Cách hủy hóa đơn tự in đã thông báo phát hành nhưng không tiếp tục sử dụng

Bạn đang thắc mắc không biết huỷ hoá đơn tự in đã thông báo phát hành nhưng không tiếp tục sử dụng như thế nào đúng theo quy định pháp luật? Hãy cùng Phần mềm hóa đơn Viettel tham khảo về quy trình chi tiết cách huỷ hoá đơn tự in ngay trong bài viết này nhé.  

Hoá đơn tự in là gì?

Hoá đơn giá trị gia tăng là loại hoá đơn được sử dụng phổ biến trong các hoạt động kinh doanh, mua bán hàng ngày. Hoá đơn này được sử dụng để chứng minh các giao dịch cũng như phục vụ quá trình kiểm tra và thực hiện nghĩa vụ đóng thuế của đơn vị kinh doanh. Cơ quan nhà nước Việt Nam ban hành nhiều hình thức in hoá đơn khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp trong đó hoá đơn tự in là loại thông dụng từ lâu.

Đối với những đơn vị kinh doanh sử dụng hoá đơn tự in sẽ được nhà nước cấp phép in hoá đơn theo quy định. Còn đối với dạng hoá đơn đặt in nghĩa là bạn sẽ sử dụng hoá đơn được nhà nước in sẵn và bán lại hoặc cung cấp lại cho doanh nghiệp. 

Những đơn vị kinh doanh nào được sử dụng hoá đơn tự in 

Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định rõ các đối tượng kinh doanh được cấp phép tự in hoá đơn bao gồm: 

• Doanh nghiệp thuộc các khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất,…
• Doanh nghiệp có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng và được thành lập từ ngày 1/6/2014
• Đơn vị kinh doanh chưa vi phạm các quy định về thuế hoặc các vi phạm liên quan đến kinh doanh tại thời điểm yêu cầu phát hành hoá đơn tự in lần đầu.
• Các doanh nghiệp có doanh thu bán hàng và hoá đơn mua hàng

Những trường hợp nào cần huỷ hoá đơn tự in 

Trường hợp huỷ hoá đơn tự in do lỗi sai thông tin 

Hoá đơn tự in được thực hiện bởi các đơn vị kinh doanh nên trong quá trình in có thể thông tin bị sai sót, nhầm lẫn. Tuy nhiên đây là loại hoá đơn giá trị gia tăng quan trọng liên quan đến thuế nên khi in sai hoá đơn các doanh nghiệp cần thực hiện huỷ và có nhiệm vụ giải trình với cơ quan thuế. Theo quy định của thông tư thì mỗi hoá đơn tự in sẽ được cấp 1 mã hoá đơn khác nhau và khi đơn vị kinh doanh xuất hoá đơn thì những thông tin trên hóa đơn này sẽ tự động cập nhật vào hệ thống sổ cái. 

Nếu thông tin có sai lệch sẽ không được sửa trực tiếp trên sổ cái mà cần có chứng nhận huỷ hoá đơn tự in bị lỗi. Đây là quy định bắt buộc tất cả các đơn vị kinh doanh sử dụng hoá đơn tự in phải tuân thủ. Khi hoá đơn in bị lỗi các tổ chức kinh doanh có thể in lại hoá đơn mới cho khách hàng và phải thực hiện huỷ hoá đơn lỗi trong khoảng thời gian theo quy định của pháp luật.

>>Hướng dẫn hủy bỏ, lập lại, điều chỉnh hóa đơn điện tử đã xuất

Trường hợp huỷ hoá đơn tự in không tiếp tục sử dụng

Hiện nay, hoá đơn điện tử đã được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến hơn theo khuyến khích chuyển đổi của chính phủ. Vì thế để chuyển đổi sang hình thức in hoá đơn giá trị gia tăng khác thì doanh nghiệp cần huỷ hoá đơn tự in đã thông báo phát hành nhưng không tiếp tục sử dụng. Nghĩa là bạn sẽ phải thực hiện các thủ tục huỷ hoàn toàn các hóa đơn tự in theo các quy định của nhà nước. 

Ngoài việc chuyển đổi hình thức sử dụng hoá đơn thì nếu doanh nghiệp chuyển đổi hình thức kinh doanh và không tiếp tục sử dụng hoá đơn tự in cũng cần thực hiện quy trình huỷ hoá đơn. Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp nhận được thông báo hoá đơn tự in hết hạn hoặc hết giá trị sử dụng thì doanh nghiệp cần có nghĩa vụ thực hiện huỷ hoá đơn tự in.

