Hóa đơn điện tử file XML: Hướng dẫn đọc file, tải về và lưu trữ

Hầu hết các hóa đơn điện tử đều được xuất file dưới định dạng bắt buộc là file XML. Đây là định dạng mà hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử file XML đều có. Tuy nhiên, để đọc file, tải file và lưu trữ file thì cần phải sử dụng công cụ hỗ trợ. Xem ngay hướng dẫn dưới đây để biết thêm chi tiết.

Hóa đơn điện tử file XML là gì?

Đối với một hóa đơn điện tử thì khi xuất file sẽ có 2 file đi kèm nhau đó là file PDF là bản thể hiện của hóa đơn và file XML là file dữ liệu của hóa đơn. XML là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng, là viết tắt của từ Extensible Markup Language. Hóa đơn điện tử sau khi xuất file XML sẽ cho phép tạo biểu tượng, đánh dấu riêng để mô tả nội dung được dùng để phục vụ cho các dịch vụ website trong các lĩnh vực thuế, kế toán.

File dữ liệu hóa đơn XML là file chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn điện tử, đặc biệt là sẽ có giá trị pháp lý khi chưa có sự sửa đổi. Trong trường hợp file định dạng XML có sự thay đổi và sửa đổi nội dung thì sau khi tiến hành bấm đọc file hệ thống sự tự động kiểm tra file để phát hiện sự thay đổi nội dung và sẽ hiển thị thông báo nếu có lỗi.

Hóa đơn điện tử file XML
Hóa đơn điện tử file XML

>>Tải về mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử theo thông tư 39

Định dạng file XML của hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?

Về tiêu chuẩn định dạng hóa đơn điện tử thì đã được quy định trong Thông tư 68/2019/TT-BTC. Định dạng hóa đơn điện tử file XML là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định về kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu trong các trường thông tin nhằm phục vụ cho việc truyền, nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Các thành phần của định dạng hóa đơn điện tử bao gồm:

  • Thành phần chứa dữ liệu của nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
  • Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Đây là quy định về định dạng của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, với những hóa đơn điện tử có chứa mã của cơ quan thuế thì định dạng của hóa đơn điện tử cũng cần phải chứa dữ liệu để thể hiện mã của cơ quan thuế.

Chính vì file XML có chứa đầy đủ các dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý nên file XML của hóa đơn điện tử đóng vai trò rất quan trọng đối với các đơn vị kinh doanh hiện nay có sử dụng hóa đơn điện tử. 

Đặc biệt, với các doanh nghiệp cần rõ ràng và cần chứng minh về tính pháp lý thì hóa đơn điện tử file XML sẽ không thể thiếu.

Cách tải file XML 

Để tải và xem hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp có thể xem tại website của Tổng cục thuế. Còn nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp thì bạn có thể dễ dàng tải file XML. Ví dụ nếu bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử Sinvoice của Viettel thì có thể thực hiện theo cách sau:

Bước 1: Truy cập vào website theo đường link https://business-sinvoice.viettel.vn/, sau đó ấn vào chữ “đăng nhập. Giao diện sẽ mở ra một cửa sổ mới với đường link đăng nhập mới là https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html, bạn tiếp tục tiến hành đăng nhập tải khoản.

Giao diện đăng nhập của người dùng Sinvoice
Giao diện đăng nhập của người dùng Sinvoice

Bước 2: Tiến hành chọn “Tra cứu hóa đơn” tại mục “Tiện ích” trên thanh menu.

Tra cứu hóa đơn trên Sinvoice
Tra cứu hóa đơn trên Sinvoice

Bước 3: Khi màn hình tra cứu hóa đơn xuất hiện, hãy nhập thông tin cần thiết và liên quan đến hóa đơn điện tử cần tra cứu bao gồm: Mã số thuế của bên bán, số hóa đơn, mã bảo mật, mã số bí mật.

Bước 4: Sau khi hoàn thiện thông tin cần thiết, hãy nhấn nút “Tìm kiếm” trên màn hình khi đó hệ thống sẽ truy xuất thông tin và hóa đơn điện tử bạn tìm kiếm sẽ được hiển thị.

Hóa đơn điện tử được hiển thị
Hóa đơn điện tử được hiển thị

Bước 5: Tải file

Sau khi đã có được hóa đơn điện tử cần tìm, thì để tải hóa đơn điện tử về bạn chỉ cần đơn giản nhấn nút “Tải về” hiển thị trên màn hình là đã có thể tải hóa đơn về máy.

Với 5 bước đơn giản, dễ thực hiện là bạn hoàn toàn có thể tải được hóa đơn điện tử file XML trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang ứng dụng, quá tiện lợi phải không.

