Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử MỚI NHẤT HIỆN NAY

Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là điều cần thiết trong trường hợp cần xử lý sai sót khi lập hóa đơn điện tử. Tuy nhiên thực tế không phải kế toán viên nào cũng biết cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Vậy nên ngay góc thông tin hôm nay chúng tôi sẽ bật mí hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất. Bạn có thể cập nhật để chủ động áp dụng khi có nhu cầu lập biên bản điều chỉnh.

xem thêm:

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần phải lập khi nào? 

Trước tiên bạn cần nắm rõ quy định về việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Bởi vì thực tế không phải khi nào xử lý sai sót trong lập, phát hành hóa đơn điện tử cũng cần đến biên bản điều chỉnh. 

Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử để xử lý sai sót khi phát hiện
Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử để xử lý sai sót khi phát hiện

Vậy cụ thể khi nào bạn phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử? Về cơ bản thì vấn đề này đã được quy định chi tiết tại nội dung thông tư 39/2014/TT-BTC. Ngay tại khoản 3 điều 20 của thông tư có nêu rõ biên bản điều chỉnh sẽ cần lập trong trường hợp hội tụ các điều kiện như sau: 

  • Sai tên công ty 
  • Sai tên khách hàng 
  • Sai sót về thời gian 
  • Sai sót về thuế 
  • Sai sót về đơn giá bán hàng hóa
  • Sai sót về địa chỉ 
  • … 
  • Doanh nghiệp với tư cách người bán đã giao số lượng hàng hóa/dịch vụ ghi trên lập hóa đơn điện tử cho khách hàng 
  • Doanh nghiệp đã hoàn thành việc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng 
  • Doanh nghiệp với khách hàng đã kê khai thuế 

Đặc biệt thông tư quy định doanh nghiệp (người bán hàng hóa/dịch vụ) sẽ là đối tượng chịu trách nhiệm lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Nội dung biên bản điều chỉnh phải cam kết đúng theo quy định luật hiện hành. Sau đó bên bán gửi cho khách hàng để thực hiện quá trình điều chỉnh những sai sót tồn tại được phát triển trên hóa đơn điện tử trước đó. 

>> Hướng dẫn sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, đúng quy định

Hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay 

Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử về cơ bản không phức tạp. Tuy nhiên nếu bạn lần đầu thực hiện sẽ không tránh khỏi những băn khoăn. Vì thế với tư cách kế toán viên mới bạn có thể tiến hành theo hướng dẫn chi tiết với mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất như sau: 

Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần đảm bảo quy định mới nhất hiện nay
Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần đảm bảo quy định mới nhất hiện nay

Phần mở đầu của biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử 

Phần mở đầu của biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sẽ gồm các nội dung thông tin chung. Lần lượt bao gồm đó là: 

  • Công ty 
  • Kế toán 
  • Số…. biên bản điều chỉnh hóa đơn…. 
  • Quốc hiệu tiêu ngữ 
  • Ngày tháng lập biên bản điều chỉnh 
  • Tên biên bản điều chỉnh 
  • Các căn cứ pháp luật. Ví dụ như: 
  • Thông tư 39/2014/TT-BTC
  • Thông tư 26/2015/TT-BTC
  • Nghị định 51/2010/NĐ-CP 
  • Nghị định 04/2014/NĐ-CP 
  • Thông tư 32/2011/TT-BTC

Đặc biệt phần căn cứ pháp luật bạn không cần liệt kê tất cả các thông tư nghị định. Đồng thời trên thực tế nếu trước đó có căn cứ khác thiết lập giữa hai bên bạn cũng có thể bổ sung thêm. Chi tiết để nắm bắt rõ hơn cách lập thông tin phần đầu biên bản điều chỉnh HĐĐC bạn có thể xem ảnh minh họa bên dưới. 

Nội dung phần đầu của biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Nội dung phần đầu của biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Phần nội dung thông tin các bên  

Tiếp theo phần mở đầu sẽ đến thông tin về các bên liên quan trong biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Trong đó bao gồm bên A với tư cách người bán. Còn bên B với tư cách khách hàng, người mua. Và các thông tin cần có trong biên bản bao gồm như sau: 

  • Tên công ty. Ví dụ công ty ABC,… 
  • Họ tên người đại diện của công ty và chức vị kèm theo 
  • Địa chỉ công ty 
  • Điện thoại 
  • Email 
  • Mã số thuế 
Nội dung thông tin về các bên cần đề cập chi tiết trên BBĐC hóa đơn điện tử
Nội dung thông tin về các bên cần đề cập chi tiết trên biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Phần nội dung điều chỉnh trong biên bản 

Đây là phần nội dung chính của biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Theo đó trong biên bản bạn cần làm rõ cả hai bên đã thống nhất việc lập biên bản điều chỉnh ghi nhận sai sót tồn tại ở hóa đơn điện tử trước đó. Ở đây nội dung biên bản điều chỉnh phải xác định được thông tin về hóa đơn điện tử sai sót cần điều chỉnh. Bao gồm như: 

Đồng thời nội dung biên bản điều chỉnh cũng nêu rõ số, ký hiệu, ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Kèm theo đó là các thông tin quan trọng không thể thiếu như là: 

  • Lý do điều chỉnh 
  • Nội dung thông tin trước ghi như thế nào?
  • Nay điều chỉnh thông tin cụ thể ra sao?

