Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ, hợp pháp theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP?

Đối với các doanh nghiệp thì hóa đơn điện tử là một bước tiến, bước đột phá vượt bậc trong thời đại kinh doanh 4.0. Hóa đơn điện tử Viettel giúp các doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ và quản lý thông tin mua bán hàng hóa, dịch vụ. Vậy hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp là như thế nào?

Đôi nét về hóa đơn điện tử 

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được ban hành bởi Bộ tài chính, được sử dụng cho các doanh nghiệp nhằm thay thế cho hóa đơn giấy trước đó. Hóa đơn điện tử ra đời với mục đích giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin của các doanh nghiệp trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. 

Hóa đơn điện tử là bước đột phá mới trong thời đại kinh doanh 4.0, doanh nghiệp có thể lưu trữ, quản lý thông tin giúp cho việc tinh toán thuế doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và dễ dàng hơn. 

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông tin dữ liệu về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm việc mua bán, cung ứng dịch vụ, hàng hóa, khởi tạo, nhận, lưu trữ và quản lý thông tin bằng các phương tiện điện tử.

Loại hóa đơn này được tạo lập và xử lý trên hệ thống máy tính và các phương tiện điện tử của doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế bán hàng và được lưu trữ trên các máy tính của bên mua và bên bán theo đúng quy định đã ban hành.

Để tạo lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo 2 nguyên tắc sau: 

• Một là xác định được số hóa đơn liên tục và theo trình tự thời gian.
• Hai là mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng duy nhất một lần.

Sự khác biệt của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy truyền thống

Sự cải tiến và đổi mới nhằm thay thế hóa đơn giấy truyền thống bằng hóa đơn điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp và lựa chọn. Lý do là bởi vì hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội:

>>Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử

Quản lý thông tin dựa vào công nghệ

Trước đây, hóa đơn giấy được sử dụng nhiều trong hoạt động kinh doanh, tuy nhiên việc lưu trữ thông tin khá khó khăn, việc quản lý thông tin cũng là một vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp. 

Vì vậy, việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy sẽ giúp doanh nghiệp có thể quản lý thông tin và dữ liệu một cách trực tiếp. Tất cả thông tin được quản lý và lưu trữ trên mạng Internet giúp cho doanh nghiệp xử lý thông tin một cách dễ dàng hơn.

Giảm bớt và hạn chế các thủ tục hành chính rườm rà

Nếu như trước đây sử dụng hóa đơn giấy, thủ tục rườm rà mà quá trình lưu trữ cũng sẽ dễ bị rối thông tin dễ xảy ra tình trạng sai sót. 

Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp giảm bớt và hạn chế các thủ tục hành chính rườm rà, việc lưu trữ, quản lý và giám sát thông tin trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể hạn chế được những sai sót trong quá trình mua bán, xuất nhập hóa đơn, đảm bảo thông tin chuẩn.

Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ và hợp pháp?

Hóa đơn điện tử được tạo lập và sử dụng phải đúng theo quy định. Vì thế, để tránh và hạn chế những sai phạm có thể xảy ra khi triển khai hóa đơn điện tử các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu thật kỹ về các nghị định mà Bộ tài chính ban hành.

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành bởi Bộ tài chính, hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ cần phải đảm bảo các yếu tố sau:

Hóa đơn điện tử được thể hiện thông qua dữ liệu điện tử

Một hóa đơn được coi là hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn đó phải tuân thủ đúng quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP đó là được thể hiện dưới dạng là kiểu dữ liệu điện tử. 

Hóa đơn điện tử đó phải ghi nhận thông tin mua bán hàng hóa, dịch vụ một cách toàn vẹn nhất và phải có nghĩa. Những hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế cũng được coi là hóa đơn điện tử.

Những hóa đơn giấy được xử lý, truyền và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử không được tính là hóa đơn điện tử.

