Cách lập & xuất hóa đơn điện tử bán lẻ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Ngay khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực từ ngày 1/11/2018 thì bắt buộc các bên bán hàng, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng. Đồng thời hóa đơn do bên bán lập phải có nội dung đầy đủ theo chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Vậy cách lập và xuất hóa đơn điện tử bán lẻ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP như thế nào? Hoadondientuvt.vn sẽ hướng dẫn ngay sau đây.

Pháp luật quy định thế nào về lập và xuất hóa đơn điện tử bán lẻ?

Liên quan đến vấn đề lập và xuất hóa đơn điện tử bán lẻ, pháp luật có quy định rất rõ ràng tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC,  Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính và nhiều văn bản pháp luật khác. Cụ thể như sau:

>>Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ, hợp pháp theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP?

Việc lập và xuất hóa đơn điện tử bán lẻ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP 

Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực ngày 1/11/2018 có quy định về việc lập hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và bán hàng hóa. 

Theo đó, Chính phủ quy định bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt tổng giá trị từng lần bán hàng, cung cấp dịch vụ đều bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế và giao cho khách hàng.

Hóa đơn điện tử do bên bán hàng, cung cấp dịch vụ lập có thể có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế. Nhưng hóa đơn điện tử được lập và giao cho khách hàng này phải có nội dung đầy đủ đúng theo chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế đã quy định.

Các loại hóa đơn điện tử mà bên cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ bao gồm: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và nhiều loại hóa đơn khác. Và đương nhiên tất cả các hóa đơn điện tử này đều phải có nội dung lập theo định dạng chuẩn nhất do Bộ Tài chính đã quy định.

Đối với hóa đơn bán hàng người bán phải thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Còn với hóa đơn giá trị gia tăng thì thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. 

Các loại hóa đơn điện tử này (bao gồm cả loại hóa đơn điện tử được tạo lập từ máy tính tiền đã kết nối dữ liệu với cơ quan thuế) đều được thực hiện theo các phương thức khai thuế nêu trên.

Nghị định này cũng có quy định: Các loại hóa đơn điện tử hợp lệ có thể được chuyển đổi thành chứng từ giấy. Tuy nhiên để chuyển đổi được từ hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy thì nội dung của chúng phải khớp nhau. 

Và bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cũng cần lưu ý thêm rằng: Chứng từ giấy hoàn toàn không có giá trị thanh toán hay giao dịch mà chỉ được lưu giữ nhằm mục đích theo dõi, ghi sổ theo quy định của pháp luật.

Trên đây là toàn bộ quy định về lập các loại hóa đơn điện tử khi người bán bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho người mua. Vậy Thông tư 39//TT-BTC quy định thế nào về việc lập hóa đơn điện tử bán lẻ?

Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định thế nào về lập hóa đơn điện tử bán lẻ?

Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC

Tại điểm b, khoản 2, Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC (hiệu lực ngày 1/6/2014) có quy định: 

Trường hợp người cung cấp dịch vụ và bán hàng hóa giá trị từ 200 ngàn đồng trở lên/lần mà người mua không nhận hóa đơn hoặc không cung cấp địa chỉ, mã số thuế (nếu có), tên tuổi thì người bán vẫn phải lập hóa đơn điện tử. 

Tuy nhiên trên hóa đơn cần ghi “người mua hàng không lấy hóa đơn” hoặc “người mua hàng không cung cấp thông tin tên tuổi, địa chỉ và mã số thuế”.