Tuy nhiên bạn chú ý trên thực tế sai sót khi lập hóa đơn điện tử có thể phát sinh đa dạng. Vì thế tùy vào trường hợp lỗi sai cụ thể mà bạn hãy vận dụng để lập biên bản điều chỉnh phù hợp. Chẳng hạn nếu trường hợp bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử do sai tên địa chỉ công ty có thể tham khảo mẫu nội dung trích lục bên dưới. 

Trích lục nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn trường hợp sai địa chỉ công ty

Còn riêng trường hợp lỗi sai nằm ở giá bán hàng hóa/dịch vụ thì bạn có thể xem ảnh minh họa sau đây. 

Trích lục nội dung BBĐC hóa đơn trong trường hợp sai đơn giá
Trích lục nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn trong trường hợp sai đơn giá

Phần nội dung cuối của biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử 

Ở phần cuối nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử chủ yếu là thông tin cam kết của đôi bên. Đồng thời kèm theo đó là giá trị pháp lý và chữ ký của hai bên. Chi tiết bạn có thể xem ảnh bên dưới. 

Nội dung phần cuối của biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử với chữ ký, con dấu xác nhận
Nội dung phần cuối của biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử với chữ ký, con dấu xác nhận

Những lưu ý cần nắm bắt khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử 

Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử không chỉ cần cam kết về mặt nội dung. Thay vào đó với tư cách người lập biên bản bạn hãy ghi chú thêm các lưu ý quan trọng như sau: 

  • Lập thêm hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp đã kê khai thuế 
  • Ngày tháng ghi trên biên bản điều chỉnh cần phải giống với ngày ghi trên hóa đơn điều chỉnh 
  • Biên bản điều chỉnh bắt buộc phải được lập dựa trên sự nhất trí của hai bên. Trong đó điều này được thể hiện thông qua xác nhận chữ ký, đóng dấu của mỗi bên. 

>>Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp?

Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh  hóa đơn trên phần mềm Sinvoice Viettel  

Phần mềm Sinvoice Viettel cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Theo đó bạn chỉ cần sử dụng phần mềm có thể đơn giản hóa mọi vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử. Từ việc khởi tạo, lập, phát hành cho tới điều chỉnh hoá đơn điện tử,….Tất cả bạn đều có thể thực hiện nhanh chóng trên phần mềm. 

Vậy nên nếu bạn đang sử dụng Sinvoice Viettel thì có thể trực tiếp truy cập để tải ngay mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Bởi vì Sinvoice Viettel cung cấp đầy đủ các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay. Trong đó mỗi mẫu biên bản đều được lập theo quy định luật hiện hành. Bao gồm: 

  • Mẫu biên bản điều chỉnh trong trường hợp sai sót về giá bán 
  • Mẫu biên bản điều chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty 
  • Mẫu biên bản điều chỉnh do sai sót chung khác 
Lập BBĐC hóa đơn điện tử trên phần mềm Sinvoice Viettel
Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử trên phần mềm Sinvoice Viettel

Đặc biệt phần mềm Sinvoice Viettel còn cho phép bạn thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử trực tiếp. Đơn giản bạn có thể tiến hành ngay trên phần mềm với các thao tác như là: 

  • Đăng nhập phần mềm Sinvoice Viettel 
  • Truy cập thư mục quản lý hóa đơn 
  • Tìm kiếm tới hóa đơn cần điều chỉnh 
  • Bấm chọn mục thao tác rồi chọn hóa đơn cần điều chỉnh
  • Thực hiện điều chỉnh theo thông tin thống nhất giữa hai bên. 

Nếu trong quá trình thực hiện bạn cần hỗ trợ có thể liên hệ trực tiếp nhân viên kỹ thuật Viettel. Khi đó bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản điều chỉnh thành công. 

Tóm lược 

Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử như thế nào? Hy vọng qua góc chia sẻ ở trên bạn có thể cập nhật được thông tin mới nhất để triển khai lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp của mình. Riêng trường hợp bạn còn bối rối cần tư vấn thêm hãy kết nối trực tiếp đến chúng tôi. Cổng thông tin trực tuyến https://hoadondientuvt.vn/  hoặc hotline 18008000 sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn cũng như nhận đăng ký sử dụng phần mềm Sinvoice Viettel.