XEM THÊM:

• Quy định về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thế nào là đúng?

Quy định pháp luật về huỷ hoá đơn tự in nhưng không tiếp tục sử dụng

Thời hạn huỷ hoá đơn tự in 

Khi doanh nghiệp có hoá đơn tự in cần hủy do các lý do như sai thông tin, in trùng, mất hoá đơn,… phải thực hiện huỷ hoá đơn trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Bắt buộc tất cả các hoá đơn tự in cần được khai báo và giải trình chi tiết đến cơ quan thuế trong thời gian được quy định nhằm đảm bảo quy trình kiểm tra và truy thu thuế. 

Trong trường hợp đối với các hóa đơn tự in được thông báo hết hạn hoặc không còn giá trị sử dụng thì doanh nghiệp phải tiến hành hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ khi nhận được thông báo của cơ quan thuế. Điều này được quy định nhằm đảm bảo các hoá đơn hết hạn sử dụng được xử lý đúng quy trình tránh các trường hợp gian lận.

Những vi phạm trong quy trình huỷ hoá đơn bị phạt

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá thể kinh doanh không tuân thủ các quy định về việc hỏi hoá đơn tự in sẽ chịu trách nhiệm như:

• Phạt cảnh cáo đối với các trường hợp huỷ hoá đơn chậm trễ từ 1 đến 5 ngày so với thời hạn quy định cũng như lần đầu vi phạm về quy trình huỷ hoá đơn.
• Phạt tiền từ 2.000.000 VNĐ đến 4.000.000 VNĐ đối với các vi phạm không huỷ hoá đơn tự in khi quá thời hạn từ 1 đến 10 ngày; không huỷ các hoá đơn đã phát hành nhưng hết hạn giá trị sử dụng nhưng chưa lập hoá đơn; không huỷ các hoá đơn đã hết thời hạn 
• Phạt tiền từ 4.000.000 VNĐ đến 8.000.000 VNĐ cho các trường hợp không huỷ hoá đơn đúng theo quy trình của nhà nước đã quy định; huỷ hoá đơn chậm trễ kể từ ngày thứ 11 sau khi hết hạn huỷ; không huỷ hoá đơn hết hạn, hết giá trị sử dụng; huỷ các hoá đơn không đúng theo quy định.

Hồ sơ cần chuẩn bị để huỷ hoá đơn tự in đã phát hành

Khi doanh nghiệp có nhu cầu huỷ hoá đơn tự in cần chuẩn bị một số hồ sơ theo quy định của cơ quan thuế để tiến hành quy trình huỷ hoá đơn. Dưới đây là một số hồ sơ cần chuẩn bị và bạn có thể tham khảo thêm thông tin tư vấn trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

• Thư quyết định thành lập Hội đồng huỷ hoá đơn nêu rõ những thành viên của hội đồng, lý do huỷ hoá đơn, ngày thành lập hội đồng,… Có sự xác nhận của kế toán trưởng và đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Những hộ hoặc cá nhân kinh doanh sẽ được miễn thành lập hội đồng huỷ hoá đơn tự in.
• Danh sách kiểm kê hoá đơn cần huỷ theo mẫu quy định
• Biên bản ghi nhận chi tiết quy trình huỷ hoá đơn do thư ký lập và có xác nhận của các thành viên doanh nghiệp tham gia huỷ hoá đơn
• Thông báo huỷ hoá đơn với các thông tin chi tiết như: loại hoá đơn, mã số hoá đơn, số lượng hoá đơn, ngày và giờ thực hiện huỷ, lý do huỷ trình bày chi tiết cho từng mã hoá đơn và phương pháp huỷ được thông qua hội đồng huỷ hoá đơn tự in

Khi tiến hành các hồ sơ huỷ hoá đơn thì doanh nghiệp cần thực hiện tiêu chuẩn 2 bản gồm 1 bản lưu tại doanh nghiệp để giải trình, đối chiếu khi cần thiết và 1 bản được sử dụng để nộp đến cơ quan thuế nhà nước. Doanh nghiệp có nhiệm vụ nộp bộ hồ sơ này đến cơ quan thuế chậm nhất 5 ngày kể từ khi gửi thông báo huỷ cho cơ quan này. 

>> Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Tìm hiểu ngay!

