Phát hành hóa đơn điện tử sau bao lâu thì được sử dụng?

Mặc dù vẫn còn trong giai đoạn thí điểm, thế nhưng việc áp dụng hóa đơn điện tử đã và đang đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp lẫn cơ quan Thuế. Tuy nhiên, do đã quen thuộc với hoá đơn giấy, một số doanh nghiệp vẫn còn gặp không ít khó khăn khi phải thay đổi sang dùng loại hoá đơn này. Đặc biệt, rất nhiều người thắc mắc về quy định thông báo phát hành hoá đơn điện tử bao lâu được sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm được lời giải đáp chính xác nhất.

Quy định liên quan thông báo phát hành hóa đơn điện tử ra sao?
Quy định liên quan thông báo phát hành hóa đơn điện tử ra sao?

Tìm hiểu về quy định thông báo phát hành hóa đơn điện tử 

Khoản 1 điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC đã quy định rõ tất cả các tổ chức kinh doanh đều phải lập và gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp trước khi sử dụng cho việc bán hàng và cung cấp dịch vụ. Mục đích của quy định này là giúp cơ quan Thuế nắm bắt được hình thức doanh nghiệp đang sử dụng là loại hoá đơn nào. 

Đồng thời xác định hoá đơn điện tử của doanh nghiệp sắp sử dụng đã đạt chuẩn và hợp pháp hay không. Do vậy đây cũng được xem là biện pháp ngăn chặn tình trạng xuất hiện hoá đơn điện tử giả thời gian vừa qua. Nhờ đó kế hoạch áp dụng hoàn toàn hoá đơn điện tử trong giao dịch thương mại sẽ thuận lợi và đạt được hiệu quả tối ưu nhất.

Tuy nhiên, cần lưu ý thông báo phát hành cũng như hoá đơn mẫu đều phải được niêm yết rõ ràng tại cơ sở trong suốt thời gian sử dụng hoá đơn cho giao dịch bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ. Đồng thời, nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan nội dung trên hóa đơn, doanh nghiệp cần gửi hồ sơ điều chỉnh thông báo phát hành trong thời gian sớm nhất.

Thông báo phát hành nhằm đảm bảo tính hợp pháp của hoá đơn điện tử trước khi sử dụng
Thông báo phát hành nhằm đảm bảo tính hợp pháp của hoá đơn điện tử trước khi sử dụng

>>Quy định về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử

Quy định về thời hạn gửi thông báo phát hành hóa đơn

Thời hạn gửi hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn điện tử trước đây được quy định chậm nhất là 5 ngày theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Tuy nhiên thời hạn này đã được điều chỉnh tại Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC. Cụ thể doanh nghiệp phải thực hiện gửi hoá đơn mẫu và thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan Thuế chậm nhất hai ngày trước khi bắt đầu sử dụng.

Đồng thời nếu phát hiện có sai sót, cơ quan Thuế quản lý trực tiếp có nhiệm vụ thông báo, hướng dẫn doanh nghiệp điều chỉnh trong vòng hai ngày kể từ thời điểm nhận được hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn. Như vậy, sau hai ngày thông báo phát hành hoá đơn, nếu không có gì cần điều chỉnh thì doanh nghiệp đã có thể bắt đầu lập và phát hành hóa đơn điện tử hợp pháp.

Có thể thấy với quy định này, thời hạn được phép bắt đầu sử dụng hoá đơn điện tử đã được rút ngắn hơn trước rất nhiều, góp phần nâng cao tính hiệu quả cũng như khuyến khích doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử. 

Bởi lẽ đối với hoá đơn giấy, doanh nghiệp cũng phải nộp Đơn đề nghị đặt in hoá đơn. Và phải mất từ 3-5 ngày để chờ lấy công văn chấp thuận, sau đó lại chờ thêm 2 ngày sau khi tiến hành đặt in thì mới có thể bắt đầu sử dụng.

Thời hạn có thể sử dụng hoá đơn sau thông báo phát hành là 2 ngày
Thời hạn có thể sử dụng hoá đơn sau thông báo phát hành là 2 ngày

Mức phạt cho hành vi sử dụng hoá đơn điện tử chưa được thông báo phát hành

Thông báo phát hành hoá đơn là quy định bắt buộc và tất cả doanh nghiệp phải thực hiện trước khi sử dụng hoá đơn điện tử. Do đó, bất kỳ hành vi sử dụng hoá đơn vi phạm quy định này đều sẽ bị xử lý, cụ thể như sau:

Trường hợp sử dụng hoá đơn chưa được thông báo phát hành

Đối với hoá đơn chưa được thông báo phát hành mà đã sử dụng, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt từ 6-18 triệu đồng. Đặc biệt trong trường hợp hoá đơn đã sử dụng không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc chưa được khai nộp thuế sẽ bị xử lý thêm theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, đối với việc sử dụng hoá đơn đã được thông báo phát hành, nhưng chưa đến thời hạn sử dụng cũng sẽ bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng.

