Hướng dẫn Lập và Xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi

Thời đại công nghệ số cho phép doanh nghiệp lập xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi bằng nhiều cách khác nhau. Và một trong số đó là sử dụng phần mềm Viettel Sinvoice. Vậy cụ thể giải pháp này có ưu điểm gì nổi bật? Đặc biệt cách lập và xuất hóa đơn điện tử bằng phần mềm Viettel Sinvoice như thế nào? Ngay sau đây chúng tôi sẽ tư vấn chi tiết giúp bạn nắm bắt và chủ động áp dụng trên thực tế.

XEM THÊM:

• Xuất hóa đơn điện tử thế nào khi phát sinh giao dịch vào cuối tuần, nghỉ Lễ, Tết?
• 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
• Hướng dẫn sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, đúng quy định

Phần mềm hóa đơn điện tử và Giải pháp lập, xuất hóa đơn điện tử thông minh

Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel goi là Sinvoice cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn trên môi trường internet. Theo đó doanh nghiệp sử dụng phần mềm có thể thao tác nhanh chóng các công việc liên quan đến hóa đơn điện tử. Bao gồm như:

• Khởi tạo hóa đơn điện tử
• Lập hoá đơn điện tử
• Lưu trữ hóa đơn điện tử
• Điều chỉnh hóa đơn điện tử
• Xuất hóa đơn điện tử
• …

Dĩ nhiên hóa đơn điện tử của Viettel đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn, quy định của pháp luật. Chẳng hạn như:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP
• Nghị định 32/2011/TT-BTC
• Thông tư 39/2014/TT-BTC

Vì thế hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý. Đồng thời doanh nghiệp còn có thể thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn giấy trong trường hợp khi cần. Đặc biệt với phần mềm hóa đơn điện tử (hóa đơn điện tử) Viettel Sinvoice  sẽ hứa hẹn mang tới cho doanh nghiệp nhiều lợi ích hấp dẫn. Điển hình có thể liệt kê như sau:

• Miễn phí phí nền tảng và phí duy trì phần mềm hàng năm
• Miễn phí phí lưu trữ Server, tra cứu thông tin
• Tích hợp phần mềm kế toán Viettel miễn phí
• Doanh nghiệp có thể sử dụng hơn 200 mẫu hóa đơn điện tử thiết kế sẵn. Tất cả đều miễn phí

>>Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử

Hướng dẫn lập và xuất hóa đơn điện tử chi tiết bằng phần mềm Viettel Sinvoice

Phần mềm Viettel Sinvoice cho phép doanh nghiệp trải nghiệp dịch vụ tối ưu với nhiều ưu điểm vượt trội. Theo đó với tư cách khách hàng bạn có thể dễ dàng lập hóa đơn điện tử trên phần mềm Viettel Sinvoice. Chi tiết bạn chỉ cần thực hiện từng bước như sau:

Bước 1: Truy cập vào phần mềm để lập hóa đơn điện tử

Để lập hóa đơn điện tử bằng phần mềm Viettel Sinvoice bạn hãy thực hiện thao tác truy cập phần mềm. Sau đó tiến hành đăng nhập bằng thông tin tài khoản của mình. Ngay lập tức bạn sẽ thấy giao diện Viettel Sinvoice hiện ra. Lúc này bạn hãy tìm kiếm trên giao diện thư mục “quản lý hóa đơn” để click chọn. Tiếp tục bạn sẽ thấy các “câu lệnh” xổ xuống. Bao gồm:

• Lập hóa đơn
• Quản lý hóa đơn phát hành
• Quản lý hóa đơn
• Cập nhật kê khai thuế
• Lập hóa đơn theo file

Giờ thì bạn chỉ cần click chọn “lập hóa đơn” để bắt đầu công việc của mình.

Bước 2: Thiết lập dữ liệu và tìm kiếm khách hàng

Sau khi hoàn thành xong bước 1 thì trên giao diện mới sẽ có thông báo trực tiếp từ hệ thống phần mềm của Viettel. Trong đó nếu là khách hàng cũ thì hệ thống hiển thị “khách hàng đã tồn tại”. Điều này đồng nghĩa trên cơ sở dữ liệu phần mềm Viettel Sinvoice đã có thông tin doanh nghiệp bạn. Ngược lại trường hợp khách hàng mới thì sẽ giao diện mới sẽ hiển thị ra ngay mà không có thông báo. Như vậy ở bước này công việc bạn cần làm sẽ chia ra 2 trường hợp cụ thể như sau:

Thiết lập dữ liệu khách hàng mới

Giao diện cửa sổ “lập hóa đơn” sẽ hiển thị với bảng thông tin khách hàng cần hoàn thiện. Lúc này việc bạn cần làm chính là kê khai, thiết lập các dữ liệu vào bảng thông tin. Bao gồm:

• Số điện thoại
• Mã khách hàng
• Tên người mua
• Địa chỉ
• Email
• Mã số thuế
• Loại giấy tờ
• Số giấy tờ
• Tên đơn vị

Ở đây trong quá trình kê khai thông tin lập hóa đơn thì bạn chú ý một số điều cần thiết như sau:

