Mẫu hóa đơn điện tử song ngữ hợp lệ như thế nào?

Đối tượng kinh doanh hiện nay không riêng gì công ty trong nước mà còn hướng tới tổ chức nước ngoài. Chính vì thế loại hóa đơn điện tử song ngữ xuất hiện đáp ứng những nhu cầu bức thiết về giao dịch cho cả hai bên. Song mẫu hóa đơn này còn khá mới mẻ, nếu không đủ thông tin sẽ dẫn đến rắc rối khó lường. Bài viết sau đây được SINVOICE Viettel tổng hợp để gửi cho bạn tham khảo.

Tìm hiểu thông tin cơ bản về mẫu hóa đơn điện tử song ngữ hợp lệ

Trước khi đi tìm hiểu mẫu hóa đơn song ngữ cụ thể, bạn cần phải nắm đủ thông tin chung. Bởi lẽ hóa đơn thương mại điện tử chưa được áp dụng nhiều, chưa kể đây còn là hóa đơn điện tử song ngữ mới lạ. 

Mẫu hóa đơn điện tử song ngữ là gì? 

Sử dụng hóa đơn điện tử là điều đã được áp dụng nhiều năm trước song chưa thật sự phổ biến. Tuy nhiên sau 1 năm nữa, tất cả các hoạt động giao dịch buôn bán (kể cả với người Việt hay nước ngoài) đều chuyển sang dùng hóa đơn điện tử. Loại hóa đơn dễ nhìn thấy nhất là hóa đơn thuần Việt, chỉ bao gồm các chữ cái tiếng Việt.

Tuy nhiên với cơ chế thị trường mở rộng, hướng hàng hóa/ dịch vụ tới đối tượng nước ngoài là mảnh đất đầy tiềm năng. Tất cả các lĩnh vực ngành nghề đều có thể có khách hàng là người ngoại quốc. Đến đây vấn đề đã xuất hiện: không phải người nước ngoài nào cũng biết Tiếng Việt. Vậy làm sao để họ có thể đọc được các thông tin có trên hóa đơn.

Đây là nguyên nhân mà hóa đơn điện tử song ngữ xuất hiện ở Việt Nam. Loại hóa đơn này hướng tới khách cả trong và ngoài nước bởi thông tin được viết bằng hai thứ tiếng (Tiếng Việt và tiếng Anh). Trong đó Tiếng việt được viết như bình thường và phần song ngữ được viết như một dạng chú thích bằng dấu ngoặc đơn/ dưới dòng chữ bằng tiếng Việt.

Khi nhìn vào đây, người nước ngoài có thể xem và hiểu được tất cả các thông tin có trên hóa đơn. Việc này tạo nên tính thuận lợi, thúc thẩy giao dịch kinh doanh. Tất nhiên loại hóa đơn này sẽ được cấp bởi tổng cục thuế và cũng được chia làm 02 loại: hóa đơn có mã – hóa đơn không mã. Nhưng để hóa đơn có giá trị lưu hành, thông tin xuất hiện trong đó phải đủ  – đúng để được pháp luật công nhận. 

>>Cách lập & xuất hóa đơn điện tử bán lẻ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Thế nào là mẫu hóa đơn điện tử song ngữ hợp lệ?

Hóa đơn song ngữ hợp lệ cần phải có các yếu tố nào để đảm bảo giữ nguyên giá trị lưu hành. Những thông tin chi tiết dưới đây về hai loại hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng sẽ giúp bạn có câu trả lời đầy đủ và chính xác nhất. 

Với hóa đơn bán hàng điện tử song ngữ

Với dạng hóa đơn bán hàng có các điều kiện cụ thể để được công nhận là hóa đơn hợp lệ. Để bạn hình dung rõ hơn, bài viết sẽ đề cập tất cả những điểm cần đảm bảo trong hóa đơn điện tử.

