Quy định về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thế nào là đúng?

Việc sử dụng hóa đơn điện tử là cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay. Khi sử dụng loại hóa đơn này thì kế toán cần phải nắm rõ quy định về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử để có thể giải quyết và xử lý chính xác những vấn đề phát sinh. Vậy quy định về lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn như thế nào? Cùng tìm hiểu nhé!

XEM THÊM:

Thời hạn để lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?

Kể cả doanh nghiệp bạn sử dụng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử thì các hóa đơn này cũng có một thời hạn lưu trữ nhất định và phải tuân thủ đúng quy định về thời gian lưu trữ. Thông thường, một hóa đơn sẽ có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt đó là loại hóa đơn nào. Đây là thời hạn được quy định theo nghị định 174/2016/NĐ-CP và thông tư 39/2014/TT-BTC.

Một hóa đơn sẽ có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm
Một hóa đơn sẽ có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm

>>Tải biên bản hủy hóa đơn GTGT mới nhất theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

Quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử

Bên mua bán hàng hóa và dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi chép vào sổ kế toán, lập báo cáo tài chính thì cần phải lưu trữ hóa đơn theo thời hạn đã được quy định của Luật kế toán.

Trong trường hợp hóa đơn điện tử được tạo lập từ hệ thống và phần mềm của bên trung gian là bên cung cấp giải pháp về hóa đơn điện tử thì đơn vị trung gian này cần phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định nêu trên.

Bên mua bán hàng hóa sử lưu trữ hóa đơn điện tử để lập báo cáo tài chính
Bên mua bán hàng hóa sử lưu trữ hóa đơn điện tử để lập báo cáo tài chính

Với trường hợp bên mua hoặc bên bán là đơn vị kế toán và đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho các tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp có trách nhiệm phải sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử sang các thiết bị lưu trữ thông tin khác như bút USB, đĩa CD, đĩa DVD, đĩa cứng ngoài, đĩa cứng trong… hoặc thực hiện sao lưu dữ liệu trực tuyến bằng cách tải lên driver để bảo vệ và lưu trữ dữ liệu.

Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu cần phải đáp ứng và thỏa mãn các điều kiện sau:

  • Nội dung của hóa đơn điện tử phải đảm bảo là nội dung có thể truy cập được và có thể sử dụng được khi cần thiết.
  • Nội dung hóa đơn điện tử sẽ phải được lưu trữ trong chính định dạng, khuôn dạng được tạo ra, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng mà khuôn dạng đó cho phép thể hiện nội dung hóa đơn điện tử chính xác.
  • Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo một cách thức nhất định với mục đích cho phép xác định nguồn gốc tạo lập, địa chỉ đến, thời gian gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử

Khi lưu trữ hóa đơn điện tử để đảm bảo tính hợp pháp cần phải đáp ứng các tiêu chí sau:

  • Trong thời gian lưu trữ thì hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo được tính toàn vẹn, nguyên bản, không bị thay đổi hay sai lệch cũng như tính hợp pháp của hóa đơn. bên cạnh đó, cũng phải đảm bảo tính an toàn và bảo mật.
Hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo được tính toàn vẹn
Hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo được tính toàn vẹn
  • Khi lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo đúng và đủ thời gian dựa theo quy định của Luật kế toán và luật kinh tế đã được đưa ra.
  • Hóa đơn điện tử khi lưu trữ được phép in ra giấy và có thể tra cứu được khi có yêu cầu.

Một hóa đơn điện tử đáp ứng được các điều kiện quy định nêu trên thì mới đảm bảo tính hợp pháp khi lưu trữ hóa đơn điện tử.

Bên cạnh đó, bên bán hàng hóa, dịch vụ nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì cần phải có trách nhiệm về việc đảm bảo tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn, thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về việc đảm bảo an toàn và an ninh của hệ thống dữ liệu điện tử trong quá trình lưu trữ.

Các đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm lưu trữ các chứng từ điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu dữ liệu điện tử gốc phải được lưu trữ trên hệ thống và có thể truy cập trực tuyến. Ngoài ra, nhật ký giao dịch điện tử cũng phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật, đảm bảo tra cứu được trực tuyến các thông tin lưu trữ trong thời gian lưu trữ.

