Quy định về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử

Trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử, nhiều đơn vị, doanh nghiệp đang loay hoay chưa biết làm sao cho đúng. Quy định mới ban hành có nhiều điều khác biệt và việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng khiến nhiều đơn vị bối rối. Vậy quy định về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử như thế nào? Cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết ngay sau đây.

Số hóa đơn là gì?

Trước khi đi tìm hiểu các thông tin liên quan đến quy định pháp luật của mẫu số hóa đơn và ký hiệu, chúng ta cần hiểu rõ bản chất khái niệm của nó.

Số hóa đơn được quy định và giải thích ở trong luật. Cụ thể ở Điểm a.4 Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về số hóa đơn chính là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Như vậy, bản chất của nó chỉ là số thứ tự.

Song, việc viết số thứ tự như thế nào cũng được nói rõ. Đó chính là việc ghi số hóa đơn bằng chữ số Ả rập và tối đa 8 chữ số. Số 1 là số bắt đầu vào ngày 01/01 hoặc có thể bắt đầu bằng ngày đầu tiên viết hóa đơn. Hóa đơn sẽ kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm và đây cũng là ngày cuối cùng của năm. Số tối đa là 99 999 999. Các số hóa đơn được viết theo thứ tự liên túc, từ nhỏ đến lớn và không ngắt quãng.

Cũng có trường hợp một số đơn vị không lập theo nguyên tắc như trên thì cần đảm bảo số hóa đơn phải tăng theo thời gian. Mỗi số hóa đơn chỉ được sử dụng một lần duy nhất, không được phép lặp lại, tối đa 8 chữ số.

>>Quy định về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thế nào là đúng?

Quy định về mẫu số hóa đơn

Sẽ có 5 loại hóa đơn bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý và tem, vé, thẻ. Mỗi loại hóa đơn này lại có một ký hiệu khác nhau, cụ thể:

• Số 1 dùng để ký hiệu cho mẫu hóa đơn giá trị gia tăng
• Số 2 là mẫu hóa đơn phản ánh loại hóa đơn bán hàng
• Số 3 là mẫu hóa đơn của phiếu xuất kho kiêm vận chuyển chuyển điện tử
• Số 4 là mẫu hóa đơn khác như tem, vé, thẻ điện tử

Như vậy, mỗi loại hóa đơn được ký hiệu bằng những số khác nhau để phân biệt. Vậy tối đa 8 chữ số có trong mẫu hóa đơn bao gồm những gì? Có các số với thành phần sau:

• 6 ký tự đầu tiên lấy theo loại hoá đơn, ví dụ 01GTKT là loại hóa đơn giá trị gia tăng
• 1 kí tự tiếp theo hiển thị số liên của hoá đơn, bắt đầu từ 0
• 1 kí tự tiếp theo là “/”. Nó đứng giữa số thứ tự và số liên
• 3 kí tự tiếp theo là Số thứ tự mẫu hoá đơn, ví dụ 001

Như vậy, tổng hợp lại ta có ví dụ về mẫu số hóa đơn điện tử chính là 01GTGT0/001. Với tem, phiếu, thẻ thì có thể tự nhập thông tin.

Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử

Bên cạnh mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử hẳn là một khái niệm không mới với những người làm kế toán song lại khá mới lạ với những người mới bước chân vào nghề hoặc mới bắt đầu biết đến hóa đơn. 

Ký hiệu hóa đơn điện tử không phải là ký hiệu xuất hiện ngẫu nhiên, muốn viết thế nào cũng được mà nó thể hiện và được quy định trong pháp luật. Cụ thể được quy định như sau.

Ký hiệu hóa đơn sẽ bao gồm 6 ký tự. Cũng giống như số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn cũng bao gồm cả số và cả chữ viết. Nó có ý nghĩa phản ánh về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc năm lập hóa đơn. Các ký tự có ý nghĩa như sau:

• 1 chữ cái đầu tiên là C hoặc K. Nó có ý nghĩa đây là hóa đơn của đơn vị có mã số thuế hoặc không có mã số thuế. Cụ thể, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế còn C là ngược lại, có mã của cơ quan thuế.
• 2 ký tự tiếp theo là chữ số. Đây là năm lập hóa đơn, thể hiện số cuối cùng của năm dương lịch. Ví dụ năm 2021 thì chỉ lấy số 21 đưa vào ký hiệu hóa đơn điện tử và người xem mặc định đó là năm hóa đơn được lập.
• 1 ký tự tiếp theo là chữ cái. Có 4 loại chữ tương ứng với loại hình kinh doanh, cụ thể: Chữ T là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, hộ/cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh doanh đăng ký với mã số thuế. Chữ D là hóa đơn điện tử đặc thù, không nhất thiết phải có tiêu thức, do doanh nghiệp hoặc các nhân, tổ chức đăng ký sử dụng. TIếp theo là chữ L chỉ hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp cho những lần phát sinh. Cuối cùng là chữ M, có ý nghĩa là hóa đơn điện tử được in ra từ máy tính tiền. 
• 2 ký tự cuối cùng do người bán tự căn cứ điền vào theo nhu cầu quản lý. 2 ký tự này đa phần các công ty, doanh nghiệp sẽ cần quản lý chặt chẽ hơn sẽ điền, nhưng có những trường hợp hộ gia đình, cá nhân kinh doanh không có nhu cầu quản lý thì hoàn toàn có thể đánh là YY.

Vị trí đặt mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử ở đâu?

Đây cũng là một băn khoăn phổ biến không phải của riêng ai. Việc mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử đặt ở đâu đóng vai trò quan trọng.

Thực ra, không có một quy định cụ thể nào về việc đặt vị trí của 2 thông tin này. Tuy nhiên, nó là thông tin quan trọng dùng để tra cứu và quản lý, đặc biệt là những đơn vị có việc xuất và kiểm tra hóa đơn thường xuyên, nhiều. Chính vì thế có 2 vị trí mà các mẫu hóa đơn thường sử dụng. 

Đó là các vị trí sau:

• Phía bên phải của hóa đơn. 2 thông tin này đặt hàng trên và hàng dưới của nhau
• Ở vị trí dễ nhận biết nhất, có thể ở vị trí ngay đầu, dưới tiêu đề.

Như vậy, đó là 2 vị trí thông dụng nhất để đặt mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử.

>>4 Lưu ý khi lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Những nội dung nào bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Ngoài mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử là thông tin bắt buộc, chúng ta còn thấy những thông tin sau bắt buộc phải có ở trong hóa đơn điện tử xuất cho khách hàng.

Cụ thể bao gồm:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán: thông tin này bắt buộc phải có. Nó được ghi dựa theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế…
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế): thông tin này cũng cần phải ghi đúng giống như thông tin của người bán. Trong trường hợp người mua có mã số thuế thì bắt buộc phải ghi vào. Với người nước ngoài thì thay thông tin về địa chỉ người mua thành số hộ chiếu, quốc tịch hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh.

• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thuế suất thuế GTGT và thành tiền: thông tin này cũng quan trọng không kém và được xem là phần quan trọng nhất của hóa đơn điện tử. Ở đó sẽ xuất hiện thông tin về hàng hóa, dịch vụ mà người bán và người mua thống nhất với nhau.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua: thong tin này cũng bắt buộc cần phải có. Nó thể hiện cam kết và sự đồng thuận của người mua và người bán thông qua chữ ký. Có thể sử dụng chữ ký cá nhân hoặc chữ ký điện tử.
• Thời gian: Yếu tố về mặt thời gian cũng là thông tin quan trọng, không được bỏ qua bởi nó xác định thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn. Ở đó sẽ có ngày tháng năm cụ thể.

XEM THÊM:

• Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Tìm hiểu ngay!
• Dịch Vụ In hóa đơn điện tử viettel

Như vậy, trong hóa đơn điện tử, các thông tin về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn được quy định cụ thể trong luật. Các đơn vị kinh doanh, cá nhân, hộ gia đình khi thực hiện việc viết hóa đơn cần đảm bảo các nguyên tắc như bài viết trên đã hướng dẫn. Cần thêm thông tin về hóa đơn điện tử, khách hàng có thể truy cập website hoadondientuvt.vn hoặc liên hệ trực tiếp 18008000 Bên cạnh các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử, còn rất nhiều thông tin hữu ích khác và dịch vụ thích hợp dành cho đông đảo khách hàng.