Tổng hợp quy định về lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Nghị định 119

Nghị định 123 quy định về hóa đơn, chứng từ được chính phủ ban hành vào ngày 19/10/2020. Nghị định sẽ chính thức có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2022. Theo đó nội dung nghị định có những quy định mới so với nghị định 119, quy định hiện hành về lập hóa đơn điện tử. Vậy cụ thể như thế nào? Ngay bây giờ bạn có thể tham khảo tổng hợp quy định về lập hóa đơn điện tử theo nghị định 123 và nghị định 119 để có được sự chủ động cần thiết.  

Quy định về số hóa đơn điện tử

Số hóa đơn điện tử khi lập gồm 7 chữ số từ (0000001-9999999). Đây là ghi nhận theo quy định hiện hành. Đặc biệt luật hiện hành cũng nêu rõ doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Trong đó, thông báo thể hiện rõ số lượng hóa đơn phát hành (từ số – đến số). Đồng thời doanh nghiệp chỉ được phát hành hóa đơn điện tử trong dãy số thông báo. Phát hành đúng thứ tự từ nhỏ tới lớn.  Tuy nhiên nghị định 123 và nghị định 119 có quy định khác về số hóa đơn điện tử.

Số hóa đơn theo nghị định 119, thông tư 68/2019/TT-BTC

Nghị định có quy định số hóa đơn điện tử lập gồm tối đa 8 chữ số. Trong đó chữ số bắt đầu twd 1 – 99999999. Đặc biệt doanh nghiệp không phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Thay vào đó, hóa đơn điện tử được đánh số từ số 1  đến số 99 999 999. Hoặc số hóa đơn có thể bắt đầu từ ngày sử dụng hóa đơn đến kết thúc ngày 31/12 tối đa.

Ngoài ra, số hóa đơn được đánh theo thứ tự từ nhỏ đến lớn một cách liên tục. Sang năm tiếp theo việc đánh số lại quay vòng từ số 1. Riêng trường hợp hóa đơn điện tử không lập theo nguyên tắc nghị định nêu trên thì cần tuân thủ nguyên tắc tăng thời gian. Mỗi số hóa đơn điện tử chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất. Đồng thời số hóa đơn điện tử tối đa 8 chữ số.  

Số hóa đơn theo quy định của nghị định 123

Nghị định 123 có quy định rõ ràng về số hóa đơn điện tử. Theo đó số hóa đơn điện tử khi lập phải đảm bảo các điều kiện như sau:

• Có tối đa 8 chữ số (1 – 99999999)
• Số hóa đơn điện tử bắt đầu với số 0 tính từ ngày bắt đầu sử dụng hoặc ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 với tối đa đến 99999999

Ngoài ra, trong một số trường hợp hóa đơn điện tử được lập không theo nguyên tắc ở trên. Tuy nhiên nếu trường hợp này thì hệ thống lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo các nguyên tắc cơ bản. Bao gồm:

• Lập theo nguyên tắc tăng theo thời gian
• Mỗi số hóa đơn điện tử chỉ được lập & sử dụng một lần duy nhất
• hóa đơn điện tử tối đa có 8 chữ số

>>15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử

Quy định thời điểm ký số hóa, lập hóa đơn điện tử

Theo nghị định 119, thông tư 68/2019/TT-BTC

Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định dựa vào thời điểm doanh nghiệp bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử. Thời điểm lập hóa đơn điện tử sẽ hiển thị định dạng ngày tháng năm. Đồng thời kèm theo đó là phù hợp hướng dẫn thông tư 68/2019/TT-BTC. Cụ thể ngay tại điều 4 có quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử ở một số trường hợp như sau:

• Đối với trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hay bàn giao hạng mục, từng công đoạn thì xác định theo quy định của nghị định 119. Ngay tại khoản 1, 2, 3 điều 7 của nghị định.
• Đối với trường hợp lĩnh vực xây dựng, lắp đặt thì thời điểm ký số hóa, lập hóa đơn điện tử là lúc nghiệm thu, bàn giao. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa đều phải thực hiện.
• Đối với lĩnh vực tìm kiếm thăm dò hay khai thác dầu mỏ,…thì thời điểm lập hóa đơn điện tử sẽ tuân thủ quy định 119. Ngay khoản 1, 3 điều 7 của nghị định. Không phân biệt đã thực hiện việc thu tiền hay chưa.

Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP

Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử theo nghị định 123 là xác định khi người mua và người bạn dùng chữ ký số để ký. Trong đó thời điểm sẽ được hiển thị dưới dạng ngày tháng năm dương lịch. Riêng trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số khác thời điểm lập thì việc xác định thời điểm khai thuế sẽ là thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Quy định về bảng kê khai khi lập hóa đơn điện tử

Bảng kê khai hóa đơn là vấn đề gắn liền trong quá trình lập hóa đơn thông thường. Tuy nhiên với hóa đơn điện tử thì quy định này không còn hiệu lực. Theo đó giữa nghị định 119 và nghị định 123 của chính phủ có những quy định khác biệt về bảng kê khai hóa đơn điện tử. Vậy cụ thể khác biệt như thế nào? Ở đây bạn có thể nắm bắt quy định theo nội dung từng nghị định như sau:

Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP

 Nghị định 119 có nội dung quy định doanh nghiệp không cần đến bảng kê khai lập hóa đơn điện tử. Nghĩa là khi xuất  bán hàng hóa số lượng lớn thì doanh nghiệp không được lập hóa đơn điện tử kèm bảng kê khai hàng hóa giấy cho người mua. Thay vào đó doanh nghiệp cần phải lập hóa đơn điện tử nhiều trang.

Tuy nhiên nghị định cũng nêu rõ khi doanh nghiệp thể hiện danh mục hàng hóa trên hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang thì cần đảm bảo nguyên tắc. Chính xác thì các trang hóa đơn điện tử sau phải đảm bảo những vấn đề quan trọng như là:

• Có cùng số hóa đơn với trang hóa đơn điện tử đầu tiên. Thông thường sẽ được hệ thống máy cấp tự động
• Trùng khớp các thông tin của người bán, khách hàng với trang hóa đơn điện tử đầu tiên. Bao gồm như cùng tên, địa chỉ, MST.
• Có cùng mẫu, ký hiệu hóa đơn với trang đầu
• Kèm ghi chú tiếp theo trang trước – địa chỉ trang. Thông tin này viết tiếng Việt không dấu. Ví dụ “tiep theo trang truoc – trang X/Y”. Ở đây X là số thứ tự trang hóa đơn điện tử còn Y là tổng số trang của hóa đơn điện tử đó.

Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP

Nghị định 123/2020/NĐ-CP có những điều chỉnh mới liên quan đến bảng kê khai lập hóa đơn điện tử. Theo đó nội dung nghị định nêu rõ doanh nghiệp được sử dụng bảng kê trong trường hợp xuất bán hàng hóa lớn theo kỳ. Đặc biệt bảng kê sẽ giúp doanh nghiệp liệt kê đầy đủ các hàng hóa, dịch vụ xuất bán.

Tuy nhiên nghị định 123 cũng quy định bảng kê phải kèm theo hóa đơn điện tử. Đồng thời bảng kê phải được lưu trữ cùng hóa đơn. Như vậy thì khi có quan chức năng thực hiện các cuộc điều tra sẽ có căn cứ đối chiếu.

>>Tải ngay mẫu biên bản điều chỉnh hóa 

Quy định về trường hợp ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là vấn đề được điều chỉnh tại nội dung nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó nếu dựa vào quy định của nghị định 119 thì không có ghi nhận về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử. Tuy nhiên trong nghị định 123 mới nhất được ban hành thì chính phủ đã có những quy định rõ ràng hơn.

Cụ thể ngay tại khoản 3 điều 37 của nghị định 123 có quy định. Nội dung điều khoản có nêu rõ các vấn đề liên quan bao gồm như sau:

• Hình thức ủy nhiệm
• Nội dung văn bản ủy nhiệm
• Thông báo ủy nhiệm
• Trách nhiệm của hai bên khi ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
• …

Chúng tôi vừa tổng hợp quy định về lập hóa đơn điện tử theo nội dung nghị định 123 và nghị định 119. Bạn hãy bỏ túi những quy định, thông tin mới nhất để có thể chủ động trong quá trình lập hóa đơn điện tử hiện nay. Riêng trường hợp bạn muốn cập nhật thêm các quy định mới của nghị định 123/2020/NĐ-CP hãy liên hệ chúng tôi. Hoặc quan trọng hơn bạn đang tìm đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đừng quên kết nối Sinvoice Viettel qua thông tin  hotline 18008000 hoặc truy cập tại website https://hoadondientuvt.vn/