• Điền “tên đơn vị” thì hệ thống sẽ yêu cầu nhập thêm “mã số thuế”. Còn nếu bạn chỉ điền thông tin “tên người mua” thì hệ thống sẽ không yêu cầu việc nhập “mã số thuế”.
• Không thể bỏ trống cả 3 mục thông tin “tên người mua”, “tên đơn vị” với mã số thuế. Bởi vì nếu bạn bỏ trống không nhập dữ liệu sẽ nhận được thông báo lỗi từ hệ thống. Và nguyên nhân là do thông tin “tên người mua”, “tên đơn vị” là trường bắt buộc nhập dữ liệu.
• Thông thường với những người mua lẻ thì cần nhập thông tin về “tên người mua” và “địa chỉ”
• Đối với người mua là doanh nghiệp phải nhập thông tin các thông tin liên quan cần thiết. Ví dụ bắt buộc như là:

o   Tên đơn vị

o   Địa chỉ

o   Mã số thuế

Đặc biệt một khi bạn hoàn tất việc điền thông tin lập hóa đơn thì chỉ cần click “thêm mới khách hàng”. Khi đó nếu việc lập dữ liệu thành công thì hệ thống sẽ gửi thông báo rõ ràng “thêm dữ liệu mới thành công”.

Tìm kiếm thông tin khách hàng cũ

Nếu trường hợp bạn nhận được thông báo “khách hàng đã tồn tại” thì hãy click chuột vào ô “tìm kiếm”. Rồi nhập thông tin tên của khách hàng cần lập hóa đơn vào ô tìm kiếm. Ngoài ra, bạn cũng có thể tra cứu thông tin khách hàng dựa trên các thông tin khác nữa. Bao gồm:

• Số điện thoại
• Tên người mua
• Địa chỉ
• Email
• Mã số thuế
• …

Bước 3: Thiết lập thông tin giao dịch

Phần “thông tin người bán” giữ nguyên không cần thiết lập. Còn đối với phần “thông tin giao dịch”  thì bạn hãy tiến hành nhập vào các trường  có đánh dấu * bắt buộc. Bao gồm như sau:

• Hình thức thanh toán
• Loại tiền

Đặc biệt bạn chú ý các ký hiệu viết tắt cần nắm rõ. Chẳng hạn:

• CK: Chuyển khoản
• DTCN: Đổi trừ công nợ
• KHAC: Các hình thức khác
• TM: Tiền mặt

• TM/CK: tiền mặt và chuyển khoản

Hơn nữa thông tư 78/2014/TT-BTC có quy định về hình thức thanh toán cho giá trị hóa đơn giá trị lớn. Ngay khoản 1 điều 6 thông tư quy định hóa đơn từ 20 triệu trở lên phải chọn hình thức thanh toán CK.

Bước 4: Tiến hành thiết lập dữ liệu chi tiết hóa đơn 

Sau khi bạn hoàn thành bước 3 thì các trường còn lại ở mục “thông tin hóa đơn” sẽ xuất hiện. Bao gồm:

• Loại hóa đơn
• Mã hóa đơn
• Ký tự hóa đơn
• Ngày lập

Bạn hãy tiến hành thiết lập dữ liệu hóa đơn chi tiết bằng cách hoàn thiện các trường ở trên. Riêng trường hợp trường “ngày lập” bạn có thể bỏ qua. Khi đó ngày lập sẽ được lấy mặc định ngày trên hệ thống

Đặc biệt trên giao diện màn hình bạn cũng sẽ thấy sự xuất hiện của mục “chi tiết hóa đơn”. Lúc này bạn có thể tạo một hóa đơn chi tiết với các thông tin đầy đủ như sau:

• Cột điều chỉnh: Thiết lập các hạng mục trong hóa đơn
• Nút “hàng hóa”: Sử dụng tra cứu hoặc thêm danh sách hàng hóa
• Nút “ghi chú”: Sử dụng tạo ghi chú cho hóa đơn
• Nút “chiết khấu”: Thiết lập chiết khấu vào hóa đơn
• Nút “bảng kê”: Nhập bảng kê trong trường hợp bán số lượng hàng lớn
• Nút “phí khác”: Nhập các khoản chi phí khác nhau của hóa đơn

Bạn lick “lập hóa đơn” 

Tiếp tục, bạn click nhấn “lập hóa đơn” để ký, xuất và phát hành hóa đơn một cách chính thức. Trong trường hợp bạn chưa muốn xuất hóa đơn ngay thì có thể click “lưu nháp”. Về sau nếu bạn muốn xuất, phát hành hóa đơn đã lưu thì hoàn toàn có thể. Đơn giản bạn chỉ cần click truy cập menu “quản lý hóa đơn”. Sau đó bạn click chọn mục “quản lý hóa đơn chưa phát hành”. Rồi click phát hành hóa đơn theo yêu cầu.

Tóm lược

Chúng tôi vừa đưa ra hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện lập và xuất hóa đơn điện tử. Bạn có thể cập nhật nhanh để áp dụng khi có nhu cầu phát hành hóa đơn điện tử. Chắc chắn chỉ cần thực hiện theo hướng dẫn bạn sẽ thành công lập và xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi với phần mềm Viettel Sinvoice. Đặc biệt bạn đừng quên liên hệ chúng tôi khi gặp khó khăn trong việc quản lý hóa đơn điện tử nhé. Mọi thông tin bạn có thêm xem thêm tại Sinvoice Viettel v hoặc liên hệ tới hotline 18008000