Hóa đơn điện tử hiện đang được sử dụng rất nhiều hiện nay đối với các tổ chức, cá nhân và hộ kinh doanh. Vậy thế nào là hóa đơn điện tử và Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung gì? Cùng tìm hiểu ngay qua bài viết sau đây các bạn nhé.

XEM THÊM:

Thế nào là hóa đơn điện tử?

Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn mới, còn khá xa lạ đối với nhiều hộ, cá nhân kinh doanh. Việc tìm hiểu rõ khái niệm về loại hóa đơn này sẽ tạo nhiều điều kiện thuận lợi trong việc kinh doanh.

Hóa đơn điện tử là một tập hợp của tất cả các dữ liệu liên quan đến việc bán hàng, cung cấp sản phẩm hàng hóa, dịch vụ. Những thông tin này sẽ được tạo lập, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng những phương tiện điện tử.

Trong hóa đơn điện tử bao gồm nhiều loại hóa đơn như hóa đơn GTGT và xuất khẩu, giấy tờ thu phí của ngân hàng, chứng từ của việc thu phí vận tải,…

Khi thành lập hóa đơn điện tử, hộ, cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh cần phải đảm bảo được rằng những loại hóa đơn này phải được lập đúng theo trình tự thời gian chuẩn và chỉ được lập 1 lần duy nhất, không được tái lập thêm bất cứ lần nào nữa.

Thế nào là hóa đơn điện tử có mã xác thực?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã và số hóa đơn bởi cơ quan thuế, thực hiện thông qua hệ thống cấp mã xác thực.

Sau khi được cấp mã cùng với số hóa đơn xác thực, người bán sẽ phải thực hiện việc ký ngay trên hóa đơn điện tử.

>>15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử

Điều kiện cần có của một hóa đơn điện tử

Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về những điều kiện cần phải có khi lập hóa đơn điện tử, nếu không đạt được những điều kiện sau đây thì hóa đơn điện tử của bạn sẽ không được công nhận về mặt pháp lý:

Hóa đơn điện tử cần phải chứa đựng những thông tin chính xác và đáng tin cậy nhất, thông tin cần được đầy đủ khi xuất ra hóa đơn điện tử.
Có thể truy cập đầy đủ thông tin khi cần thiết, thông tin cần phải hoàn chỉnh nhất.
Chỉ được phát sinh những thay đổi về mặt hình thức trong quá trình lưu trữ và quản lý thông tin tại hóa đơn điện tử, ngoài ra thì các thay đổi về thông tin sẽ không được chấp nhận.

Những nội dung của hóa đơn điện tử

Bên trong hóa đơn điện tử sẽ bao gồm những nội dung như thế nào? Hóa đơn phải bao gồm những nội dung, thông tin sau đây:

Tên và ký hiệu, ký hiệu mẫu của hóa đơn, số thứ tự theo đúng như quy định của Bộ Tài chính dành cho hóa đơn điện tử.
Tên và địa chỉ liên lạc, mã số thuế của người bán lẫn người mua.
Tên, số lượng bán và đơn vị tính, đơn giá bán ra của hàng hóa, tổng thành tiền.

Một số điều kiện khi khởi tạo và cung cấp hóa đơn điện tử

Tiếp theo, hãy cùng đến với những điều kiện dành riêng cho người khởi tạo cũng như tổ chức cung cấp những giải pháp của hóa đơn điện tử.

>>Tổng hợp quy định về lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Nghị định 119

Điều kiện dành cho người khởi tạo hóa đơn điện tử

Đối với người khởi tạo hóa đơn điện tử, bạn phải đáp ứng những điều kiện sau đây:

Là người có đủ điều kiện để khởi tạo một hóa đơn điện tử, khai thuế, thực hiện thuế thông qua phương tiện điện tử hoặc giao dịch với ngân hàng bằng cách sử dụng các giải pháp điện tử.
Có cơ sở vật chất, đường truyền và những thiết bị thông tin đảm bảo đáp ứng được việc tạo lập, quản lý và kiểm soát được các hóa đơn điện tử.
Sở hữu chữ ký điện tử đúng với quy định của pháp luật.
Sở hữu đội ngũ nhân viên đảm nhận nhiệm vụ thực hiện hóa đơn điện tử có trình độ tốt, có thể thực thi trách nhiệm tạo lập, quản lý hóa đơn.
Sở hữu hệ thống lưu trữ dữ liệu đúng với chuẩn mực.
Có quy trình hợp chuẩn, đảm bảo có thể sao lưu và phục hồi toàn bộ dữ liệu khi hóa đơn điện tử gặp phải sự cố.
Phần mềm bán hàng hóa cùng với phần mềm kế toán cần phải được kết nối với nhau. Những thông tin về sản phẩm, dịch vụ phải được đồng bộ tự động vào phần mềm của kế toán khi thực hiện việc tạo lập hóa đơn điện tử.

*Điều kiện của người khởi tạo hóa đơn điện tử*

>>Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Tìm hiểu ngay!

Điều kiện dành cho tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Vậy những tổ chức cung cấp những giải pháp về hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng đầy đủ những điều kiện gì Hãy cùng “điểm danh” một số ý chính sau đây nhé.

Là những doanh nghiệp được sự công nhận, cấp phép hoạt động các lĩnh vực thuộc về những giao dịch điện tử trong ngành ngân hàng, những lĩnh vực liên quan đến ngành công nghệ thông tin.
Đã từng thực hiện những dự án giải pháp về công nghệ thông tin giữa nhiều tổ chức với nhau.
Sở hữu phần mềm chuyên tạo lập, lưu trữ và quản lý những hóa đơn điện tử đạt chuẩn, quy định của pháp luật.
Có đội ngũ nhân viên và trang thiết bị đạt chuẩn, đảm bảo có thể triển khai những giải pháp về mặt công nghệ và điện tử một cách tốt nhất, đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp.
Sở hữu quy trình quản lý, lưu trữ và sao lưu dữ liệu đạt chuẩn, đảm bảo có thể quản lý và phục hồi toàn bộ dữ liệu khi cần thiết, đặc biệt là khi có xảy ra sự cố.
Có thể phát hiện và ngăn chặn kịp lúc những sự xâm nhập bất hợp pháp từ bên ngoài vào cổng thông tin, bảo vệ dữ liệu của các bên tham gia vào hóa đơn điện tử.
Lập văn bản báo cáo với cơ quan thuế về những doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử và số hóa đơn theo định kỳ 6 tháng 1 lần.

*Điều kiện của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử*

Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử

Tại mục này, các bạn sẽ được tóm tắt những thông tin về việc chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử.

Đối tượng áp dụng của Thông tư

Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử được áp dụng với những đối tượng sau đây:

Những doanh nghiệp được thành lập theo như quy định của pháp luật: Các công ty tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần và công ty hợp danh.
Các tổ chức hoạt động dựa trên luật của hợp tác xã.
Các hộ, cá nhân kinh doanh và một số tổ chức khác.
Những tổ chức và cá nhân mua sản phẩm và dịch vụ.
Các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho hộ, cá nhân, tổ chức kinh doanh.
Cơ quan và những tổ chức có liên quan đến việc quản lý thuế.

Nội dung của hóa đơn điện tử

Trong Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, nội dung của hóa đơn nhấn mạnh vào những phần sau đây:

Tên hóa đơn, ký hiệu và ký hiệu mẫu số hóa đơn, số của hóa đơn.
Tên, địa chỉ liên lạc và mã số thuế của người bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Tên, địa chỉ liên lạc cùng với mã số thuế của người mua hàng hóa, dịch vụ.
Tên, số lượng hàng hóa, dịch vụ cũng như đơn vị tính, đơn giá của hàng hóa.
Chữ ký số cùng với chữ ký điện tử của cả 2 bên mua và bên bán.
Thời gian tạo lập của hóa đơn điện tử.
Mã số của hóa đơn điện tử.

Như vậy, bài viết trên đã cung cấp đầy đủ thông tin về việc chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử. Và để tìm hiểu thêm nhiều thông tin khác về hóa đơn điện tử, hãy truy cập ngay vào trang web Sinvoice Viettel liên hệ ngay tới Hotline: 18008000