15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử

Luật hiện hành quy định mọi doanh nghiệp cần phải sử dụng hóa đơn điện tử Viettel. Thế nên hóa đơn điện tử đã và đang trở thành chủ đề được đông đảo doanh nghiệp quan tâm tìm hiểu. Vậy còn bạn thì sao? Nếu bạn cũng đang cập nhật thông tin thì hãy dắt túi ngay 15 điều doanh nghiệp cần biết về hóa đơn điện tử sau đây.

xem thêm:

• Quy định về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thế nào là đúng?
• Hướng dẫn sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, đúng quy định
• Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Tìm hiểu ngay!

Khái niệm về hóa đơn điện tử là gì?

Thông tư 32/2011/TT-BTC có quy định về khái niệm hóa đơn điện tử. Ngay điều 3 thông tư nêu rõ hóa đơn điện tử là tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ, quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Cụ thể hơn đó là khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế. Còn lưu trữ trên hệ thống của bên pháp luật quy định giao dịch điện tử. 

Đặc biệt điều 3 của thông tư cũng quy định hóa đơn điện tử thường gồm nhiều loại. Chẳng hạn như: 

• Hóa đơn xuất khẩu 
• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng 
• Hóa đơn về vé, thẻ, phiếu thu bảo hiểm 
• Phiếu thu cước vận chuyển hàng không 
• Chứng từ thu phí vận tải quốc tế 
• Chứng từ thu phí dịch vụ của ngân hàng 
• …

Trong đó mỗi loại khi lập phải đảm bảo thông tệ quốc tế với các quy định luật liên quan về nội dung, hình thức. Đồng thời hóa đơn cần tuân thủ nguyên tắc có thể xác định số hóa đơn dựa trên nguyên tắc liên tục với trình tự thời gian. 

Kèm theo đó mỗi hóa đơn điện tử chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất. Ngoài ra hóa đơn điện tử cũng phải thỏa mãn thêm các điều kiện luật quy định mới đảm bảo giá trị pháp lý. Chi tiết các điều kiện bạn có thể tham khảo ảnh minh họa trích lục nội dung bên dưới. 

Hóa đơn điện tử có mã xác thực

Đây là loại hóa đơn điện tử. Tuy nhiên hóa đơn loại này được cấp mã xác thực, số hóa đơn xác thực thông qua hệ thống của tổng cục thuế. Theo đó doanh nghiệp sẽ được giảm bớt những thủ tục hành chính phức tạp như hóa đơn điện tử bình thường. Đồng thời doanh nghiệp cũng sẽ tránh được tính trạng bị làm giả hóa đơn điện tử.

Cụ thể với loại hóa đơn này thì doanh nghiệp sẽ ký điện tử trên hóa đơn khi được cấp mã số xác thực, số hóa đơn xác thực. Tuyệt nhiên việc lập báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn sẽ không còn cần thiết. Bởi vì hệ thống cấp mã xác thực của cơ quan tổng cục thuế sẽ lưu trữ, bảo quản dữ liệu doanh nghiệp. 

 >>Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử

Điều kiện doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải thỏa mãn các yêu cầu cần thiết. Đây là quy định được nêu rõ theo nội dung thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể những điều kiện phải đáp ứng bao gồm như sau:

• Tổ chức kinh tế (TCKT) đáp ứng đủ điều kiện. Kèm theo đó tổ chức đang giao dịch điện tử trong việc khai thuế. Hoặc TCKT có giao dịch điện tử trong hoạt động liên quan đến ngân hàng.
• Có địa điểm, mạng thông tin,….để đáp ứng tốt các yêu cầu trong khai thác, kiểm soát, xử lý,….hóa đơn điện tử
• Có chữ ký điện tử 
• Sở hữu phần mềm bán hàng kết nối phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử  tự động chuyển tới phần mềm kế toán trong thời điểm lập hóa đơn
• Có quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu thỏa mãn yêu cầu tối thiểu về chất lượng theo quy định pháp luật

Chi tiết hơn bạn có thể tham khảo ảnh sau:

Ngoài ra, thông tư có quy định trước khi khởi tạo hóa đơn thì yêu cầu tổ chức phải đưa ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và khởi tạo mẫu hóa đơn cũng như lập báo cáo phát hành hóa đơn đúng mẫu thông tư quy định để gửi cơ quan thuế. Ở đây là cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hơn nữa tổ chức có thể tùy chọn cách gửi thuận tiện nhất đối với đơn vị mình. Bao gồm:

• Gửi văn bản giấy
• Gửi văn bản điện tử qua cổng thông tin của cơ quan thuế.

