Hoá đơn điện tử là gì? Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay?

Hiện nay thuật ngữ hoá đơn điện tử chắc chắn không còn xa lạ đối với chúng ta đặc biệt là đối với các doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi từ hoá đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Điều mà nhiều doanh nghiệp đang quan tâm hiện nay chính là phần mềm hoá đơn điện tử nào tốt nhất và bảo mật nhất hiện nay? Hãy cùng chúng tôi khám phá nhanh trong bài viết này nhé.

Hiểu thêm về hoá đơn điện tử là gì? 

Trong quá trình mua bán hàng hoá hoặc cung ứng các loại hình dịch vụ có đăng ký dưới dạng hình thức đơn vị kinh doanh sẽ cần tuân thủ việc xuất hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn điện tử là một dạng hoá đơn giá trị gia tăng đang được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp Việt Nam dưới sự quản lý của cơ quan thuế

Hoá đơn điện tử là gì
Hoá đơn điện tử là gì

Hoá đơn điện tử có thể hiểu đơn giản là nơi tập hợp tất cả các thông tin bán hàng cụ thể là hoá đơn bán hàng được lưu trữ dưới dạng tập dữ liệu trên hệ thống internet. Hiện nay các doanh nghiệp thực hiện phát hành hoá đơn điện tử để thay thế hoá đơn giấy truyền thống theo khuyến khích của nhà nước. 

Giai đoạn chuyển đổi hoá đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Giai đoạn chuyển đổi hoá đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Tất cả các tổ chức kinh doanh có mã số thuế do cơ quan thuế đều phải khởi tạo, xử lý thông tin trên hệ thống máy tính theo quy định của nhà nước về các giao dịch buôn bán hàng ngày. Hệ thống này sẽ giúp bạn tối ưu hoá quy trình quản lý thông tin dành cho doanh nghiệp cũng như quá trình truy thu và đối chứng của cơ quan thuế được thực hiện chặt chẽ, tiện lợi hơn. 

>>Hướng dẫn sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, đúng quy định

So sánh hoá đơn điện tử với loại hoá đơn thông thường

Hoá đơn điện tử là hình thức phát hành hoá đơn đang trong giai đoạn chuyển hoá để thay thế hoàn toàn các loại hoá đơn giấy. Đối với các loại hoá đơn giấy truyền thống thường có nhiều bất tiện trong quá trình quản lý cũng như cần lưu trữ nhiều thông tin dưới dạng văn bản dễ xảy ra tình trạng thất lạc, nhầm lẫn. Chính vì thế hoá đơn điện tử được lưu trữ hoàn toàn trên hệ thống điện toán đám mây giúp bạn dễ dàng xử lý các giao dịch và đồng thời cũng tăng sự minh bạch trong quy trình thuế của doanh nghiệp. 

Sử dụng hoá đơn điện tử giúp tăng tính bảo mật
Sử dụng hoá đơn điện tử giúp tăng tính bảo mật

Khi sử dụng hoá đơn điện tử các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí liên quan đến phát hành hoặc in hoá đơn giấy. Đồng thời, điều này cũng giúp tối ưu các quy trình trong quá trình lập hoá đơn chẳng hạn như đại diện pháp luật của công ty có thể ký hoá đơn từ xa bằng chữ ký điện tử đã đăng ký với hệ thống. Bên cạnh đó trong những trường hợp hoá đơn bị lỗi, in nhầm thông tin,… cũng có thể huỷ nhanh và đơn giản hơn so với khi sử dụng hoá đơn giản phải mất thời gian xử lý huỷ hoá đơn.

Đa dạng hóa phương thức gửi và lưu trữ hoá đơn trong giao dịch buôn bán
Đa dạng hóa phương thức gửi và lưu trữ hoá đơn trong giao dịch buôn bán

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian gửi hoá đơn đến đối tác bằng nhiều phương thức đa dạng như:

  • Chuyển hoá đơn sang email của công ty đối tác
  • Chuyển hoá đơn bằng SMS
  • In hoá đơn và gửi bằng đường bưu điện 
  • Xuất file nén cùng lúc nhiều hoá đơn cho cùng 1 khách hàng 

Những ưu nhược điểm khi sử dụng hoá đơn điện tử 

Những ưu nhược điểm khi sử dụng hoá đơn điện tử
Những ưu nhược điểm khi sử dụng hoá đơn điện tử

Ưu điểm cho doanh nghiệp khi sử dụng hoá đơn điện tử 

  • Giảm các thủ tục hành chính phức tạp: Theo thống kế của cơ quan thuế trong những năm gần đây từ khi triển khai hoá đơn điện tử đã giúp giảm thiểu hơn 70% lượng tải công việc hành chính cho cơ quan thuế cũng như cho các doanh nghiệp. 
  • Giảm chi phí, tiết kiệm thời gian: Các chi phí in, phát hành hoá đơn giấy đã được giảm đáng kể cho các doanh nghiệp khi sử dụng hoá đơn điện tử. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có mạng lưới bán hàng dày đặc cũng tiết kiệm được khá nhiều thời gian và chi phí vận chuyển, gửi hoá đơn đến khách hàng nhờ những phương thức tinh gọn hơn.
  • Tăng cường tính an toàn, bảo mật: Chỉ có những đối tượng được cấp quyền mới có thể đăng nhập vào hệ thống và lập, xuất hoá đơn điện tử nên hạn chế được các tình trạng giả mạo. 
  • Tối ưu hoá quy trình quản lý: Đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh khác nhau xuất hoá đơn liên tục khi sử dụng hoá đơn điện tử giúp quy trình quản lý thông tin được chặt chẽ hơn. Tất cả những thông tin phát sinh trong giao dịch hàng ngày đều được ghi nhận chi tiết và chính xác giúp các bên liên quan có thể kiểm kê và đối chứng tiện lợi hơn. 

Nhược điểm trong quá trình thực hiện hoá đơn điện tử

  • Phải đảm bảo cơ sở hạ tầng khi triển khai: Để triển khai hoá đơn điện tử cho một doanh nghiệp cần có hệ thống máy tính, phần mềm, công nghệ,… đảm bảo đáp ứng được nhiều yếu tố liên quan đến lưu trữ và bảo mật thông tin. Chi phí để triển khai đầu tư hệ thống hoá đơn điện tử khá tốn kém trong thời gian đầu.
  • Tính bảo mật do khối lượng dữ liệu lớn: Đối với các doanh nghiệp lớn sở hữu khối lượng dữ liệu khổng lồ và có nhu cầu xuất hoá đơn số lượng lớn đòi hỏi hệ thống lưu trữ phải đảm bảo tính bảo mật tối đa. Bởi vì những thông tin liên quan đến giao dịch bán hàng, thuế rất dễ bị kẻ gian xâm nhập và đánh cắp trên không gian mạng. Thêm vào đó, cơ quan thuế khi quản lý khối lượng lớn dữ liệu từ nhiều doanh nghiệp đổ về cũng cần đảm bảo những lỗ hổng công nghệ có thể bị tấn công bất kỳ lúc nào.
  • Nguồn nhân lực am hiểu và vận hành phần mềm quản lý hoá đơn điện tử: Đây là thử thách đặc biệt khiến các doanh nghiệp và cơ quan thuế khi chuyển đổi từ hoá đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Không chỉ cần đầu tư chi phí về hệ thống quản lý mà các doanh nghiệp còn cần đào tạo nhân lực có chuyên môn và có khả năng thực hiện các quy trình hoá đơn điện tử theo quy định pháp luật.

>>Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử theo từng lĩnh vực ngành nghề

Phần mềm hoá đơn điện tử đơn điện tử viettel SInvoice tốt nhất hiện nay

Hiện nay, các loại phần hoá đơn điện tử đang được cung cấp rộng rãi bởi nhiều dịch vụ khác nhau trên thị trường với chi phí đa dạng tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô sử dụng hoá đơn điện tử của các doanh nghiệp. Điều này khiến không ít chủ doanh nghiệp băn khoăn khi lựa chọn phần mềm hoá đơn điện tử nào tốt nhất với chi phí sử dụng hiệu quả. Vì vậy chúng tôi giới thiệu đến bạn dịch vụ hóa đơn điện tử VIETTEL SINVOICE uy tín, chất lượng tại Việt Nam.

Thương hiệu uy tín, chuyên nghiệp

Hoá đơn điện tử Viettel SInvoice là đơn vị chuyên cung cấp các loại phần mềm hoá đơn điện tử dành cho doanh nghiệp. Đây là dịch vụ được triển khai và quản lý bởi Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel đảm bảo uy tín chất lượng cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ. 

Thương hiệu uy tín, chuyên nghiệp
Thương hiệu uy tín, chuyên nghiệp

Viettel SInvoice là đối tác đáng tin cậy của hàng ngàn doanh nghiệp tại Việt Nam trong nhiều năm qua trên khắp 63 tỉnh thành khắp cả nước. Với đội ngũ nhân viên chuyên môn cao, tư vấn nhiệt tình và hỗ trợ 24/7 sẵn sàng xử lý các phản hồi của khách hàng. Ngay sau khi hợp đồng cung ứng dịch vụ phần mềm hoá đơn điện tử, sẽ có nhân viên tạo tài khoản và hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp để vận hành hiệu quả. 

Bảo mật tối đa, an toàn thông tin 

Bảo mật thông tin là yếu tố quan trọng trong việc cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử vì đây là những thông tin liên quan đến quy định pháp luật. Khi sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử của Viettel thì bạn sẽ không cần phải lo lắng về những vấn đề về bảo mật vì Viettel đã đầu tư hệ thống bảo mật an toàn nhiều lớp cùng với đội ngũ nhân viên công nghệ thông tin thường xuyên kiểm tra và nâng cấp hệ thống đảm bảo an toàn tuyệt đối. 

Bảo mật thông tin tuyệt đối
Bảo mật thông tin tuyệt đối

Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn cần lưu trữ một khối lượng lớn hoá đơn điện tử, hệ thống vẫn đảm bảo mức bảo mật thông tin cao nhất trong mọi tình huống. Bên cạnh đó, khi tích hợp hệ thống hoá đơn điện tử vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp vẫn đảm bảo tính an toàn cho tất cả các thông tin của bạn. Viettel SInvoice cũng hỗ trợ thêm các tính năng giúp bạn bảo mật toàn bộ hệ thống thông tin của doanh nghiệp hiệu quả hơn

>>Mẫu hóa đơn điện tử song ngữ hợp lệ như thế nào?

Hỗ trợ tối ưu hoá quy trình quản lý hoá đơn 

So với khi triển khai hoá đơn giấy truyền thống thì phần mềm hoá đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp có thể lưu trữ tốt hơn tránh tình trạng bị mất, thất lạc hay cháy khi có hoả hoạn,… Quy trình quản lý cũng được tối ưu hoá theo hệ thống tiêu chuẩn. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát chi tiết từng hóa đơn được phát hành. Nhờ đó việc quản lý hoá đơn cũng như thông tin giao dịch được hệ thống hoá giúp bạn có thể kiểm kê và truy xuất nhanh chóng, chính xác. 

Có thể sử dụng đồng bộ với nhiều dịch vụ khác

Bên cạnh phần mềm hoá đơn điện tử SInvoice thì Viettel còn cung cấp thêm nhiều dịch vụ hỗ trợ đi kèm giúp bạn có thể tiện lợi hơn trong quản lý thông tin cũng như chăm sóc khách hàng tốt hơn. Một số dịch vụ đi kèm mà bạn có thể lựa chọn với mức giá ưu đãi khi đăng ký sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử của Viettel SInvoice: dịch vụ tin nhắn thương hiệu, email server, lưu trữ dữ liệu, hệ thống kết nối các bộ phận,… 

Thông tin liên hệ Viettel SInvoice: 

  • Cơ quan chủ quản: Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội. Giấy phép số: 144/GP – BC do Bộ thông tin – Truyền thông cấp ngày 18/04/2007
  • Email: Cuongnd16@viettel.com.vn
  • Hotline đăng ký: 0359.216.888 – 0866.222.900
  • Hỗ trợ/ sự cố: 18008000 nhánh 1
  • Website: Hoadondientuvt.vn

Hy vọng những thông tin chi tiết trong bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hoá đơn điện tử cũng như có thể lựa chọn được phần mềm hoá đơn điện tử đáng tin cậy cho doanh nghiệp. Nếu bạn còn thắc mắc về hoá đơn điện tử thì đừng ngần ngại liên hệ với https://Hoadondientuvt.vn để được hỗ trợ tốt nhất nhé.

XEM THÊM: