Hướng dẫn sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, đúng quy định

Sử dụng hóa đơn điện tử thay cho các loại hóa đơn giấy truyền thống đang được tích cực ứng dụng trong các giao dịch kinh doanh. Bởi lẽ loại hóa đơn có nhiều ưu điểm vượt trội so với các loại hóa đơn khác trước đó. Tuy nhiên đây vẫn là hóa đơn khá lạ lẫm với nhiều người hiện nay. Cho nên có đủ thông tin sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, đúng quy định rất cần thiết. 

XEM THÊM:

Tìm hiểu thông tin về loại hóa đơn điện tử

Đi cùng với sự phát triển công nghệ là sự đơn giản hóa các loại hóa đơn. Thay vì dùng hóa đơn giấy, hiện nay các ngành nghề kinh doanh đang chuyển dần sang sử dụng hóa đơn điện tử. Loại hóa đơn này mang tới nhiều ưu điểm như dễ dàng lưu trữ, tiết kiệm ngân sách,… Các thông tin chính thức về loại hóa đơn điện tử đã được nói đến tại thông tư của Bộ tài chính (Thông tư 32/2011/TT-BTC).

Sử dụng hóa đơn điện tử được bộ tài chính công nhận từ năm 2011 theo thông tư 32
Sử dụng hóa đơn điện tử được bộ tài chính công nhận từ năm 2011 theo thông tư 32

Trong đó đã có dòng nói về khái niệm hóa đơn điện tử là tệp chứa thông tin liên quan về dữ kiện buôn bán, giao dịch hoạt động theo cơ chế điện tử, có sự quản lý pháp luật. Hóa đơn điện tử được tạo dựng trên điều kiện cấp phép theo đúng quy định của pháp luật. Hiện nay có 04 loại hóa đơn điện tử được lưu thông và sử dụng phổ biến trên thị trường. Đó là loại hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các loại hóa đơn điện tử khác.

 

Hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm và chia thành 04 loại khác nhau
Hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm và chia thành 04 loại khác nhau

Cần đáp ứng điều kiện nào để được khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật

Không phải doanh nghiệp nào cũng được tạo hóa đơn điện tử mà phải có đủ các điều kiện. Tại thông tư 32, điều 4 đã chỉ rõ các nhóm đối tượng có thể tự khởi tạo hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:

Điều kiện 1 phải đáp ứng yêu cầu về giao dịch bằng hóa đơn điện tử: 

Người kinh doanh buôn bán có giao dịch với bên tổ chức quản lý thuế hoặc giao dịch với bên ngân hàng. Các giao dịch này phải đúng theo quy định của pháp luật về mặt hàng kinh doanh buôn bán.

Điều kiện 2 phải đáp ứng đủ yêu cầu về đường truyền và thiết bị giao dịch hóa đơn:

 Trong quá trình kinh doanh mua bán, ngay tại thời điểm giao dịch, bên bán phải có đủ thiết bị xuất – gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng. Hơn nữa, bên bán phải có đủ cơ sở dữ liệu để quản lý và lưu giữ hóa đơn bảo mật.

Người muốn tạo lập hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện đã được quy định sẵn

Điều kiện 3 phải đáp ứng yêu cầu về nhân viên xử lý hóa đơn điện tử:

Mọi việc liên quan đến tạo lập, quản lý, trích xuất hóa đơn đều phải do người có chuyên môn thực hiện. Yếu tố này cần phải có bởi việc thiết lập hóa đơn qua phần mềm và quản lý kỹ không hề đơn giản. Bên cạnh đó, đội ngũ xử lý thông tin này cần kiểm soát tốt quá trình sao lưu, khôi phục dữ liệu khi cần thiết. 

Điều kiện 4 phải tạo dựng được chữ ký điện tử:

 Người kinh doanh buôn bán cần đăng ký chữ ký với bên quản lý theo quy định của pháp luật. Sau đó mới có thể dùng chữ ký có trong hóa đơn. 

Điều kiện 5 phải đáp ứng đủ yêu cầu về kết nối với kế toán và quản lý dữ liệu chuẩn nhất:

 Trong quá trình giao dịch với bên khách hàng cần xử lý các tình huống dịch vụ giao dịch. Và trích xuất hóa đơn đúng thời điểm kịp thời cho khách hàng và đương nhiên phải chuẩn nhất để không xảy ra sai sót

>>Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử

Lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật như thế nào?

Loại hóa đơn điện tử không mã

Đối với những loại hóa đơn không nằm trong danh mục quản lý của cơ quan thuế, người kinh doanh có quyền tự lập hóa đơn điện tử. Dựa vào phần mềm, người bán có thể tự thiết kế hóa đơn cho riêng mình. Loại hóa đơn này mang dữ liệu về sản phẩm, thương hiệu doanh nghiệp và sẽ được giao cho người mua hàng. Hóa đơn không mã cần được bảo mật, tránh lộ thông tin đề phòng nguy cơ giả mạo. 

Sau bước tự lập hóa đơn, trước khi tung ra khi thực hiện giao dịch, người bán phải trình hóa đơn điện tử lên chi cục thuế. Bước này giúp chi cục đóng dấu xác nhận hóa đơn đúng quy định, có giá trị lưu hành. 

Hóa đơn điện tử không mã vẫn phải thông qua kiểm soát của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử không mã vẫn phải thông qua kiểm soát của cơ quan thuế

Loại hóa đơn điện tử có mã

Với loại hóa đơn này, người bán cần đăng nhập vào hệ thống truy cập của tổng cục thuế. Sau đó sử dụng phần mềm lập hóa đơn để tạo lập hóa đơn riêng cho doanh nghiệp. Trước khi tổng cục thuế cấp mã cho hóa đơn, người bán cần thực hiện ký số, ký điện tử trên hóa đơn. Nếu hóa đơn đúng quy định pháp luật, tổng cục thuế sẽ xác nhận cấp mã. Loại hóa đơn này sau đó mới có giá trị lưu hành và được giao lại cho người mua. 

Loại hóa đơn có mã phải tuân thủ điều kiện mới được cấp mã riêng
Loại hóa đơn có mã phải tuân thủ điều kiện mới được cấp mã riêng

Điều kiện để biết mẫu hóa đơn điện tử vẫn còn sử dụng được/ có giá trị khi giao dịch

Đối với người mua lẫn người bán, cần phải biết những điều kiện để đánh giá độ hợp lệ của hóa đơn. Nhờ đây có thể tránh khỏi các rắc rối về lừa đảo, nhất là với những loại giao dịch có giá trị lớn. Sau đây là các yêu cầu/ điều kiện để đánh giá hóa đơn điện tử vẫn còn sử dụng được/ còn giá trị giao dịch:

Đủ ngày tháng, tên tuổi, mã số thuế, hình thức thanh toán: 

Ngày tháng ở đây sẽ bao gồm ngày tháng năm thực hiện giao dịch, Tên tuổi chính là họ và tên  cả hai bên thực hiện giao dịch (người mua và người bán. Nếu là công ty/ tổ chức giao dịch phải đủ tên thương mại của nơi đó. Mã số thuế đúng với mã số đã được bên cục thuế cấp trước đó. Ghi chú hình thức thanh toán (hiện nay có chuyển khoản và thanh toán trực tiếp). 

Có đủ thông tin về danh mục hàng hóa

Trong quá trình giao dịch, các số liệu về hàng hóa phải có đủ trên hóa đơn. Bao gồm các thông tin như tên loại hàng, đơn giá cụ thể, số lượng mua – bán, số tiền nhân lên theo số lượng, các loại thuế (thuế suất và thuế GTGT theo quy định), tổng số tiền thanh toán (bằng số – bằng chữ), số tiền đã cọc, số tiền cần phải trả còn lại. 

Khi xem xét hóa đơn điện tử cần dựa vào các loại điều kiện cụ thể
Khi xem xét hóa đơn điện tử cần dựa vào các loại điều kiện cụ thể

Có đủ các loại chữ ký của người có thẩm quyền kiểm soát hàng hóa

Trong hóa đơn điện tử, hãy kiểm nghiệm xem các chữ ký đã đủ hay chưa. Bao gồm chữ ký điện tử của người bán – người mua, chữ ký của người bán hàng, chữ ký của giám đốc – người quản lý hàng, giấy ủy quyền đi kèm (và hóa đơn phải có chữ ký của người này). Đủ các loại chữ ký như trên, hóa đơn điện tử mới chính xác, có hiệu lực. Vì thế cần xem xét kỹ để tránh sự cố không mong muốn.

Xác định theo nguyên tắc khởi tạo hóa đơn

Dựa vào phần thứ hai “điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử”, bạn có thể đánh giá được giá trị hiện thực của hóa đơn. Và đương nhiên, người kinh doanh có đủ điều kiện như trên mới được phép tạo lập và lưu hành hóa đơn điện tử. 

Hoá đơn có nhầm lẫn – xử lý như thế nào?

Khi lập hóa đơn, trường hợp xảy ra nhầm lẫn là có thể xảy ra. Vậy nếu như hóa đơn điện tử phát sinh sự cố nhầm lẫn nên xử lý như thế nào theo đúng quy định của pháp luật. Trên thực tế, các trường hợp khác nhau sẽ có cách xử lý khác nhau:

Nhầm lẫn giữa người mua – người bán trong kinh doanh

Nếu số liệu trong hóa đơn điện tử có sự nhầm lẫn, giữa người bán và người mua cần ngồi lại để thỏa thuận vấn đề. Việc tạo lập văn bản có ghi chú đầy đủ, chi tiết việc nhầm lẫn chỗ nào và đương nhiên phải có chữ ký hợp lệ của hai bên. Trong trường hợp hóa đơn điện tử thường có nhầm lẫn từ phía người bán hàng, cần báo ngay cho bên mua và tiến hành thỏa thuận lại ngay, tránh gây rắc rối về sau.

Nhầm lẫn số liệu trên hóa từ do bên cấp mã

Trong thời gian hóa đơn điện tử lưu hành, cơ quan kiểm soát thuế thấy được sự nhầm lẫn sẽ báo cho bên người bán. Lúc này người bán cần tận dụng thời gian 02 ngày để thực hiện việc hủy hóa đơn. Nếu xác nhận được nhầm lẫn do bên cấp mã, sai số liệu, mã hóa đơn,… người kinh doanh liên hệ với nơi cấp. Sau đó hai bên tiến hành hủy hóa đơn cũ, cập nhật lại hóa đơn điện tử mới. 

Các loại hóa đơn điện tử có nhầm lẫn đều phải bị hủy theo quy định pháp luật
Các loại hóa đơn điện tử có nhầm lẫn đều phải bị hủy theo quy định pháp luật

>>Tổng hợp quy định về lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Nghị định 119

Yếu tố ngừng cấp mã hóa đơn và hủy giá trị hóa đơn điện tử bạn cần biết

Trong khi sử dụng hóa đơn điện tử, nếu người kinh doanh không đáp ứng đủ các yêu cầu về hoạt động cũng như minh bạch. Thì bên cơ quan quản lý hóa đơn điện tử có thể tự cắt/ ngừng và vô hiệu hóa mọi loại hóa đơn điện tử. Cụ thể các là các trường hợp bên dưới đây, mời bạn tham khảo:

  • Người kinh doanh (người đang nộp thuế) bị phá sản, ngừng buôn bán mặt hàng đó trên thị trường.
  • Người kinh doanh có nguồn nợ thuế rất lớn, áp chế số tiền vốn, bên kiểm soát thuế có quyền cưỡng chế ngừng cung cấp hóa đơn và vô hiệu hóa các loại hóa đơn, làm chúng không còn giá trị sử dụng. Lúc này, người kinh doanh không thể thực hiện giao dịch với người mua. Cần hoàn trả đúng số thuế nợ sẽ được khôi phục mã hóa đơn như ban đầu.
Các loại hóa đơn có vi phạm từ người kinh doanh sẽ bị ngưng giá trị
Các loại hóa đơn có vi phạm từ người kinh doanh sẽ bị ngưng giá trị
  • Người kinh doanh thay đổi địa chỉ đăng ký mà không sửa đổi tại cơ quan thuế: Khi khởi tạo hóa đơn, người bán đã đăng ký địa chỉ cố định. Tuy nhiên nếu như địa điểm này bị thay đổi, người bán cố tình/ tạm ngưng hoạt động giao dịch tại địa điểm này, hóa đơn bị vô hiệu hóa.
  • Người kinh doanh tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã số thuế: Sau thời gian, mã thuế không còn hiệu lực cần phải đăng ký mới. Hoặc quá trình giao dịch, người nộp thuế muốn thay đổi mã (do sự cố), loại hóa đơn cũ bị ngừng hoạt động, không còn giá trị.
  • Còn một vài trường hợp đặc biệt khác, hóa đơn điện tử bị ngừng hoạt động do bộ tài chính quy định. 

Với thông tin mà https://hoadondientuvt.vn/ cung cấp, mong rằng bạn đã biết được cách sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả hơn. Đây là hóa đơn mang lại nhiều ưu điểm, tiết kiệm thời gian cũng như chi phí lại lưu trữ tốt hơn hóa đơn giấy. Cho nên trong tương lai gần, hóa đơn điện tử sẽ chiếm sóng mạnh mẽ hơn. Nhấn vào link trên để tiếp tục xem thêm hiểu hoặc liên hệ trực tiếp tới hotline 18008000