>>Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử

Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ giải pháp hóa đơn điện tử

Thông tư 32/2011/TT-BTC có quy định rõ về điều kiện của đơn vị trung gian cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Theo đó các điều kiện cơ bản bao gồm như sau:

• Là doanh nghiệp hoạt động ở Việt Nam và có giấy đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Hoặc là ngân hàng cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. Nếu không có giấy đăng ký kinh doanh có thể thay thế giấy tờ giá trị khác. Ví dụ như:

o   Giấy chứng nhận đầu tư

o   Giấy phép đầu tư

• Có phần mềm khởi tạo, lập, truyền nhận hóa đơn điện tử cam kết hóa đơn được lập toàn vẹn nội dung luật quy định
• Đã triển khai cung cấp giải pháp CNTT phục vụ trao đổi các dữ liệu điện tử giữa các DN, tổ chức với nhau
• …  

Nhìn chung để nắm bắt chi tiết các quy định bạn có thể tham khảo nội dung trong ảnh minh họa bên dưới:  

Thủ tục để tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ thông báo sẽ phát hành HĐ ĐT lần đầu. Hồ sơ bao gồm:

• Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Thông báo chuẩn mẫu số 2 phụ lục ban hành kèm thông tư 32/2011/TT-BTC
• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử. Quyết định soạn theo mẫu số 1 phụ lục ban hành kèm thông tư 32/2011/TT-BTC.
• Tạo hóa đơn mẫu đúng định dạng gửi khách hàng, kèm chữ ký số

Tiếp đó, doanh nghiệp gửi hồ sơ tới cơ quan thuế. Thông thường doanh nghiệp có thể tùy chọn hình thức gửi. Song để chủ động thì trước khi chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp nên trao đổi cán bộ thuế quản lý để xác định hình thức gửi phù hợp.

Đặc biệt thông thường sau thời gian 2 ngày cơ quan thuế sẽ có phản hồi. Riêng trường hợp quá thời gian 2 ngày thì doanh nghiệp được phép dùng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành.

Xem thêm bài viết sau: Cách tra cứu hóa đơn điện tử mà viettel hướng dẫn

Hóa đơn điện tử có liên hay không?

Theo ghi nhận thì hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Điều này đồng nghĩa hóa đơn điện tử không có liên. Thay vào đó các bên liên quan có thể cùng nhau khai thác 1 hóa đơn điện tử duy nhất. Bao gồm:

• Doanh nghiệp với tư cách bên phát hành hóa đơn
• Người mua với tư cách bên nhận hóa đơn
• Cơ quan thuế 

Chữ ký điện tử với chứng thư số

Chữ ký điện tử

Đây là thông tin đi kèm với dữ liệu giúp xác định người chủ dữ liệu. Hiểu một cách đơn giản thì chữ ký điện tử như con dấu điện tử của doanh nghiệp. Chữ ký không thể tách rời hóa đơn điện tử.

Còn chứng thư điện tử  được hiểu là thông điệp dữ liệu được tổ chức chứng thực điện tử pháp hành. Chứng thư điện tử giúp xác định cơ quan, cá nhân,…được ứng thực là đối tượng ký chữ ký điện tử. Đặc biệt chứng thư sử dụng ký trên hóa đơn điện tử sẽ đảm bảo cho:

• Chống từ chối bởi người ký
• Tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quy trình lưu trữ, truyền nhận

Tuy nhiên thông thường chứng thư điện tử không có hiệu lực vô hạn. Thay vào đó doanh nghiệp chỉ có thể sử dụng trong một thời hạn. Đồng thời một số trường hợp đơn vị chứng thư điện tử có thể thu hồi hay hủy bỏ.

Chứng thư số

Chứng thư số chính xác là một dạng của chứng thư điện tử. Song chứng thư số được cấp bởi đơn vị chứng thực chữ ký số. Trên thực tế chứng thư số giống như chứng minh thư được sử dụng ở môi trường máy tính, internet.

Đặc biệt chứng thư số được dùng để nhận diện và gắn định danh đối tượng với một Public key công khai. Có thể nhận diện cá nhân hay máy chủ hoặc đối tượng khác. Trong đó publickey là của người dùng với thông tin người dùng theo chuẩn X.509.

Khách hàng nhận hóa đơn điện tử theo hình thức nào?

Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng 2 hình thức khác nhau. Bao gồm đó là:

• Thứ nhất, gửi trực tiếp cho doanh nghiệp bán hàng hóa theo cách truyền nhận hóa đơn điện tử mà đôi bên đã thống nhất trước đó. Ví dụ gửi qua Email, SMS
• Thứ 2, gửi qua hệ thống của đơn vị trung gian cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Người mua có cần ký số vào hóa đơn điện tử không?

