Quy định chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử viettel đang dần được thực hiện. Việc chuyển đổi này mang lại nhiều lợi ích về chi phí, không bị mất mát hay thất lạc hóa đơn và giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Nhưng cách thức chuyển đổi sang hóa đơn điện tử như thế nào? Hóa đơn điện tử là gi? Cách sử dụng hóa đơn điện tử ra sao? Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử như thế nào?…luôn là sự quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp.

XEM THÊM:

Hiểu về Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là gì

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do người bán hàng, cung cấp dịch vụ ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử.

HĐĐT phải có đầy đủ các nội dung sau:

+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu số hóa đơn

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán, người mua

+ Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, tổng tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán.

+ Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, người mua.

+ Thời gian lập hóa đơn điện tử

+ Phí, lệ phí của ngân hàng

Thời điểm áp dụng dịch vụ này cho các doanh nghiệp

Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 thì hóa đơn điện tử có hiệu lực thi hành ngày 1/11/2018. Cụ thể như sau:

+ Trước ngày 1/11/2018, các doanh nghiệp, các công ty vẫn được đặt in và sử dụng hóa đơn giấy.

+ Sau ngày 1/11/2018, nếu doanh nghiệp, công ty nào vẫn còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thì sử dụng tiếp đến ngày 1/11/2020 nếu vẫn chưa sử dụng hết hóa đơn giấy thì bắt buộc phải hủy và chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

+ Nếu doanh nghiệp, công ty nào sử dụng hết hóa đơn giấy trước ngày 1/11/2020 thì sẽ chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy.

+ Những doanh nghiệp nào thành lập từ ngày 1/11/2018 thì buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Thủ tục đăng ký như thế nào?

Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn đã được cơ quan thuế chấp nhận, nên bạn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng một bộ hồ sơ gồm các loại giấy tờ sau:

+ Quyết định của đơn vị khi đơn vị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

+ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử ( kèm theo mẫu hóa đơn). In và đóng dấu, gửi 1 bộ hồ sơ đến cơ quan thuế, đồng thời scan và gửi 1 bộ hồ sơ qua mạng.

+ Hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để họ hỗ trợ và hoàn thành toàn bộ thủ tục. Và chỉ 2 ngày sau là doanh nghiệp, công ty bạn có thể phát hành được hóa đơn điện tử.

Quy trình đăng ký và quy định sử dụng hóa đơn điện tử phải theo quy định của luật kinh doanh

Các bước đăng ký sử dụng:

Bước 1: Sau khi có thông báo phát hành hóa đơn, bạn sẽ được bên cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử viettel đấu nối hóa đơn điện tử trên hệ thống doanh nghiệp.

User vào hệ thống: mã số thuế của doanh nghiệp

Mật khẩu vào hệ thống: sẽ được gửi vào địa chỉ email đăng ký đấu nối hóa đơn điện tử

Bước 2: Sau khi nhận được tài khoản và mật khẩu gửi qua email, doanh nghiệp thực hiện thay đổi mật khẩu.

Bước 3: Sau khi đấu nối, các doanh nghiệp, công ty kiểm tra thông tin trong hóa đơn điện tử có đúng với thông tin trên giấy phép kinh doanh hay không, nếu sai thì tiến hành thực hiện cập nhập thông tin trên hệ thống.

Bước 4: Doanh nghiệp thực hiện kiểm tra tình trạng sử dụng hóa đơn điện tử có đúng với thông tin gói hóa đơn đăng ký trên hệ thống không.

Bước 5: Doanh nghiệp thực hiện cập nhập chứng thư số. Chứng thư số là bắt buộc trong các giao dịch điện tử.Trong các quyết định sử dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan nhà nước cần có thông tin về chứng thư số.

Bước 6: Thực hiện cấu hình email của doanh nghiệp lên hệ thống. email này dùng để gửi thông báo hóa đơn cho khách hàng cũng như nhận phản hồi của khách hàng về hóa đơn.

Bước 7: Thực hiện khai báo tên hóa đơn. Mỗi tên hóa đơn ứng với mỗi loại hàng hóa, dịch vụ khác nhau. Tên của các hóa đơn điện tử giúp các doanh nghiệp nhận biết và quản lý mẫu hóa đơn của mình một cách dễ dàng.

Bước 8: Doanh nghiệp thực hiện khai báo ký hiệu hóa đơn. Chọn mẫu hóa đơn trong danh mục các mẫu hóa đơn có sẵn trong hệ thống.

Bước 9: Doanh nghiệp thực hiện việc chọn mẫu hóa đơn trong danh mục các mẫu hóa đơn có sẵn trong hệ thống.

Bước 10: Doanh nghiệp thực hiện xin phê duyệt của thuế và cần nộp các loại giấy tờ sau:

+ Mẫu hóa đơn điện tử trắng

+ Giấy thông báo phát hành hóa đơn điện tử

+ Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp

Bước 11: Doanh nghiệp thực hiện gửi bằng chứng phê duyệt của thuế

Bước 12: Bên cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thực hiện phê duyệt/ hủy phê duyệt thông báo phát hành.

Bước 13: Doanh nghiệp thực hiện cập nhập danh mục hàng hóa

Bước 14: Doanh nghiệp tiến hành cập nhập danh mục khách hàng.

Bước 15: Doanh nghiệp thực hiện thao tác với các hóa đơn như lập hóa đơn, hủy giao dịch, lập hóa đơn điều chỉnh…

Bước 16: Doanh nghiệp thực hiện kiểm tra báo cáo hóa đơn

Bước 17: Người mua thực hiện kiểm tra hóa đơn mua hàng đã mua từ người bán hàng để kiểm tra lại thông tin có chính xác không

Xem thêm : biên bản hủy hóa đơn mới nhất

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn viettel gồm có 17 bước cơ bản

Xuất và nhận HĐĐT như thế nào

Xuất HĐĐT như thế nào?

+ Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn điện tử khi đã đăng ký hóa đơn điện tử thành công.

+ Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử viettel sẽ hỗ trợ bạn cài đặt thiết lập dữ liệu hàng hóa, dịch vụ, cập nhập danh mục khách hàng của doanh nghiệp bạn.

+ Bạn sử dụng chữ ký số để đăng ký và xuất hóa đơn điện tử viettel là xong.

+ Nếu doanh nghiệp có số lượng xuất hóa đơn lớn, có nhiều chi nhánh, văn phòng giao dịch cùng xuất hóa đơn, lúc này nhà cung cấp dịch vụ sẽ có phương pháp tư vấn phù hợp, bảo mật và tối ưu cho các doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn điện tử cho người mua

Người mua nhận HĐĐT như thế nào?

+ Hóa đơn điện tử sau khi lập xong sẽ có chữ ký số và gửi đến email của người mua hàng bằng phương tiện điện tử.

+ Bên cạnh việc gửi hóa đơn điện tử qua email, người mua hàng có thể truy cập vào đường dẫn trên website công ty hoặc website của nhà cung cấp dịch vụ để tra cứu, tải file hóa đơn đã xuất cho mình.

Điều kiện được công nhận:

+ Hóa đơn điện tử tạo ra ở dạng cuối cùng có sự đảm bảo độ tin cậy cao, có tính toàn vẹn của thông tin có trong hóa đơn điện tử viettel.

+ Các tiêu chí đánh giá sự toàn vẹn của hóa đơn điện tử là thông tin còn đầy đủ, nguyên vẹn, chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trũ hoặc hiển thị về Dịch vụ hóa đơn điện tử .

+ Khi cần thiết thì các thông tin có trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh

Thủ tục phát hành:

+ Các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.

+ Sau đó, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan quản lý thông tin, gửi lên trang thông tin điện tử của tổng cục thuế.

+ Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi đến cơ quan quản lý thuế.

Cách chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy

Nguyên tắc chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử được chuyển sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc hàng hóa và chỉ được chuyển đổi một lần.

Hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo theo đúng yêu cầu quy định và có chữ ký hợp pháp của người bán.

Điều kiện chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy phải phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc

Có chữ ký để xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Giá trị pháp lý của các hóa đơn được chuyển đổi

Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi có hiệu lực khi đảm bảo các yêu cầu về tính trọn vẹn trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng về việc xác nhận đã chuyển đổi, chữ ký, họ và tên của người chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Vậy hóa đơn ĐT chuyển sang hóa đơn giấy có còn hiệu lực để giao dịch thanh toán không?

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử được chuyển thành hóa đơn giấy chỉ có giá trị để lưu trữ, ghi sổ và để quản lý theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, giao dịch điện tử, nó không có hiệu lưc để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

HĐĐT so với hóa đơn giấy có lợi ích gì?

Về chi phí: Chi phí cho hóa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy, khi sử dụng hóa đơn điện tử bạn sẽ mất phí dịch vụ sử dụng phần mềm được trả trên số lượng hóa đơn xuất ra hoặc có thể tính theo năm. Với hóa đơn giấy bạn sẽ tốn chi phí cho in ấn, mua hóa đơn, lưu trữ, chuyển phát nhanh, nhân công lập và quản lý hóa đơn…..

Khi áp dụng hóa đơn điện tử có thể có rủi ro nếu bạn lựa chọn nhà cung cấp không đảm bảo về hạ tầng lưu trữ, sản phẩm phần mềm không tốt sẽ dẫn đến xuất hóa đơn sai, chậm làm gián đoạn, ảnh hưởng đến quá trình xuất hóa đơn va quá trình khai báo thuế.

Vì vậy các doanh nghiệp, công ty cần lựa chọn nên cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, đảm bảo. Với chúng tôi hoadondientuvt.vn luôn sẵn sàng mang đến chất lượng phục vụ tốt nhất, hóa đơn điện tử viettel với nhiều năm kinh nghiệm luôn đảm bảo uy tín đến khách hàng. Hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 18008000 để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí nhé.