơn không hợp lệ, hợp pháp. Chính vì vậy, hoadondientu.vn dành nội dung bài viết này để nói về ký hiệu hóa đơn điện tử chi tiết nhất theo Thông tư 68/2019/TT-BTC. Mời tham khảo!

Khái niệm ký hiệu hóa đơn điện tử được ghi rất rõ tại Thông tư 68/2019/TT-BTC
Khái niệm ký hiệu hóa đơn điện tử được ghi rất rõ tại Thông tư 68/2019/TT-BTC

Quy định mới về ký hiệu hóa đơn điện tử – các loại hóa đơn phổ biến

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 14/11/2019 thì hiện nay tồn tại rất nhiều loại hóa đơn điện tử. Do đó trước khi đến với khái niệm ký hiệu hóa đơn điện tử, hoadondientuvt.vn tổng hợp các loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay:

Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng áp dụng cho bên bán thực hiện việc khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Hóa đơn giá trị gia tăng áp dụng cho bên bán thực hiện việc khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT) là loại hóa đơn được áp dụng đối với bên cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa thực hiện việc khai thuế GTGT (giá trị gia tăng) theo phương pháp khấu trừ. 

Hóa đơn điện tử GTGT (giá trị gia tăng) bao gồm cả các loại hóa đơn được tạo lập bằng máy tính tiền đã được kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan quản lý thuế.

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng áp dụng đối với bên bán thực hiện việc khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Hóa đơn bán hàng áp dụng đối với bên bán thực hiện việc khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn được áp dụng đối với bên cung cấp dịch vụ và bán hàng hóa thực hiện việc khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Với hóa đơn điện tử bán hàng hóa trong trường hợp này đã gồm có cả hóa đơn điện tử được khởi tạo bằng máy tính tiền được kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan quản lý thuế.

>>Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp? Hóa đơn điện tử thật hay giả?

>>Hướng dẫn xử lý thay đổi địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn điện tử

Các loại hóa đơn điện tử khác

Các loại hóa đơn điện tử khác có hình thức là vé điện tử, tem điện tử,...có nội dung đầy đủ của hóa đơn điện tử
Các loại hóa đơn điện tử khác có hình thức là vé điện tử, tem điện tử,…có nội dung đầy đủ của hóa đơn điện tử

Các loại hóa đơn điện tử khác có hình thức là: vé điện tử, tem điện tử hay phiếu thu điện tử, thẻ điện tử, phiếu xuất kho cũng là vận chuyển điện tử hoặc các loại hóa đơn điện tử có tên gọi khác. Tuy nhiên chúng đều có nội dung được quy định theo Điều 6 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ.

Hình ảnh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử có nội dung đầy đủ của hóa đơn điện tử
Hình ảnh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử có nội dung đầy đủ của hóa đơn điện tử

Và mỗi loại hóa đơn điện tử sẽ tương ứng với ký hiệu hóa đơn khác nhau. Cũng chính vì điều này nên nếu kế toán doanh nghiệp không nắm vững rất dễ dẫn đến việc khởi tạo hóa đơn sai. Vậy Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định thế nào về ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử?

Quy định pháp luật về ký hiệu hóa đơn theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

Thông tư 68/2019/TT- BTC quy định về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay
Thông tư 68/2019/TT- BTC quy định về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay

>>Phát hành hóa đơn điện tử sau bao lâu thì được sử dụng?

Ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử (mẫu số hóa đơn điện tử)

Tại tiểu mục a.2, điểm a, khoản 1, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính có ghi: ký hiệu mẫu hóa đơn (mẫu số hóa đơn điện tử) là ký tự có 1 chữ số tự nhiên sắp xếp theo thứ tự 1, 2, 3, 4 để thể hiện các loại hóa đơn như sau:

  • Số 1 là biểu thị cho hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
  • Số 2 là biểu thị cho hóa đơn bán hàng hóa;
  • Số 3 là biểu thị cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử;
  • Số 4 là biểu thị cho các loại hóa đơn điện tử có tên gọi khác như phiếu thu điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử hoặc các chứng từ hóa đơn điện tử có tên gọi khác nhưng có định dạng nội dung chuẩn của hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan quản lý thuế và Bộ Tài chính.
Ký hiệu mẫu hóa đơn được nêu rõ tại tiểu mục a.2, điểm a, khoản 1, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC
Ký hiệu mẫu hóa đơn được nêu rõ tại tiểu mục a.2, điểm a, khoản 1, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC

Ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 68/2019/TT-BTC 

Hoàn toàn khác với ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là các số tự nhiên sắp xếp thứ tự từ 1 đến 4, ký hiệu hóa đơn điện tử lại là một dãy có 6 ký tự bao gồm cả chữ số và chữ viết. 

Ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 68/2019/TT-BTC là dãy gồm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số
Ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 68/2019/TT-BTC là dãy gồm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số

Dãy gồm 6 ký tự này thể hiện ký hiệu hóa đơn đại diện cho những thông tin về các loại hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế, loại hóa đơn điện tử được sử dụng, năm lập hóa đơn điện tử đó. 

Và dãy 6 ký tự hóa đơn này được quy định như sau:

  • Ký tự đầu tiên sau ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là một (01) chữ cái được mặc định là chữ C hoặc K chính là biểu thị loại hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế. Cụ thể:
  • Chữ C là biểu trưng cho loại hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế;
  • Chữ K là đại diện cho loại hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế.
  • 2 ký tự kế tiếp trong dãy 6 ký tự hóa đơn điện tử sẽ là hai (02) chữ số Ả rập là biểu thị cho năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo hai chữ số (02) của năm dương lịch. 

Chẳng hạn: Đơn vị lập hóa đơn điện tử là năm 2019 thì 2 ký tự kế tiếp trong dãy gồm 6 ký tự hóa đơn điện tử là 19. Còn nếu khởi tạo hóa đơn vào năm 2020 thì 2 ký tự này sẽ ghi là 20.

  • 1 ký tự kế tiếp trong dãy 6 ký tự hóa đơn điện tử không phải con số mà là chữ viết được mặc định là chữ T hoặc D, có thể là L hoặc M biểu thị loại hóa đơn được sử dụng. Cụ thể:
  • Chữ T được dùng cho hóa đơn điện tử do các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan quản lý thuế.
  • Chữ D được dùng khi doanh nghiệp, tổ chức đăng ký và khởi tạo hóa đơn điện tử đặc thù không bắt buộc phải có một số tiêu thức như nội dung hóa đơn điện tử theo chuẩn dữ liệu cần có.
  • Chữ L được áp dụng với loại hóa đơn điện tử do cơ quan quản lý thuế cấp theo từng lần phát sinh giao dịch.
  • Chữ M áp dụng với loại hóa đơn điện tử được khởi tạo bằng máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan quản lý thuế.
  • Và 2 ký tự cuối cùng trong dãy 6 ký tự hóa đơn là chữ viết do bên bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tự xác định dựa trên căn cứ là nhu cầu quản lý, theo dõi. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì mặc định để là YY.

* Chú ý: Tại bản thể hiện, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký tự hóa đơn điện tử được thể hiện ở vị trí trên cùng bên phải của hóa đơn (hoặc có thể được ghi ở vị trí dễ nhận biết nhất).

>>Hóa đơn xuất sai thời điểm sẽ bị xử phạt như thế nào?

Ví dụ về ký tự hóa đơn điện tử và ký tự mẫu số hóa đơn

Để giúp quý độc giả dễ dàng hình dung, hoadondientuvt.vn đưa ra một số ví dụ cụ thể về ký tự hóa đơn điện tử và ký tự mẫu số hóa đơn điện tử như sau:

  • “1C21TAA”: Đây là hóa đơn điện tử giá trị gia tăng có mã xác thực của cơ quan thuế. Hóa đơn giá trị gia tăng này được lập vào năm 2021 do các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan quản lý thuế.
Hóa đơn GTGT có mã xác thực của cơ quan thuế được lập vào năm 2021 bới tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh
Hóa đơn GTGT có mã xác thực của cơ quan thuế được lập vào năm 2021 bới tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh
  • “2C20TBB”: Đây là hóa đơn điện tử bán hàng hóa có mã xác thực của cơ quan thuế. Hóa đơn bán hàng hóa này được lập vào năm 2020 do các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan quản lý thuế.
  • “1C21LBB”: Đây là hóa đơn điện tử giá trị gia tăng có mã xác thực của cơ quan thuế. Hóa đơn GTGT này được lập vào năm 2021 và do cơ quan quản lý thuế cấp theo từng lần phát sinh giao dịch.
  • “1K22TYY”: Đây là hóa đơn điện tử giá trị gia tăng không có mã xác thực của cơ quan thuế. Hóa đơn GTGT này được lập vào năm 2022 do các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan quản lý thuế. Và bên bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ không có nhu cầu quản lý.
  • “1K22DAA”: Đây là hóa đơn điện tử giá trị gia tăng thuộc loại không có mã xác thực của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử GTGT này được lập vào năm 2022. Đây là hóa đơn điện tử đặc thù không bắt buộc phải có một số tiêu thức nhất định được đăng ký sử dụng bới các tổ chức, doanh nghiệp.
  • “3K22TAB”: Đây là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử và thuộc loại hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế. Đây chính là chứng thư điện tử có đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế và được lập vào năm 2022.

Trên đây là toàn bộ quy định pháp luật mới nhất về ký tự hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC. Thông tư này chính thức có hiệu lực từ 30/9/2019 cùng với đó là ký tự mẫu số hóa đơn điện tử và ký tự hóa đơn điện tử có nhiều thay đổi.

Hoadondientuvt.vn hi vọng rằng những thông tin được chia sẻ trong bài viết này có thể giúp mọi kế toán doanh nghiệp nắm vững nghiệp vụ để không xảy ra những sai sót không đáng có trong quá trình khởi tạo hóa đơn điện tử.  

XEM THÊM:

Mọi thắc mắc cần giải đáp về vấn đề ký tự mẫu số hóa đơn điện tử và ký tự hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC quý độc giả vui lòng bấm số hotline: 18008000 hoặc truy cập ngay website: hoadondientuvt.vn để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng!