Phân biệt hóa đơn điện tử có mã số và không có mã số của cơ quan Thuế

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) được phân thành loại hoá đơn điện tử có mã số thuế và loại không có mã số (MS) của cơ quan thuế. Vì thế khi sử dụng hóa đơn điện tử thì kế toán viên cần phân biệt rõ ràng 2 loại này.Vậy bạn thì sao? Nếu bạn còn bối rối thì có thể cùng hoadondientuvt.vn phân biệt qua các tiêu chí sau đây để chủ động sử dụng HĐĐT hiệu quả.

Phân biệt hóa đơn qua khái niệm

Hóa đơn điện tử có mã số và không có mã số của cơ quan thuế có thể phân biệt quá nhiều tiêu chí. Trong đó chỉ riêng định nghĩa về 2 loại hóa đơn điện tử này cũng thể hiện được một phần sự khác biệt ấy. Cụ thể bạn có thể xem xét như sau.

Phân biệt hóa đơn điện tử có mã số & hóa đơn điện tử không có mã số
Phân biệt hóa đơn điện tử có mã số & hóa đơn điện tử không có mã số

Hóa đơn điện tử có MS của cơ quan thuế

Đây là loại HĐĐT được cơ quan thuế cấp cho một mã xác thực trước khi tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ gửi cho khách hàng. Bao gồm cả trường hợp HĐĐT được lập từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử không có MS 

Đây là loại HĐĐT được tổ chức gửi tới khách hàng mua hàng hóa, dịch vụ mà không có mã số xác thực, mã số thuế của cơ quan thuế. Bao gồm trường hợp hóa HĐĐT lập từ máy tính kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

>>Tổng hợp quy định về lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Nghị định 119

Phân biệt qua tiêu chí đối tượng sử dụng

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã số & không có mã số của tổng cục thuế cũng khác nhau. Vì thế bạn cần nắm bắt chi tiết để áp dụng trong thực tiễn.

Đối tượng sử dụng HĐĐT có mã số & không có mã số của cơ quan thuế khác nhau
Đối tượng sử dụng HĐĐT có mã số & không có mã số của cơ quan thuế khác nhau

Hóa đơn điện tử có MS của cơ quan thuế

Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã số của cơ quan thuế. Ngay tại điều 12 của nghị định nêu rõ  những đối tượng bao gồm đó là:

  • Doanh nghiệp, tổ chức thuộc trường hợp rủi ro thuế cao
  • Doanh nghiệp, tổ chức thuộc trường hợp bán hàng không phân biệt giá trị các lần bán.
  • Hộ, cá nhân  kinh doanh có thực hiện sổ sách kế toán, có sử dụng thường xuyên ≥10 lao động kết hợp có doanh thu năm trước liền kề phù hợp ngành nghề. Chi tiết là:

o   Đạt doanh thu 3 tỷ trở lên với lĩnh vực nông nghiệp, thủy sản hay công nghiệp, xây dựng.

o   Đối với lĩnh vực thương mại dịch vụ thì doanh thu đạt từ 10 tỷ đồng trở lên.

  • Hộ, cá nhân kinh doanh nhà hàng, khách sạn hay bán lẻ hàng tiêu dùng trực tiếp tới người dùng ở một số khu vực có điều kiện phù hợp thì thực hiện thí điểm HĐĐT có MS khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế từ 2018. Trên cơ sở kết quả thí điểm thực hiện sẽ triển khai khắp toàn quốc.

Nhìn chung để xem xét chi tiết hơn về đối tượng sử dụng HĐĐT có MS thì bạn có thể tham khảo thông tin tổng hợp trong ảnh bên dưới.

Hóa đơn điện tử không có MS 

Các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực như sau:

  • Điện lực
  • Xăng dầu
  • Bưu chính viễn thông
  • Vận tải hàng không 
  • Vận tải đường bộ 
  • Vận tải đường biển
  • Vận tải đường sắt, đường thủy
  • Nước sạch
  • Tài chính tín dụng
  • Bảo hiểm
  • Y tế
  • Kinh doanh thương mại điện tử
  • Kinh doanh siêu thị
  • Thương mại

Kèm theo đó là những doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ tiến hành giao dịch với cơ quan thuế qua phương tiện điện tử. Các đơn vị đảm bảo các điều kiện theo quy định. Bao gồm:

Tất cả kết hợp đảm bảo hoạt động lập, tra cứu, lưu trữ HĐĐT và chuyển giao dữ liệu hóa đơn tới người bán, cơ quan thuế hiệu quả. Tuy nhiên các đối tượng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế nêu trên không bao gồm các trường hợp loại trừ. Đó là:

  • Không bao gồm đơn vị thuộc trường hợp rủi ro thuế cao
  • Không bao gồm trường hợp đã đăng ký sử dụng HĐĐT có MS
Đối tượng sử dụng HĐĐT có mã số
Đối tượng sử dụng HĐĐT có mã số

Phân biệt qua việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có MS

Đối tượng sử dụng HĐĐT loại này có thể tiến hành truy cập cổng thông tin của tổng cục thuế. Sau đó thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn theo mẫu số 01 ban hành kèm nghị định  119.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã số
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã số

Trong thời hạn 1 ngày cơ quan thuế sẽ gửi thông báo kết quả đăng ký thành công hay thất bại. Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn có thể kiểm tra qua cổng thông tin của tổng cục thuế. Nếu đăng ký thành công thì tính từ thời điểm sử dụng HĐĐT có MS của cơ quan thuế đối tượng phải tiến hành hủy các hóa đơn giấy còn tồn dư.

Đặc biệt các đối tượng vẫn có thể thực hiện thay đổi các thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT có MS. Song trong trường hợp này thì đối tượng thực hiện phải đảm bảo sử dụng mẫu 01 phụ lục ban hành theo nghị định 119 và gửi lại cho tổng cục thuế.

Hóa đơn điện tử không có MS 

Đối tượng sử dụng cũng thực hiện đăng ký qua cổng thông tin của tổng cục thuế. Theo đó chỉ cần truy cập vào hệ thống và tiến hành đăng ký sử dụng loại HĐĐT không có MS theo mẫu 01 phụ lục kèm theo nghị định 119.

Trong thời gian 1 ngày cơ quan thuế cũng sẽ trả lời kết quả thông báo. Và nếu trường hợp đăng ký thành công thì ngay từ khi sử dụng HĐĐT không có MS đối tượng phải hủy các hóa đơn giấy tồn lại. Còn trường hợp không được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký thì đối tượng có thể thực hiện đăng ký sử dụng HĐĐT có MS.

>>Quy định về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử

Phân biệt qua tiêu chí cấp mã số hóa đơn

Hóa đơn điện tử không có MS sẽ không được cơ quan thuế cấp mã số hóa đơn. Trong khi đó với loại HĐĐT có mã số hóa đơn thì cơ quan thuế sẽ cấp mã xác thực, mã số hóa đơn. Đặc biệt HĐĐT được tổng cục thuế cấp mã hóa đơn cần đảm bảo các điều kiện theo quy định. Bao gồm:

  • Đúng thông tin đăng ký
  • Đụng định dạng hóa đơn điện tử
  • Đầy đủ nội dung HĐĐT

Thông thường tổng cục thuế sẽ cấp MS HĐĐT tự động. Sau đó tổng cục thuế sẽ gửi kết quả cho đối tượng đăng ký sử dụng.

Chỉ có hóa đơn có mã số mới được cấp mã số
Chỉ có hóa đơn có mã số mới được cấp mã số

Lập hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có MS của cơ quan thuế

Đối với loại  có MS của cơ quan thuế thì đối tượng sử dụng có 2 cách để lập hóa đơn. Trong đó thứ nhất là truy cập trực tiếp cổng thông tin của cơ quan thuế. Tiếp tục sử dụng tài khoản doanh nghiệp, tổ chức được cấp để tiến hành các nghiệp vụ cần thiết. Bao gồm:

  • Lập HĐĐT bán hàng, cung ứng dịch vụ
  • Ký số, ký điện tử trên HĐĐT đã lập. Đồng thời tiến hành gửi HĐĐT tới tổng cục thuế để được cấp MS.

Ngoài ra, cách thứ 2 là đối tượng lập hóa đơn thông qua tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Theo đó đối tượng chỉ cần truy cập vào hệ thống của đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT để thực hiện.

  • Lập HĐĐT
  • Ký số, ký điện tử và gửi HĐĐT qua tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT để cơ quan thuế cấp mã.

Hóa đơn điện tử không có MS 

Đối tượng có thể sử dụng các phần mềm lập hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện lập hóa đơn. Sau đó ký số trên HĐĐT được lập khi bán hàng, cung ứng dịch vụ. Rồi tiếp tục gửi HĐĐT cho người mua qua phương thức điện tử. Đặc biệt yêu cầu thực hiện dựa trên sự nhất trí, thỏa thuận của người bán và người mua.

Lập hóa đơn điện tử có mã số thuế
Lập hóa đơn điện tử có mã số thuế

Chúng tôi vừa giải mã chi tiết một số khác biệt giữa hóa đơn điện tử có mã số & không có mã số của cơ quan thuế. Mong rằng bạn có thể cập nhật để hiểu rõ bản chất cũng như phân biệt được rõ ràng hai loại HĐĐT thông dụng này. Riêng trường hợp bạn cần tư vấn hay giải đáp thêm bất cứ vấn đề gì liên quan đến quản lý hóa đơn điện tử có thể kết nối ngay với chúng tôi. Cổng tư thông tin trực tuyến https://hoadondientuvt.vn/ hoặc liên hệ trực tiếp tới số hotline 18008000 luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn hết mình.