Luật hiện hành có quy định rõ ràng việc người mua có cần ký số vào hóa đơn điện tử không. Theo đó về cơ bản thì việc ký hay không ký số vào hóa đơn điện tử sẽ được xem xét tùy vào từng đối tượng người mua. Chi tiết như sau:

• Nếu người mua cá nhân, người mua hàng lẻ không cần sử dụng hóa đơn điện tử cho việc kê khai thuế sẽ không cần thiết phải ký điện tử.
• Nếu người mua là tổ chức cần sử dụng hóa đơn điện tử kê khai thuế nhưng có các giấy tờ khác có giá trị thay thế thì cũng không phải ký số. Đây là quy định nêu rõ tại công văn 2402/BTC-TCT. Theo đó các giấy tờ có giá trị thay thế được nhắc tới ở đây chính là những hồ sơ, chứng từ có thể chứng minh giao dịch mua bán giữa hai bên. Bao gồm như là:

o   Hợp đồng kinh tế

o   Phiếu xuất kho

o   Biên bản giao nhận hàng hóa

o   Biên bản thanh toán

o   …

• Nếu hóa đơn mua hàng là điện nước hay viễn thông thì người mua cũng không phải ký số vào hóa đơn điện tử

Ngoài ra một số trường hợp đặc biệt doanh nghiệp có thể xin cơ quan thuế miễn cho người mua hàng của mình không phải ký số vào hóa đơn điện tử.

Người mua thực hiện kê khai thuế như thế nào khi nhận hóa đơn điện tử?

Khách hàng với tư cách người mua cần kê khai thuế khi nhận được hóa đơn điện tử từ doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ. Thông thường quá trình kê khai thuế trên hóa đơn điện tử không có khác biệt so với hóa đơn giấy. Vì thế khách hàng có thể tiến hành kê khai đúng quy trình như bình thường.

Ngoài ra trong một số trường hợp khách hàng có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hóa đơn điện tử đã chuyển đổi hóa đơn giấy. Kèm theo đó hóa đơn giấy có chữ ký, con dấu của doanh nghiệp. Như vậy thì khách hàng có thể lưu trữ làm chứng từ cho việc quyết toán thuế sau này. Đồng thời khách hàng còn có thể chủ động trong việc vận tải hàng trên đường khi cần chứng minh xuất xứ.

Hóa đơn điện tử đã gửi,chưa giao hàng hoặc chưa kê khai thuế sai sót xử lý thế nào?

Khi phát hiện sai sót thì đôi bên có thể tiến hành thỏa thuận cho việc xóa bỏ hóa đơn điện tử được gửi. Bao gồm cả doanh nghiệp và khách hàng có thể trao đổi và giải quyết. Sau đó doanh nghiệp với tư cách người bạn cần thực hiện hóa đơn mới thay thế hóa đơn bị sai. Rồi sau đó gửi hóa đơn mới cho người mua với tư cách khách hàng.

Thông thường hóa đơn mới lập sẽ phải có nội dung chỉ rõ hóa đơn này thay thế cho hóa đơn cũ. Đồng thời ghi rõ hóa đơn cũ số mấy, ký hiệu và ngày tháng gửi. Ngoài ra, hóa đơn bị xóa bỏ không phải theo nghĩa xóa bỏ hoàn toàn. Thay vào đó hóa đơn phải được lưu trữ lại nhằm phục vụ cho trường hợp cơ quan chức năng tra cứu thông tin. 

Hóa đơn điện tử đã gửi, đã giao hàng, đã hoàn tất kê khai thuế phát hiện sai sót xử lý thế nào?

Khi phát hiện sai sót tồn tại thì doanh nghiệp với khách hàng cần tiến hành lập văn bản thỏa thuận. Đặc biệt văn bản được lập phải có chữ ký điện tử của đại diện đôi bên. Đồng thời nội dung văn bản cần ghi rõ những sai sót.

Tiếp đó, doanh nghiệp với tư cách người bán cần thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn lập sau phải trình bày rõ ràng các vấn đề luật quy định. Bao gồm:

• Điều chỉnh tăng giảm số lượng của hàng hóa
• Điều chỉnh tăng giảm giá bán
• Thuế suất thuế GTGT
• Tiền thuế GTGT cho hóa đơn điện tử số
• ….

Cuối cùng dựa trên nội dung của hóa đơn điều chỉnh thì đôi bên sẽ tiến hành kê khai điều chỉnh theo quy định về quản lý thuế, hóa đơn hiện hành. Tuy nhiên lưu ý quan trọng là trong hóa đơn điều chỉnh không ghi số âm.

