Hóa đơn xuất sai thời điểm sẽ bị xử phạt như thế nào?

Doanh nghiệp hóa đơn xuất sai thời điểm sẽ bị xử phạt như thế nào? Khi nào hóa đơn bị coi là xuất sai thời điểm? Phần lớn doanh nghiệp đều quan tâm đến vấn đề này. Bởi Nghị định 125/2020/NĐ-CP (hiệu lực 5/12/2020) quy định về phạt vi phạm trong lĩnh vực thuế, hóa đơn có mức phạt mạnh với doanh nghiệp xuất hóa đơn sai thời điểm. Vì vậy, Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel/ mang đến giải đáp chi tiết nhất cho những thắc mắc này ngay sau đây.

Khi nào doanh nghiệp bị coi là xuất hóa đơn sai thời điểm?

Tại điểm e, khoản 1, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC nêu rõ: Thời điểm bên bán ký điện tử, ký số trên hóa đơn có hiển thị đầy đủ ngày tháng năm chính là thời điểm lập hóa đơn điện tử. 

Chính vì vậy, tất cả các hóa đơn xuất lệch thời điểm người bán ký số, ký điện tử  đều không hợp lệ và bị coi là xuất sai thời điểm. Đồng thời các doanh nghiệp có hóa đơn điện tử xuất sai thời điểm đều sẽ bị xử phạt theo đúng quy định của pháp luật tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Bên cạnh đó, tại Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định về thời điểm lập hóa đơn hợp lệ như sau:

• Lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ đối với bán hàng hóa chính là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hàng hóa đó cho người mua. Và không phân biệt bên bán đã thu được tiền hay chưa thu được.
• Lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ đối với cung cấp dịch vụ chính là thời điểm mà việc cung cấp dịch vụ được hoàn thành. Hoặc thời điểm hóa đơn cung cấp dịch vụ được lập. Và cũng không phân biệt người cung cấp dịch vụ đã thu được tiền rồi hay chưa.

Đối với các trường hợp khác Bộ Tài Chính sẽ căn cứ quy định của pháp luật để hướng dẫn cụ thể. Bên cạnh đó, tại Điều 4 của Thông tư 68/2019/TT-BTC cũng làm rõ thời điểm xuất hóa đơn điện tử trong các trường hợp cụ thể.

* Lưu ý: Trong trường hợp phải giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao công việc theo từng công đoạn, từng hạng mục thì mỗi lần bàn giao hoặc giao hàng đều phải lập hóa đơn cho cho dịch vụ, giá trị, khối lượng hàng hóa được giao tương ứng.

Tựu chung lại, tất cả những hóa đơn điện tử được xuất khác với các quy định trên thì bị coi là không hợp lệ. Và không chỉ bên bán mà bên mua cũng bị xử phạt hành chính nếu có hóa đơn bị xuất sai thời điểm.

Vậy khi doanh nghiệp xuất sai thời điểm thì bị xử phạt như thế nào? 

>>Hướng dẫn lập và kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hóa đơn lập sai thời điểm bị xử phạt như thế nào?

Như đã nói ở trên bên bán và bên mua nếu xuất hóa đơn điện tử sai thời điểm thì đều bị xử phạt hành chính theo đúng quy định của pháp luật. Vậy bên bán và bên mua sẽ bị xử phạt các mức phạt cụ thể như thế nào?

Mức phạt vi phạm đối với bên cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa khi xuất hóa đơn sai thời điểm

Đối với bên cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa trong trường hợp có hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn điện tử thì:

Sẽ bị phạt cảnh cáo 

Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử sai thời điểm nhưng không làm chậm nghĩa vụ nộp thuế có kèm theo tình tiết giảm nhẹ. Nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì sẽ bị phạt ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

Phạt tiền từ 3,000,000 đồng đến 5,000,000 triệu đồng

Nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa lập hóa đơn điện tử không đúng thời điểm nhưng chưa làm chậm trễ nghĩa vụ nộp thuế. Trừ trường hợp doanh nghiệp có thêm tình tiết giảm nhẹ thì sẽ được xem xét xử phạt cảnh cáo như trên. 

Mức phạt tiền từ 4,000,000 đến 8,000,000 đồng

Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử không đúng thời điểm không thuộc 2 trường hợp nêu trên thì bị áp dụng mức phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng. 

Các mức phạt vi phạm nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử không đúng thời điểm được quy định chi tiết tại Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Quý độc giả có thể xem chi tiết nội dung quy định và các mức phạt nếu bên cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa lập hóa đơn điện tử sai thời điểm.

Vậy đối với bên mua hàng hóa, nhận dịch vụ nhận được hóa đơn xuất sai thời điểm của bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì hệ quả sẽ thế nào?