Đảm bảo chính xác và toàn vẹn thông tin

Đối với hóa đơn điện tử thì tính chính xác, toàn vẹn và xác thực thông tin rất quan trọng. Một hóa đơn điện tử sẽ không được coi là hợp lệ nếu thiếu đi tính chính xác và toàn vẹn thông tin.

Một hóa đơn điện tử hợp lệ, có giá trị pháp lý phải đảm bảo:

• Chứa thông tin toàn vẹn đầy đủ và chưa bị thay đổi từ thông tin được tạo ra đến thông tin cuối. Nếu có sự thay đổi và phát sinh thì chỉ có thể là những thay đổi phát sinh về hình thức trong quá trình trao đổi, lưu trữ và hiển thị hóa đơn.
• Các thông tin được chứa trong hóa đơn điện tử phải là những thông tin có thể truy cập được và có thể sử dụng được khi cần thiết.

Đảm bảo toàn vẹn và đầy đủ về nội dung

Hóa đơn điện tử hợp lệ khi hóa đơn đó đảm bảo đầy đủ các nguyên tắc về nội dung. Nguyên tắc về nội dung trên hóa đơn điện tử được quy định và có sự thống nhất chung giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý và xác định được các loại hóa đơn điện tử đặc thù.

Ngoài ra, một số trường hợp đặc biệt có thể phát sinh về việc thay đổi nội dung hóa đơn có bổ sung nội dung hoặc thiếu nội dung thì vẫn có thể thực hiện thay đổi theo quy định đã được ban hành.

>>Nghị định 119/2018/NĐ-CP về triển khai hóa đơn điện tử

Đảm bảo định dạng hóa đơn

Đây là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu và chiều dài của dữ liệu của các trường thông tin phục vụ quá trình truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ và hợp pháp theo quy định của pháp luật phải đảm bảo tiêu thức về định dạng:

• Sử dụng ngôn ngữ được định dạng văn bản XML
• Định dạng hóa đơn điện tử bao gồm: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Với trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì định dạng hóa đơn phải có thêm thành phần chứa mã của cơ quan thuế.
• Với trường hợp gửi dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế thì cần phải đảm bảo kết nối với Tổng cục thuế thông qua kênh riêng.

 Thời điểm lập hóa đơn phải hợp lệ

Một hóa đơn điện tử hợp pháp và hợp lệ thì phải đảm bảo đúng thời điểm lập hóa đơn theo quy định của Pháp luật. Nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm thì hóa đơn đó không được tính là hóa đơn điện tử hợp lệ, không đúng với quy định của Pháp luật.

Nếu quá trình kinh doanh xảy ra tình trạng giao hàng nhiều lần thì mỗi khi giao hàng hoặc mỗi khi bàn giao cần phải tiến hành lập hóa đơn đúng theo số lượng, khối lượng và giá trị hàng hóa dịch vụ tương ứng. 

Lựa chọn S-invoice Viettel – Lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp

Với sự ra đời của hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình lưu trữ và quản lý thông tin. Tuy nhiên, do đây là dịch vụ mới, thị trường “khá xanh” nên rất nhiều đơn vị hướng tới. Chính điều này khiến cho việc lựa chọn của các doanh nghiệp trở nên khó khăn hơn.

Thấu hiểu được nỗi băn khoăn và lo lắng, Viettel đưa ra giải pháp S-invoice là giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp không phải đau đầu trong việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

XEM THÊM:

• Quy định về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thế nào là đúng?

S-invoice được cung cấp bởi Viettel là giải pháp thông minh, linh hoạt, tốc độ và bảo mật đem đến cho khách hàng sự tiện lợi trong quá trình kinh doanh. Nếu doanh nghiệp bạn đang băn khoăn chưa lựa chọn được đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín thì S-invoice tại Viettel sẽ là một lựa chọn tuyệt vời. Để biết thêm thông tin chi tiết hãy truy cập website: hoadondientuvt.vn hoặc liên hệ trực tiếp đến chúng tôi thông qua số hotline: 18008000