Tải file hóa đơn chỉ cần ấn nút tải về
Tải file hóa đơn chỉ cần ấn nút tải về

Hướng dẫn đọc file XML

Mặc dù biết được hóa đơn điện tử file XML rất quan trọng đối với doanh nghiệp thế nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đọc được file XML. Vấn đề đọc file XMl là vấn đề mà rất nhiều doanh nghiệp gặp phải. 

Lý do không đọc được file XML khó đọc là bởi vì file XML là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng, được tạo ra bằng cách tạo các biểu tượng đánh dấu riêng. Chính vì thế, để đọc được file này cần phải có công cụ hỗ trợ, không thể thực hiện đọc bằng cách thủ công được.

Cách để đọc được hóa đơn điện tử file XML là mở trên hệ thống của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bạn đang dùng. 

Ví dụ nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử Sinvoice của Viettel thì bạn có thể đọc file XML theo các bước:

Bước 1: Bạn hãy truy cập vào trang web của bên cung cấp dịch vụ hóa đơn Sinvoice theo đường link https://sinvoice.viettel.vn/, khi đó giao diện trang web sẽ xuất hiện

Bước 2: Đăng nhập vào trang web sau đó tìm kiếm mục “kiểm tra hóa đơn”, tải file hóa đơn cần kiểm tra, nhập mã xác thực và ấn kiểm tra hóa đơn.

Bước 3: Sau đó, hệ thống kiểm tra và sẽ trả về kết quả cho bạn. Thông tin file hóa đơn điện tử sẽ có đuôi XML bạn cần xem sẽ được hiển thị cụ thể và chi tiết nhất.

>>Hướng dẫn lập và kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử file XML

Do hóa đơn điện tử có định dạng file là đuôi XML thế nên việc lưu trữ hóa đơn sẽ có thể thực hiện trên hệ thống cơ sở dữ liệu doanh nghiệp hoặc thực hiện ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp.

Về việc lưu trữ hóa đơn điện tử, thì Bộ tài chính đã ban hành thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

  • Đơn vị kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử để ghi chép vào sổ kế toán. Khi doanh nghiệp tiến hành lập báo cáo tài chính thì cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử có thời hạn 10 năm theo đúng quy định của Luật kế toán đã đề ra. Với trường hợp hóa đơn điện tử được tạo lập từ hệ thống của các đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì đơn vị trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử với thời hạn tương đương.
  • Doanh nghiệp là đơn vị kế toán, đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp đó phải có trách nhiệm sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra những thiết bị lưu trữ như bút nhớ, đĩa CD, đĩa cứng… hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Với những doanh nghiệp mới và kể cả là các doanh nghiệp đã hoạt động kinh doanh từ lâu thì nên hợp tác với các bên trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý kinh doanh.

Sinvoice Viettel – Giải pháp hóa đơn điện tử uy tín

Nếu như doanh nghiệp bạn đang quá khó khăn trong việc giải hóa hóa đơn chứng từ, khó khăn trong việc lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín thì Sinvoice Viettel sẽ là một lựa chọn không tồi.

Sinvoice Viettel - Giải pháp hóa đơn điện tử uy tín
Sinvoice Viettel – Giải pháp hóa đơn điện tử uy tín

Với bề dày về thời gian hoạt động cũng như chất lượng dịch vụ mà Viettel mang đến, giải pháp hóa đơn điện tử Sinvoice đang dần trở thành lựa chọn tối ưu được rất nhiều đơn vị kinh doanh tin tưởng và lựa chọn.

Sinvoice là giải pháp hóa đơn điện tử thông minh giúp doanh nghiệp có thể xử lý linh hoạt thông tin và các vấn đề liên quan hết hóa đơn điện tử. Lựa chọn Sinvoice, doanh nghiệp của bạn sẽ không phải lo lắng về các hóa đơn chứng từ vì đã được thiết lập và lưu trữ ngay trên phần mềm giúp doanh nghiệp có thể quản lý một cách hiệu quả và cũng có thể sử dụng khi cần thiết.

Với hoạt động kinh doanh phức tạp, nhiều chứng từ hóa đơn như hiện nay thì Sinvoice xứng đáng là một giải pháp thông minh, một lựa chọn sáng suốt của các doanh nghiệp trong thời đại kinh doanh công nghệ hiện đại.

XEM THÊM:

Với Sinvoice, bạn sẽ hoàn toàn không phải bận tâm đến vấn đề tải file, đọc file hay lưu file XML hóa đơn điện tử vì đã có Sinvoice giải quyết tất cả. Nếu cần hỗ trợ và tư vấn, liên hệ ngay 18008000 Viettel hoặc truy cập ngay website: hoadondientuvt.vn sẽ giải đáp ngay cho bạn.