Điều 18, Thông tư 39/2014/TT-BTC

Cũng liên quan đến việc lập hóa đơn điện tử bán lẻ, tại Điều 18 của Thông tư 39/2014/TT-BTC cũng nêu rõ:

1. Bên cung cấp dịch vụ và bán hàng hóa nếu có tổng giá trị mỗi lần giao dịch dưới 200 ngàn đồng thì không cần lập hóa đơn. Trừ trường hợp bên mua hàng, nhận dịch vụ yêu cầu người bán lập và bàn giao hóa đơn.
2. Mặc dù bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không cần lập hóa đơn điện tử trong trường hợp trên nhưng vẫn phải Bảng kê cung cấp dịch vụ, bán lẻ hàng hóa. Trên Bảng kê cần có: tên người bán, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), tên dịch vụ, hàng hóa, tổng giá trị dịch vụ, hàng hóa bán ra, ngày lập bảng kê, tên và chữ ký của người lập bảng kê.  

Số lượng dịch vụ và hàng hóa đã bán ra được ghi trên Bảng kê cần liệt kê theo thứ tự đã bán ra trong ngày theo mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. 

Trường hợp bên bán cần khai báo thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì thì Bảng kê bán lẻ đó phải có tiêu thức là “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. 

3. Vào cuối mỗi ngày, bên bán (Cơ sở kinh doanh) cần lập một hóa đơn ghi rõ số tiền đã cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa trong ngày hoặc hóa đơn GTGT thể hiện tại dòng tổng cộng của Bảng kê. Sau đó ký tên, giữ liên phải giao cho người mua và các liên khác tiến hành luân chuyển theo đúng quy định.

Tại tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” của hóa đơn này viết là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

Thông tư 26/2015/TT-BTC có quy định việc lập hóa đơn bán lẻ

Cụ thể theo khoản 7, Điều 3 của Thông tư này, Bộ Tài chính nêu rõ: 

• Bên bán cần lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa kể cả dịch vụ, hàng hóa dùng làm hàng mẫu, để quảng cáo, khuyến mại. Bao gồm cả dịch vụ, hàng hóa dùng để biếu, cho, trao đổi, tặng, thay thế trả lương cho người lao động (trừ dịch vụ, hàng hóa dùng để luân chuyển, tiêu thụ nội bộ để vận hành quá trình sản xuất).
• Riêng đối với các cơ sở kinh doanh bán lẻ xăng dầu mà người mua không yêu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở vẫn phải lập một hóa đơn chung cho tổng doanh thu mà người mua không nhận hóa đơn đã phát sinh trong ngày.

>>Thông tư 68 về hóa đơn điện tử – 5 Điểm mới đáng chú ý nhất

Thông tư 68/2019/TT-BTC có quy định việc lập hóa đơn bán lẻ

Theo khoản 3, Điều 3 của Thông tư này thì trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ kỹ điện tử của bên mua (bao gồm cả việc tạo hóa đơn cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa cho khách hàng là người nước ngoài). 

Trong trường hợp các cơ sở kinh doanh và bên bán, bên mua có thỏa thuận về việc bên mua đáp ứng điều kiện kỹ thuật để ký điện tử, ký số trên hóa đơn điện tử được lập bởi bên bán thì hóa đơn có chữ ký điện tử, chữ ký số của bên mua, bên bán tuân theo thỏa thuận giữa 2 bên.

Đối với các hóa đơn điện tử bán hàng tại trung tâm thương mại, siêu thị mà bên mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn điện tử xuất ra không bắt buộc phải có tên tuổi, địa chỉ hay mã số thuế của bên mua. 

Từ tất cả những thông tin trên, hoadondientuvt.vn khẳng định rằng: Chính xác từ ngày 1/11/2020 các doanh nghiệp còn hoạt động bắt buộc phải thực hiện việc lập và xuất hóa đơn điện tử bán lẻ mà không phân biệt giá trị của từng lần cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa là bao nhiêu.

Vậy cách lập và xuất hóa đơn điện tử bán lẻ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP như thế nào?

Cách lập và xuất hóa đơn điện tử bán lẻ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Thời điểm lập hóa đơn điện tử bán lẻ hợp lệ

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC nêu rõ thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ được xác định tại thời điểm mà bên bán ký điện tử, ký số trên hóa đơn. 