>>Hướng dẫn hủy hóa đơn tự in đã thông báo phát hành nhưng không tiếp tục sử dụng

Tiêu hủy hóa đơn điện tử là gì?

Hủy hóa đơn điện tử là hình thức xóa dữ liệu của hóa đơn điện tử trên các thiết bị điện tử đã sử dụng để sao lưu trước đó. Khi sử dụng hình thức hủy hóa đơn thì bạn sẽ không thể truy cập để xem hóa đơn đó theo mọi hình thức khác nhau. Việc hủy hóa đơn điện tử sẽ khiến cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng.

Tiêu hủy hóa đơn điện tử là việc làm khiến bạn không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chữa trong hóa đơn điện tử đó.

Một doanh nghiệp nếu cần hủy hóa đơn điện tử thì cần phải đáp ứng các điều kiện sau: 

  • Để hủy hóa đơn điện tử thì điều kiện là hóa đơn điện tử đó đã hết thời hạn theo đúng quy định mà Luật kế toán đã đưa ra và nếu không có sự can thiệp của cơ quan có thẩm quyền thì doanh nghiệp hoàn toàn được phép tiêu hủy hóa đơn đó. đều được phép tiêu hủy. Việc thực hiện tiêu hủy hóa đơn không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn chưa được tiêu hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
  • Trong trường hợp bên bán hoặc bên mua bị mất hóa đơn điện tử mà các bên có liên quan tới vẫn còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì bên bán hoặc bên mua có thể yêu cầu bên còn lại hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử cho họ.
  • Với trường hợp bên bán hoặc bên mua hoặc cả bên liên quan không còn giữ hóa đơn điện tử thì bên bán hoặc bên mua có thể báo cáo là mất hóa đơn theo đúng quy định để được yêu cầu gửi lại hóa đơn.
  • Nếu trường hợp người bán đã tiến hành lập hóa đơn điện tử mà bên mua lại không mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ thì người bán hoàn toàn có quyền tiêu hủy hóa đơn điện tử này.

Cách xử lý các trường hợp không sử dụng hóa đơn

Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử

Trường hợp cơ quan thuế có thông báo về việc hóa đơn hết giá trị sử dụng cho đơn vị kinh doanh, tổ chức được biết:

  • Với những hóa đơn điện tử doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng do đơn vị kinh doanh thông báo với cơ quan thuế thuộc các trường hợp được ban hành bởi Bộ tài chính được nêu tại khoản 1 Điều 19 thông tư 153/2010/TT-BTC.
  • Các hóa đơn điện tử chưa lập của đơn vị kinh doanh mà đã tự ý ngừng kinh doanh nhưng không thông báo với cơ quan thuế.
  • Các hóa đơn của cơ quan thuế mà đơn vị kinh doanh có hành vi cho hoặc bán lại.
  • Các hóa đơn điện tử chưa được lập mà các đơn vị kinh doanh đã bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh mà không thống báo lại với cơ quan thuế.

Cách xử lý các trường hợp không sử dụng hóa đơn

Nếu doanh nghiệp hoặc tổ chức không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử thì cần phải thông báo với cơ quan thuế để hủy bỏ hóa đơn. Một số trường hợp cần thông báo với cơ quan thuế để hủy bỏ tính pháp lý của hóa đơn điện tử:

  • Trường hợp hộ kinh doanh, tổ chức hoặc doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận việc ngừng sử dụng mã số thuế thì phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành mà doanh nghiệp đó chưa sử dụng.
  • Đơn vị kinh doanh sử dụng và phát hành loại hóa đơn khác để thay thế cho hóa đơn điện tử thì phải dừng việc sử dụng các số hóa đơn bị thay thế mà còn chưa sử dụng.
  • Các đơn vị kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan Thuế nhưng không tiếp tục sử dụng thì doanh nghiệp mua hóa đơn cần phải tiến hành hủy hóa đơn.
Hóa đơn điện tử Viettel Sinvoice
Hóa đơn điện tử Viettel Sinvoice

Vấn đề lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử đã được cung cấp đầy đủ trong bài viết trên. Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, hãy liên hệ 18008000 hoặc truy cập ngay vào website: hoadondientuvt.vn để được Viettel giải đáp về giải pháp hóa đơn điện tử thông minh Sinvoice.

XEM THÊM: