Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Tìm hiểu ngay!

Hóa đơn điện tử là mẫu hóa đơn mang đến sự đổi mới trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay. Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến, thế nhưng, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ về loại hóa đơn này. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không có lẽ là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp phải đau đầu. Hãy tìm hiểu ngay!

Hóa đơn điện tử có cần thiết phải đóng dấu và chữ ký không?

Hóa đơn điện tử là mẫu hóa đơn được tạo lập, thực hiện, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử. Đây là mẫu hóa đơn có tập hợp các dữ liệu điện tử về việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Với các doanh nghiệp mới thành lập thì vấn đề hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không là vấn đề khiến họ đau đầu. Để giải đáp thắc mắc này, doanh nghiệp có thể tham khảo và căn cứ vào thông tư mà Bộ tài chính đã ban hành điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC như sau:

Theo điểm B khoản 2, điều 5 của thông tư 119/2014/TT-BTC được ban hành và quy định bởi Bộ tài chính thì các doanh nghiệp, tổ chức có thể tạo lập, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử mà không cần phải có chữ ký của bên mua và dấu của bên bán.

Theo quy định kể trên thì một số trường hợp có thể áp dụng đó là: hóa đơn nước, hóa đơn điện, hóa đơn dịch vụ mạng Internet, hóa đơn dịch vụ ngân hàng mà đáp ứng đủ điều kiện tự in. 

Vậy nên, theo như Thông tư 119/2014/TT-BTC đã được quy định thì các doanh nghiệp hoàn toàn có thể không cần ký và đóng dấu trên hóa đơn điện tử. Vì thế, doanh nghiệp không cần phải lo lắng vấn đề hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký hay không nữa.

Bên cạnh đó, theo như các điều khoản đã được quy định trong Thông tư mà Bộ y tế đã ban hành thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của bên bán, còn chữ ký số của bên mua thì không nhất thiết phải có. 

Với những trường hợp bên mua đáp ứng đầy đủ được điều kiện kỹ thuật về dịch vụ chữ ký số và thống nhất, thỏa thuận ký số với bên bán thì bên đơn vị mua bắt buộc phải ký số vào vào hóa đơn điện tử. 

Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp ngoại lệ là bên bán và bên mua không cần phải ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn điện tử. Một số trường hợp ngoại lệ phải kể đến đó là:

• Với những trường hợp mà hóa đơn điện tử là hóa đơn điện tử bán hàng khu trung tâm thương mại hoặc siêu thị mà bên mua là cá nhân không phải là doanh nghiệp kinh doanh thì trên hóa đơn có thể không cần phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của cá nhân mua.

• Với những hóa đơn điện tử tại đơn vị kinh doanh xăng dầu thì khi bán hàng cho khách hàng là cá nhân, không kinh doanh thì cũng không cần phải có chữ ký điện tử của cả 2 bên.
• Với hóa đơn điện tử là vé, tem, thẻ thì trên hóa đơn điện tử không cần thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của bên bán.
• Với dịch vụ vận tải hàng không mà hóa đơn điện tử tiến hành xuất qua trang web và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế là cá nhân mua không phải kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử và trên hóa đơn này không cần phải có chữ ký điện tử của bên bán.
• Với những doanh nghiệp kinh doanh sử dụng số lượng hóa đơn lớn, chấp hành tốt về pháp luật thuế thì căn cứ vào phương thức kinh doanh, đặc điểm hoạt động kinh doanh, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp thì chi cục thuế có thể xem xét và đưa ra văn bản hướng dẫn hóa đơn thì không cần thiết phải có dấu của bên bán.
• Một trường hợp hóa đơn điện tử không cần phải có chữ ký điện tử của bên mua khi hóa đơn đó là hóa đơn sử dụng để thanh toán Interline giữa các hãng hàng không với nhau được tạo lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế.

Vì thế, nếu đơn vị bạn là doanh nghiệp kinh doanh bán hàng đáp ứng đầy đủ điều kiện tự in hóa đơn, có thông báo phát hành hóa đơn mà không cần chữ ký thì trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp không nhất thiết phải có chữ kỹ của bên mua và dấu của bên bán.

Ngược lại, với trường hợp doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn có sự thể hiện của chữ ký thì bắt buộc trên hóa đơn điện tử chắc chắn phải có chữ ký điện tử của bên bán hàng.

Với những trường hợp chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì việc sử dụng chữ ký và dấu của bên bán là điều cần thiết và bắt buộc phải có.

>>Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14

Hướng dẫn của Bộ tài chính về nội dung hóa đơn điện tử

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC tại điều e khoản 1 và 2 được ban hành bởi Bộ tài chính thì nội dung hóa đơn điện tử được quy định như sau:

• Hóa đơn điện tử có nội dung đầy đủ

Theo quy định thì chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của bên bán, ngày tháng năm tạo và gửi hóa đơn. Trong trường hợp bên mua là đơn vị kế toán thì chữ ký điện tử sẽ theo quy định của pháp luật của bên mua.

• Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ nội dung bắt buộc

Với trường hợp này thì cần phải thực hiện theo quy định và hướng dẫn riêng của Bộ tài chính.

Dựa vào các quy định kể trên, thì bên bán lập hóa đơn điện tử cho bên mua theo đúng quy định pháp luật, chữ ký điện tử của bên mua không nhất thiết phải có trên hóa đơn với trường hợp bên mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung ứng hàng hóa, dịch vụ giữa 2 bên như:

– Hợp đồng kinh tế

– Phiếu xuất kho

– Biên bản giao và nhận hàng

– Biên bản thanh toán

– Phiếu thu

Nếu có trường hợp phát sinh thì Bộ tài chính cần xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể như thế nào và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp ra sao để hướng dẫn việc miễn dùng chữ ký điện tử của bên mua trên hóa đơn điện tử.

>>Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử theo từng lĩnh vực ngành nghề

Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử nào hiệu quả?

Khi nhu cầu ngày càng tăng cao thì chắc chắn sự xuất hiện của bên cung ngày càng nhiều. Để lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ và phần mềm tốt, hiệu quả sẽ là một bài toán khó cho tất cả các doanh nghiệp hiện nay.

Thấu hiểu sự khó khăn của các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay, Viettel – Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội đã cho ra giải pháp về hóa đơn điện tử đó là Sinvoice. 

SInvoice là giải pháp quản lý hóa đơn cho doanh nghiệp trên nền tảng điện tử. Tất cả hóa đơn điện tử được tạo lập, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử và được ký bằng chữ ký số điện tử đảm bảo giá trị về mặt pháp lý. Đồng thời, với Sinvoice doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy khi cần thiết đơn giản và nhanh chóng.

SInvoice là hệ thống hóa đơn điện tử có thể mở rộng linh hoạt để phù hợp với các loại hóa đơn khác nhau, các loại hình doanh nghiệp. Đặc biệt, SInvoice còn tích hợp đa dạng phần mềm nhằm giúp doanh nghiệp có thể quản lý bán hàng một cách hiệu quả như phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý…

Tại Viettel không chỉ có giải pháp hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp mà còn có đa dạng các loại dịch vụ khác. Vì thế, khi liên kết với Viettel doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng nhiều dịch vụ khác nhau phù hợp với doanh nghiệp của mình.

XEM THÊM:

• Quy định về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thế nào là đúng?
• Cách sử dụng đăng ký hóa đơn điện tử
• Hướng dẫn sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, đúng quy định
• Dịch Vụ hóa đơn điện tử viettel Hồ Chí Minh

Để được tư vấn kỹ hơn và cụ thể hơn về giải pháp hóa đơn điện tử SInvoice hãy liên hệ ngay 18008000 để được Viettel giải đáp cụ thể hoặc truy cập ngay tới website: hoadondientuvt.vn tìm hiểu thêm thông tin