Tại Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ- CP cũng có quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ đối với bán hàng hóa là thời điểm bên bán chuyển giao quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua. Còn thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ với cung cấp dịch vụ là thời điểm việc cung ứng dịch vụ được hoàn thành.

Do đó, mọi hoạt động lập hóa đơn điện tử chênh lệch với các thời điểm kể trên đều bị voi là xuất hóa đơn không đúng thời điểm và doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính. Vậy nội dung của hóa đơn điện tử xuất cho khách hàng lẻ cần ghi những gì?

Nội dung của hóa đơn điện tử bán lẻ xuất cho khách hàng lẻ

Tại khoản 1, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT – BTC quy định chi tiết về nội dung của hóa đơn điện tử bán lẻ mà bên bán phải lập như sau:

• Tên hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu của mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn;
• Địa chỉ, họ tên, mã số thuế của bên bán và bên mua (nếu có);
• Tên dịch vụ cung ứng, hàng hóa đã bán, số lượng, đơn vị tính, đơn giá dịch vụ, hàng hóa, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất.
• Chữ ký số của bên cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa;
• Thời điểm (ngày tháng năm) lập hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế nếu trước đó được đăng ký hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế;
• Lệ phí, phí thuộc ngân hàng nhà nước, chiết khấu thương mại,…và các nội dung khác có liên quan (nếu có).

Nội dung ghi trên hóa đơn cần tuân thủ đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được phép sửa chữa, tẩy xóa. Đồng thời cần dùng chung 1 màu mực, loại mực không phai, tuyệt đối không dùng mực đỏ, chữ viết và chữ số cần liên tục, không được ngắt quãng,…

>>Nghị định 119/2018/NĐ-CP về triển khai hóa đơn điện tử

Vài trường hợp lập hóa đơn điện tử không nhất thiết phải đầy đủ nội dung

Đối với một số cơ sở kinh doanh trong các lĩnh vực đặc thù thì việc lập, xuất hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung kể trên. Cụ thể:

• Việc kinh doanh, bán hàng tại trung tâm thương mại, siêu thị, bán xăng dầu, bán vé xem phim, cung cấp dịch vụ vận tải, trông giữ xe thì không cần thiết trên hóa đơn phải ghi tên, địa chỉ của bên mua.
• Với các loại hóa đơn điện tử bán lẻ dưới dạng vé, thẻ điện tử, tem thì không bắt buộc phải có chữ ký số của bên bán (trừ khi vé, tem, thẻ điện tử là hóa đơn do cơ quan thuế cấp mã). Đồng thời phần Tiêu thức người mua ghi “họ tên, địa chỉ, mã số thuế bên mua, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế. 
• Nếu trên vé, thẻ điện tử, tem đã có sẵn mệnh giá ghi trên đó thì hóa đơn không bắt buộc phải ghi đầy đủ tiêu thức về đơn vị tính, đơn giá, số lượng.
• Với dịch vụ vận chuyển hàng hóa không xuất qua hệ thống thương mại điện tử và website mà được lập hóa đơn theo thông lệ quốc tế thì trên hóa đơn điện tử đó không bắt buộc phải ghi ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, số thứ tự hóa đơn, địa chỉ, mã số thuế bên mua, chữ ký của bên bán.

Tuy nhiên, doanh nghiệp là bên cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa cần ghi nhớ rằng vẫn phải xuất hóa đơn đầy đủ theo từng lần giao dịch, bán hàng để về sau còn hạch toán thuế.

Một số lưu ý khi lập và xuất hóa đơn điện tử bán lẻ cho khách hàng

Lưu ý về giá trị dịch vụ và hàng hóa bán ra để lập hóa đơn điện tử

Trường hợp người cung cấp dịch vụ và bán hàng hóa giá trị từ 200 ngàn đồng trở lên/lần mà người mua không nhận hóa đơn hoặc không cung cấp địa chỉ, mã số thuế (nếu có), tên tuổi thì người bán vẫn phải lập hóa đơn điện tử.  