>>3 Điều cơ bản về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

Mức phạt vi phạm đối với bên nhận dịch vụ, mua hàng hóa khi nhận hóa đơn bị xuất sai thời điểm

Nội dung công văn 76600 của Cục thuế Hà Nội ngày 19/11/2018 có phần hướng dẫn các doanh nghiệp nếu là bên mua nhận được hóa đơn xuất không đúng thời điểm như sau:

Nếu bên mua hàng hóa, nhận dịch vụ mà phía người bán xuất hóa đơn sai thời điểm thì hóa đơn mà bên mua nhận được đó sẽ được khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế doanh nghiệp nếu đáp ứng được một số điều kiện bao gồm:

• Nếu việc mua hàng hóa, nhận dịch vụ đó dùng để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, sản xuất, đúng thực tế, có đầy đủ chứng từ hóa đơn;
• Bên mua có chứng từ thanh toán không dùng đến tiền mặt khi có hóa đơn nhận dịch vụ, mua hàng hóa từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

Trong trường hợp cơ quan thuế xác minh và phát hiện bên mua không đáp ứng được các điều kiện kể trên thì hóa đơn xuất sai thời điểm đã nhận trước đó từ bên bán sẽ không được tính vào chi phí được khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. 

Đồng thời phía bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cũng sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính đối với số lượng hóa đơn xuất không đúng thời điểm này kèm theo mức phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế theo các quy định có tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định các mức phạt nếu các doanh nghiệp vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn.

Ví dụ doanh nghiệp xuất hóa đơn sai thời điểm và mức phạt 

Công ty A cung cấp dịch vụ cho khách hàng B. Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ từ năm 2014 nhưng công ty A không tiến hành lập hóa đơn ngay để gửi cho khách hàng B mà lại lập hóa đơn vào năm 2015 cùng với doanh thu dịch vụ của năm 2015 là không đúng quy định. Và thời điểm công ty A lập hóa đơn này bị coi là xuất hóa đơn sai thời điểm.

=>> Hình thức xử phạt cho công ty A: 

• Công ty A sẽ bị xử phạt vi phạm trong lĩnh vực thuế. Đồng thời đơn vị này vẫn sẽ được khai thuế bổ sung vào hồ sơ khai thuế của kỳ khai thuế hoàn thành cung cấp dịch vụ của năm 2014. Nhưng phải bổ sung trước khi cơ quan có thẩm quyền, cơ quan thuế ra quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở của đơn vị này. 
• Phạt vi phạm trong việc xuất hóa đơn sai thời điểm. Và đương nhiên mức phạt cho vi phạm xuất hóa đơn không đúng thời điểm dành cho công ty A có thể từ 4 triệu đến 8 triệu đồng theo đúng quy định của Nghị định 125/2020/NĐ-CP nếu đơn vị này không đưa ra được tình tiết giảm nhẹ và làm chậm trễ nghĩa vụ đóng thuế.

=>> Khách hàng B khi nhận hóa đơn xuất sai thời điểm:

Theo đúng nội dung hướng dẫn của Công văn 74116 CT-TTHT của Cục Thuế TP. Hà Nội ngày 2/6/2016 và công văn 76600 của Cục thuế Hà Nội ngày 19/11/2018 thì:

• Nếu bên mua hàng hóa, nhận dịch vụ đúng thực tế, có đầy đủ chứng từ, hóa đơn, bên bán đã kê khai thuế và nộp thuế đầy đủ, đáp ứng được các quy định của khoản 8, Điều 14 của Thông tư 219/2013/TT-BTC thì được cho kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo đúng quy định.
• Ngoài ra, bên mua hàng hóa, nhận dịch vụ nhận hóa đơn xuất sai thời điểm thì hóa đơn lập không đúng thời điểm được đưa vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. 

Tựu chung lại: 

• Đối với số lượng hóa đơn xuất không đúng thời điểm bên mua sẽ được đưa vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp đồng thời được kê khai để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào nếu đáp ứng được các điều kiện: Việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là có trên thực tế, có chứng từ, hóa đơn đầy đủ và bên bán đã kê khai và chịu trách nhiệm nộp thuế đầy đủ.
• Đối với hóa đơn do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ xuất sai thời điểm thì phía bán sẽ bị xử phạt hành chính về lĩnh vực thuế và phạt vi phạm khi xuất hóa đơn không đúng thời điểm theo đúng các quy định của pháp luật nêu tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có hiệu lực từ 5/12/2020. 

Trên đây là toàn bộ thông tin về mức phạt dành cho doanh nghiệp nếu xuất hóa đơn không đúng thời điểm theo các quy định mới nhất của Luật thuế, hóa đơn và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành có liên quan hiện nay. 

Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel hi vọng rằng những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp, nhất là bên bán không xuất hóa đơn sai thời điểm để chịu xử phạt hành chính. 

Mọi thắc mắc cần giải đáp về hóa đơn, thuế quý độc giả vui lòng bấm số hotline 18008000 hoặc truy cập ngay trên web: Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel để được các chuyên viên của chúng tôi giải đáp nhanh nhất.

Trân trọng!