• Hóa đơn điện tử song ngữ phải có đầy đủ họ và tên, chữ ký điện tử của người mua/ người đại diện công ty mua hàng. Đương nhiên cũng không thể thiếu chữ ký hoặc đóng dấu của người bán trên hóa đơn.
• Hóa đơn hợp lệ phải đảm bảo 100% về thông tin giao dịch. Bao gồm số lượng hàng hóa cụ thể, đơn giá cho từng mẫu mã, tiền thuế suất, tiền thuế VAT, số lượng hàng hóa mua bán và tổng tiền cần trả.
• Hóa đơn phải có đủ tên tuổi, tên đơn vị, mã số thuế (đúng quy định pháp luật). Tất cả thông tin này đều phải đúng, do các cơ quan thẩm quyền cấp phép.
• Hóa đơn bán hàng song ngữ cần đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật (theo luật quản lý thuế năm 2019).

Chỉ cần không đáp ứng, sai lệch 1 trong những yêu cầu nói trên, hóa đơn điện tử song ngữ (bán hàng) không hợp lệ. Loại hóa đơn không hợp lệ sẽ không được lưu hành trên thị trường và cũng không có giá trị. Như vậy, người bán – người mua cần chú ý kỹ để tránh những rắc rối xảy ra trong quá trình giao dịch. 

Với hóa đơn giá trị gia tăng song ngữ

Tương tự như hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng song ngữ cũng có những điều kiện cụ thể để được công nhận tính hợp lệ. Trong đó, thông tin và hình thức trình bày hóa đơn phải đúng – đủ theo như lưu ý dưới đây

• Hóa đơn giá trị gia tăng cần phải ghi chú đúng – đủ các loại mẫu số, ký hiệu, mã QR, tên hóa đơn. Các loại thông tin này giúp việc tra cứu và quản lý giao dịch thuận lợi nên không thể sai vì bất cứ nguyên nhân nào.
• Hóa đơn cần đảm bảo thông tin về người mua chi tiết nhất bao gồm tên người mua, tên công ty/ doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ liên hệ, mã số thuế, số tài khoản. 
• Hóa đơn cần đảm bảo thông tin về người bán một cách chi tiết nhất. Bao gồm tên người mua, tên công ty/ doanh nghiệp, mã số thuế (cá nhân hay doanh nghiệp), địa chỉ liên hệ, mã số thuế, số tài khoản. 
• Thông tin giao dịch cần phải đảm bảo tính chính xác bao gồm đơn giá, số lượng, đơn vị, thành tiền. Có đủ thông tin này giúp hóa đơn đúng đắn, không phát sinh mâu thuẫn về sau.
• Các loại phí, thuế suất, tổng tiền sau thế (số và chữ), chữ ký điện tử cũng cần phải có đủ bên dưới mỗi hóa đơn giá trị gia tăng song ngữ. 

Như đã nói ở trên, ngoài yếu tố như trên hóa đơn cần chú thích đúng tên song ngữ.Bên cạnh chữ Tiếng Việt, chữ tiếng Anh cần viết đúng. Tránh tuyệt đối các trường hợp nhầm lẫn tên tiếng Anh để thoát khỏi rắc rối về sau.

Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử song ngữ hợp lệ 

Hai mẫu hóa đơn thông dụng hiện nay gồm hóa đơn bán hàng và hóa đơn điện tử. Các loại hóa đơn song ngữ cũng cần đảm bảo yếu tố chính xác, thông tin đầy đủ có trong mỗi loại.

>>Hóa đơn điện tử file XML: Hướng dẫn đọc file, tải về và lưu trữ

Mẫu hóa đơn điện tử song ngữ hợp lệ – hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng điện tử song ngữ dành cho những loại hàng hóa nội địa không cần tính nhiều loại thuế phí khác. Hóa đơn song ngữ cần có đủ thông tin để đáp ứng sự hợp lệ dành riêng cho loại hóa đơn bán hàng. 

Phần một bao gồm thông tin chung về hóa đơn bán hàng điện tử song ngữ

Chính giữa là tên hóa đơn viết bằng in hoa “HÓA ĐƠN BÁN HÀNG” và dòng chữ chú thích bên dưới “Dùng cho tổ chức, cá nhân trong khu phí thuế quan”. Để bảo đảm tính song ngữ sẽ có thêm dòng chữ “For organizations and individuals in non tairit areas). Cuối dòng không thể thiếu ngày (Date), tháng (month), năm (year). 