 Cách giải trình với cơ quan chức năng về nguồn gốc hàng khi lưu thông trên đường với hóa đơn điện tử

Theo quy định thì với hóa đơn điện tử khi cần giải trình người bán có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Tuy nhiên hóa đơn giấy phải đảm bảo các điều kiện bắt buộc thì mới mang đến giá trị pháp lý. Lúc này cơ quan chức năng mới có thể kiểm tra nguồn gốc của hàng hóa lưu thông trên đường qua hóa đơn giấy. Cụ thể hóa đơn giấy được chuyển đổi phải đáp ứng các điều kiện cần thiết như sau:

• Phản ánh được trọn vẹn toàn bộ nội dung như hóa đơn điện tử gốc
• Nội dung trên hóa đơn bắt buộc phải có dòng chữ ghi rõ ràng về việc chuyển đổi. Đó là cụm từ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
• Trên hóa đơn phải có chữ ký, họ tên người tiến hành chuyển đổi
• Hóa đơn có chữ ký người đại diện pháp luật của doanh nghiệp với tư các người bán. Kèm theo đó là con dấu của doanh nghiệp.

Phương án lưu trữ hóa đơn điện tử

Lưu trữ hóa đơn điện tử là điều cần thiết và bắt buộc theo quy định của pháp luật. Cụ thể hơn thì thông tư 32/2011/TT-BTC có nêu rõ. Ngay tại khoản 1 điều 11 của thông tư quy định.

Theo đó hóa đơn điện tử được sử dụng cần lưu trữ theo thời hạn quy định luật kế toán. Trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ hệ thống của đơn vị trung gian thì đơn vị phải thực hiện lưu trữ. Đặc  biệt đơn vị kế toán, đơn vị trung gian cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có sao lưu dữ liệu hóa đơn ra vật mang tin. Chẳng hạn như:

• Lưu trữ vào bút nhớ
• Lưu trữ đĩa CD, DVD
• Lưu trữ địa cứng gắn ngoài
• Lưu trữ đĩa cứng gắn trong
• …

Hoặc cách khác là các đơn vị cần tiến hành sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử trực tuyến. Tuy nhiên hóa đơn đã lập phải được lưu trữ dạng thông điệp dữ liệu. Kèm theo đó, hóa đơn phải thỏa mãn một số điều kiện cần thiết. Bao gồm:

• Nội dung hóa đơn có thể truy cập, sử dụng được để tham chiếu trong trường hợp cần thiết
• Nội dung hóa đơn lưu trữ trong khuôn dạng mà hóa đơn được khởi tạo, gửi, nhận. Hoặc nếu lưu trữ khuôn dạng khác phải đảm bảo thể hiện chính xác nội dung.
• Hóa đơn lưu trữ theo cách thức nhất định để xác định nguồn gốc khởi tạo hay các thông tin liên quan khác. Bao gồm nơi đêns, ngày giờ gửi hay nhận hóa đơn.

Tra cứu hóa đơn điện tử

Tra cứu hóa đơn điện tử GTGT trên website của tổng cục thuế thường áp dụng trong 2 trường hợp. Bao gồm:

• Tra cứu hóa đơn đã được phép sử dụng chưa. Trong đó thông thường việc này được thực hiện sau ngày phát hành hóa đơn điện tử. Cụ thể hơn là doanh nghiệp có thể tra cứu sau 2 ngày.
• Trước khi hạch toán và kê khai hóa đơn kế toán thì doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp pháp của hoá đơn.

Theo đó về cơ bản thì cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT khá đơn giản, nhanh chóng. Toàn bộ quá trình chỉ gồm vài bước như sau:

• Truy cập website tổng cục thuế http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
• Click thông tin hóa đơn biên lai trên giao diện website
• Tiếp tục click chọn “hóa đơn”. Rồi click chọn “tra cứu một hóa đơn hay tra cứu nhiều hóa đơn. Lựa chọn này phụ thuộc vào mục đích tra cứu của doanh nghiệp
• Tiến hành kê khai đầy đủ thông tin vào các mục của “điều kiện tra cứu”
• Thực hiện click “tìm kiếm”
• Hệ thống sẽ trả về thông tin kết quả tra cứu

Tóm lược

Chúng tôi vừa tổng hợp chi tiết 15 điều doanh nghiệp cần biết về hóa đơn điện tử. Bạn có thể cập nhật ngay để dắt túi những thông tin, quy định luật bổ ích. Riêng trường hợp bạn cần hỗ trợ hay tư vấn thêm hãy kết nối với chúng tôi. Các chuyên gia hàng đầu sẽ lắng nghe và giải đáp chi tiết giúp bạn. Mọi thông tin liên hệ bạn có thể xem tại https://hoadondientuvt.vn/  hoặc liên hệ ngay hotline 180018000