Tuy nhiên trên hóa đơn cần ghi “người mua hàng không lấy hóa đơn” hoặc “người mua hàng không cung cấp thông tin tên tuổi, địa chỉ và mã số thuế”.

Lưu ý về thời điểm và phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Khoản 2, Điều 16 của Thông tư 68/2019/TT-BTC có quy định bổ sung về vấn đề thời điểm và phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử như sau:

Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn (Phụ lục 2 của Thông tư) cùng thời hạn khai thuế GTGT áp dụng với một số trường hợp cụ thể:

• Cung ứng dịch vụ thuộc các lĩnh vực: tài chính ngân hàng, bảo hiểm, bưu chính viễn thông, vận tải hàng không.
• Bán hàng hóa là: nước sạch, điện nếu có thông tin mã số thuế của khách hàng hoặc mã khách hàng.
• Cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa cho cá nhân mà trên hóa đơn không bắt buộc phải có địa chỉ, họ tên của người mua theo hướng dẫn tại khoản 3, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.
• Đặc biệt đối với bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh thì bên bán cần tổng hợp dữ liệu của tất cả các hóa đơn bán hàng cho cá nhân không kinh doanh theo từng mặt hàng đã bán trong ngày để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn.

Bên bán lập bảng dữ liệu hóa đơn cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa đã phát sinh trong tháng/quý (từ ngày đầu của tháng, quý tính đến ngày cuối của tháng, quý) theo Phụ lục 2 của Thông tư này gửi cơ quan thuế cùng thời gian gửi Tờ khai thuế GTGT theo đúng quy định của pháp luật về thuế.

Trong trường hợp số lượng hóa đơn lớn thì bên bán lập nhiều bảng tổng hợp dữ liệu. Mỗi bảng sẽ đánh số thứ tự của bảng tổng hợp trong kỳ tổng hợp dữ liệu.

Sau thời gian chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế nếu phát hiện gửi thiếu dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế thì bên bán được gửi bảng tổng hợp dữ liệu bổ sung hóa đơn. 

Còn nếu phát hiện bảng tổng hợp dữ liệu trước đó có sai sót bên bán gửi lại cơ quan thuế thông tin điều chỉnh cho các thông số đã kê khai trên bảng tổng hợp đã gửi trước đó.

Phương thức chuyển đầy đủ hóa đơn sẽ áp dụng đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa không thuộc các trường hợp đã liệt kê ở trên. 

Bên bán sau khi lập đầy đủ các nội dung có trên hóa đơn thì tiến hành gửi hóa đơn cho bên mua đồng thời gửi cho cơ quan thuế. 

Tựu chung lại, đối với những khách hàng lẻ khi nhận dịch vụ và hàng hóa không lấy hóa đơn thì bên bán vẫn phải lập và xuất hóa đơn cho từng lần bán hàng. Đồng thời tính từ thời điểm Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT- BTC về triển khai hóa đơn điện tử thì người bán còn phải báo cáo dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế. 

Trên đây là toàn bộ thông tin pháp luật về cách lập và xuất hóa đơn điện tử bán lẻ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP mà mọi doanh nghiệp đều phải nắm được. Hoadondientuvt.vn hi vọng rằng những chia sẻ hết sức chi tiết trong bài viết có thể giúp ích cho quá trình lập và xuất hóa đơn bán lẻ tại mọi đơn vị bán hàng, cung cấp dịch vụ. 

XEM THÊM:

• Quy định về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thế nào là đúng?
• Dịch Vụ hóa đơn điện tử viettel
• Hóa đơn dịch vụ của trung tâm viettel hcm cung cấp
• Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Tìm hiểu ngay!

Mọi thắc mắc cần giải đáp liên quan đến vấn đề thuế, hóa đơn, quý độc giả vui lòng để lại tin nhắn ngay trên website:hoadondientuvt.vn  hoặc bấm số hotline 18008000 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.

Trân trọng!