Trường hợp sử dụng hoá đơn khi thông báo phát hành chưa đủ nội dung

 Sau khi cơ quan Thuế phát hiện sai sót và có công văn thông báo điều chỉnh, nếu doanh nghiệp chưa điều chỉnh mà đã lập hoá đơn giao cho khách thì bị phạt từ 2-4 triệu đồng. Mức phạt này cũng được áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp không thực hiện niêm yết hoá đơn mẫu và thông báo phát hành hoá đơn đúng quy định.

Trường hợp nộp chậm thông báo điều chỉnh phát hành hoá đơn

Bên cạnh sai sót do cơ quan Thuế yêu cầu điều chỉnh, doanh nghiệp cũng cần có trách nhiệm chủ động điều chỉnh thông báo phát hành trong trường hợp thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

Đối với trường hợp doanh nghiệp nộp đơn điều chỉnh hoặc bảng kê hoá đơn quá thời hạn từ 10-20 ngày kể từ thời điểm bắt đầu sử dụng hoá đơn tại địa chỉ mới sẽ bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng. Ngoài ra doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 2-4 triệu đồng cho hành vi tương tự khi quá thời hạn 21 ngày trở lên.

Sử dụng hoá đơn sau phát hành bao lâu để không bị xử phạt?
Sử dụng hoá đơn sau phát hành bao lâu để không bị xử phạt?

>>Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ, hợp pháp theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP?

Hướng dẫn thủ tục thông báo phát hành hoá đơn điện tử

Hoá đơn điện tử nếu sử dụng theo đúng quy định của pháp luật sẽ là giải pháp tuyệt vời giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí lưu trữ và in ấn. Do đó để quá trình sử dụng được suôn sẻ, ngay từ khi thông báo phát hành hoá đơn, doanh nghiệp cần thực hiện đúng theo hướng dẫn dưới đây:

Chuẩn bị hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử

Để có thể thực hiện thông báo phát hành hoá đơn, trước tiên doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ hoàn chỉnh theo mẫu đính kèm trong Phụ lục Thông tư số 32/2011/TT-BTC, bao gồm:

  • Mẫu số 1 Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử 
  • Mẫu số Thông báo phát hành hoá đơn điện tử 

Bên cạnh đó, bộ hồ sơ thông báo phát hành còn phải có thêm Mẫu hoá đơn điện tử doanh nghiệp muốn sử dụng. Bạn có thể tự thiết kế phù hợp với đặc trưng riêng của doanh nghiệp hoặc theo mẫu có sẵn của đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử mà bạn chọn. Ngoài ra, bạn cần lưu ý các vấn đề liên quan bộ hồ sơ như sau:

  • Mẫu số 1 Quyết định sử dụng hoá đơn và hoá đơn mẫu phải là file scan và được lưu cùng 1 bản bằng định dạng .doc 
  • Cần chuẩn bị thêm một file XML bên cạnh file Word của mẫu Thông báo phát hành trong bộ hồ sơ
Bộ hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn
Bộ hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn

Gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn có thể chọn nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành hoá đơn qua mạng theo hướng dẫn như sau:

  • Bước 1: Truy cập vào link nhantokhai.gdt.gov.vn
  • Bước 2: Đăng nhập tài khoản theo mã số Thuế
  • Bước 3: Vào mục Tài khoản > chọn Đăng ký thêm tờ khai > tick chọn vào ô vuông dòng Thông báo phát hành hoá đơn > Chọn Tiếp tục
  • Bước 4: Vào mục Nộp tờ khai rồi chọn tải lên file XML của mẫu Thông báo
  • Bước 5: Vào mục Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn, tải file Word (.doc) của mẫu Thông báo. Sau đó bạn chọn tải tiếp file Word của tờ Quyết định và hoá đơn mẫu lên, chọn Ký điện tử và Nộp tờ khai là hoàn tất.
Các bước thực hiện thông báo phát hành hoá đơn điện tử qua mạng
Các bước thực hiện thông báo phát hành hoá đơn điện tử qua mạng

Lưu ý, doanh nghiệp cần truy cập website tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra tình trạng. Nếu hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn hợp lệ và được chấp nhận, doanh nghiệp có thể tiến hành tạo lập, sử dụng hoá đơn sau 02 ngày kể từ thời điểm thực hiện thông báo.

xem thêm:

Trên đây toàn bộ thông tin liên quan đến quy định cũng như thời hạn thông báo phát hành hoá đơn. Hy vọng bài viết đã giúp bạn giải đáp thắc mắc phát hành hoá đơn điện tử sau bao lâu thì có thể sử dụng được nhé. Các bạn muốn biết thêm thông tin cụ thể hãy truy cập ngay website: hoadondientuvt.vn hoặc liên hệ trực tiếp qua hotline: 18008000