Bên trái của tờ hóa đơn phần thứ nhất sẽ còn có thêm mẫu số (Form), ký hiệu (serial), số (No) và mã QR. Tại phần này, ở một số tờ hóa đơn phía trên sẽ có thêm tên, mã số thuế, điện thoại, Fax, email, tài khoản của bên khởi tạo hóa đơn song ngữ. Tuy nhiên các số hiệu này không bắt buộc nên có thể ghi chú hoặc không đều được. Bởi vì hóa đơn bán hàng chỉ hướng tới đối tượng là khách mua hàng nên cần nhiều thông tin của khách hơn.

Phần thứ hai bao gồm thông tin của bên mua hàng hóa/ dịch vụ

Trong phần thứ hai chúng ta cần có các thông tin chung phục vụ cho việc tra cứu và giao dịch. Đầu tiên là họ và tên của người mua hàng/ người đại diện công ty mua hàng hóa (Buyer). Tiếp theo là tên đơn vị (company’s name) thường là tên của công ty/ doanh nghiệp mua hàng. Mã số thuế (Tax code) nếu là người kinh doanh độc lập là mã riêng của người đó. Còn người mua chỉ đại diện công ty thì mã số thuế phải là của công ty/ doanh nghiệp mua hàng.

Tất nhiên ở phần này không thể thiếu các phương thức dùng để liên hệ khi cần. Bao gồm địa chỉ người mua (address), số tài khoản (A/C number), hình thức thanh toán (Payment method) và đơn vị tiền tệ (Currency) phải ghi rõ là VND hay dollar/ euro/ nhân dân tệ,…

Phần thứ ba bao gồm thông tin mua bán giao dịch song ngữ

Bắt đầu từ bên trái sang cột đầu tiên là số thứ tự (No), kế đến là tên hàng hóa/ dịch vụ (Dercvtption), đơn vị tính (unit), số lượng (Quantity), đơn giá (unit Price) và thành tiền (amount). Tiếp theo là tổng tiền hàng chưa tính thuế (Total), thuế suất GTGT tính theo % (VAT Rate), tiền thuế giá trị gia tăng (VAT amount). Cuối cùng tổng tiền cần thanh toán sau khi đã tính các loại thuế (Total Payment) và số tiền viết bằng chữ (In word).

Phần thứ tư là chữ ký hợp lệ 

Giữa hai bên mua bán cần có chữ ký điện tử hợp lệ thì hóa đơn mới có giá trị. Cần ghi đầy đủ họ tên, chữ ký của hai bên mua bán bên dưới tờ hóa đơn song ngữ. 

Mẫu hóa đơn điện tử song ngữ hợp lệ – giá trị gia tăng

Tuy rằng mẫu hóa đơn điện tử song ngữ ở mỗi công ty khác nhau sẽ có màu sắc, logo khác. Nhưng chắc chắn rằng tất cả các thông tin trên tờ hóa đơn đều phải tuân theo nguyên tắc chung. Vậy mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điện tử song ngữ hợp lệ cần có đủ thông tin nào, thứ tự trình bày ra sao? Mời bạn tiếp tục theo dõi bài viết sau của SINVOICE để có đủ kiến thức, đảm bảo giá trị hóa đơn cho công ty/ doanh nghiệp của bản thân nhé.

>>Phân biệt hóa đơn điện tử có mã số và không có mã số của cơ quan Thuế

Phần thứ nhất: Bao gồm thông tin chung

Ở phía trên cùng ở hóa đơn giá trị gia tăng điện tử song ngữ cần có thông tin cơ bản về tên hóa đơn, mã số, ký hiệu, tên logo công. Tất nhiên đều sẽ được viết bằng 02 thứ tiếng và chú thích tiếng Anh trong dấu ngoặc đơn. Cụ thể như ở phía bên tay trái hóa đơn là tên công ty kèm logo; ở phần chính giữa là tên hóa đơn “HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG” và chú thích bằng tiếng anh – chữ in hoa ngay bên dưới “VAT INVOICE”. 

Phía dưới của tên hóa đơn là ngày (Date), tháng (month), năm (year). Phía bên tay phải của hóa đơn sẽ có có mã số (form), ký hiệu (sertar), số (No) gồm 7 chữ số. Một số hóa đơn còn được bổ sung thêm số (No) bằng mã QR tiện lợi khi tra cứu thông tin. Thông thường khi kết thúc phần thứ nhất ở có đường kẻ ngang để phân biệt rõ với các phần tiếp theo. 

Phần thứ hai: Thông tin chung về đơn vị bán hàng hóa/ dịch vụ

Trong phần này cần đến 5 thông tin cơ bản xoay quanh người bán hàng hóa/ dịch vụ và tất nhiên cũng được ghi chú song ngữ. Dòng đầu tiên là tên đơn vị bán hàng (Company) cần ghi đầy đủ, không viết tắt tên công ty. Tiếp theo là mã số thuế của công ty/ người bán (Tax code) do tổng cục thuế cấp riêng cho mỗi người.

Tiếp theo là địa chỉ người bán hàng (address) cần được ghi rõ đến số nhà, tên đường, quận, huyện,… Phần liên hệ không thể thiếu số điện thoại (Tel) và cuối cùng là số tài khoản (Account No) để dùng cho việc giao dịch của hai bên. Thông thường khi kết thúc phần thứ hai cũng có đường kẻ ngang để phân biệt rõ với các phần tiếp theo.

Phần thứ ba gồm thông tin chung về người mua hàng

Bởi vì hóa đơn điện tử song ngữ hướng tới khách hàng là người/ công ty nước ngoài nên tất nhiên các thông tin đều có song ngữ. Cụ thể đầu tiên là họ và tên đầy đủ của người mua hàng (Customer’s name) ở đây là người trực tiếp/ đại diện mua hàng. Tiếp theo là tên đơn vị (company’s name) tức là tên công ty/ doanh nghiệp. 

Tiếp theo sẽ là mã số thuế (Tax code) của bên người mua hàng do tổng cục thuế Việt Nam cấp. Phần thông tin liên hệ sẽ có thêm địa chỉ (address), hình thức thanh toán (payment method), số tài khoản (Account No). 

Phần thứ tư bao gồm thông tin về giao dịch

Trong phần này sẽ có bảng ghi chú bao gồm 6 cột dọc và các hàng ngang tương ứng. Bắt đầu từ bên trái sang cột đầu tiên là số thứ tự (No), kế đến là tên hàng hóa/ dịch vụ (Dercvtption), đơn vị tính (unit), số lượng (Quantity), đơn giá (unit Price) và thành tiền (amount). 

Trong phần này sẽ có các hàng ngang ngay bên dưới có chứa thông tin về thuế suất giá trị gia tăng. Bao gồm tổng tiền hàng chưa tính thuế (Total), thuế suất GTGT tính theo % (VAT Rate), tiền thuế giá trị gia tăng (VAT amount). Cuối cùng trong phần 4 chính là tổng tiền cần thanh toán sau khi đã tính các loại thuế (Total Payment) và số tiền viết bằng chữ (In word).

Phần thứ năm gồm chữ ký của người mua và người bán

Để có tờ hóa đơn giá trị gia tăng điện tử song ngữ hợp lệ, chữ ký cần có đủ họ tên của người mua và người bán. Người mua sẽ viết bên trái hóa đơn và phía bên phải dành cho người bán/ bên xuất hóa đơn. Yêu cầu chính là chữ ký điện tử đã được đăng ký ở tổng cục quản lý. Nếu các thông tin ở trên đúng nhưng chữ ký sai, không chính chủ, giá trị của hóa đơn sẽ không được bảo toàn nữa. 

XEM THÊM:

• Dịch Vụ hóa đơn điện tử viettel Hồ Chí Minh
• Cách sử dụng đăng ký hóa đơn điện tử
• Hướng dẫn sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, đúng quy định

Với mẫu hóa đơn điện tử song ngữ hợp lệ phía trên đây, bạn có thể có đủ thông tin cần thiết. Đáp ứng việc cung ứng mẫu hóa đơn giúp bảo toàn giá trị, giúp hóa đơn lưu hành trên thị trường thuận lợi hơn. Nếu có nhu cầu khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử song ngữ, bạn có thể chọn SINVOICE để tạo mẫu riêng cho doanh nghiệp của mình qua viêc nhấn vào https://hoadondientuvt.vn/ hoặc liên hệ trực tiếp tới số hotline: 18008000 để được tư vấn trực tiếp.