Quy trình huỷ hoá đơn tự in mà các tổ chức cần biết 

Bước 1: Lập hội đồng huỷ hoá đơn 

Hội đồng hủy hoá đơn sẽ được thành lập ngay tại doanh nghiệp với các nhân viên có trách nhiệm liên quan đến hoá đơn đã được phát hành và cần thực hiện huỷ. Hội đồng huỷ hoá đơn có nhiệm vụ tiến hành lập bản kiểm kê các hóa đơn cần huỷ, tiến hành hủy hóa đơn và thông báo kết quả huỷ hoá đơn. Tất cả các thành viên của hội đồng có nghĩa vụ huỷ hoá đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật về quy trình huỷ hoá đơn.

Hội đồng này sẽ bao gồm các vị trí như:

• Người xuất hoá đơn tự in
• Kế toán trưởng 
• Đại diện pháp luật của đơn vị kinh doanh theo quy định 
• Ban thư ký ghi nhận quy trình huỷ hoá đơn

Bước 2: Lập danh sách kiểm kê các hóa đơn tự in cần thực hiện huỷ

Tất cả các hoá đơn tự in cần được huỷ sẽ được trình bày và kiểm kê chính xác từng thông tin minh bạch bao gồm:

• Loại hoá đơn
• Mã số hoá đơn 
• Số lượng hoá đơn cần hủy ghi nhận theo dạng từ mã số hoá đơn … đến mã số hoá đơn… 
• Lý do huỷ hoá đơn (đối với các hoá đơn có lý do huỷ khác nhau sẽ phải trình bày chi tiết tương ứng với từng mã hoá đơn) 

Danh sách này cần thực hiện kỹ lưỡng và kiểm tra chính xác để tránh các trường hợp sai sót, nhầm lẫn. Những thành viên trong hội đồng huỷ hoá đơn phải nhất trí về lý do huỷ cũng như xem xét rõ các lý do huỷ hoá đơn. Khi danh sách kiểm kê hoàn chỉnh bắt buộc có xác nhận của kế toán trưởng và đại diện pháp luật của đơn vị kinh doanh.

Bước 3: Lập biên bản huỷ hoá đơn theo quy định pháp luật

Sau khi danh sách kiểm kê hoá đơn tự in cần huỷ được lập hoàn chỉnh thì hội đồng huỷ hoá đơn tự in sẽ tiến hành lập biên bản huỷ hoá đơn. Trong biên bản này cần nêu rõ các nội dung bao gồm:

• Các thành viên trong hội đồng huỷ hoá đơn
• Loại hoá đơn cần huỷ 
• Mã số hoá đơn, ký hiệu hoá đơn
• Lý do huỷ hoá đơn
• Số lượng hoá đơn 
• Phương pháp huỷ hoá đơn như cắt góc, xé nhỏ, xử lý bằng máy huỷ giấy, đốt hoá đơn,… 
• Chữ ký xác nhận của tất cả các thành viên trong hội đồng huỷ hoá đơn
• Dấu mộc và chữ ký của kế toán trưởng và đại điện pháp luật của đơn vị kinh doanh

Bước 4: Thông báo huỷ hoá đơn

Doanh nghiệp sau khi hoàn thành các quy trình huỷ hoá đơn sẽ thực hiện phát hành thông báo huỷ hoá đơn đơn tự in đã phát hành nhưng không tiếp tục sử dụng. Thông báo huỷ hoá đơn sẽ được trình bày theo mẫu mà cơ quan thuế đã phát hành.

Khi hoàn thành thông báo huỷ hoá đơn, doanh nghiệp cần gửi bộ hồ sơ huỷ hoá đơn cùng thông báo huỷ hoá đơn đến cơ quan thuế để được tiến hành chứng nhận huỷ hoá đơn. Cùng với đó doanh nghiệp cũng cần sao lưu 1 bộ hồ sơ tại công ty để có thể đối chứng khi cần thiết.

Hy vọng những hướng dẫn hủy hóa đơn tự in đã thông báo phát hành nhưng không tiếp tục sử dụng trong bài viết trên của chúng tôi đã giúp bạn có thể thực hiện huỷ hoá đơn theo quy định của pháp luật. Nếu bạn có bất kỳ các thắc mắc về hoá đơn tự in hay hoá đơn điện tử thfi hãy tham khảo thêm nhiều bài viết bổ ích tại website Phần mềm hóa đơn Viettel hoặc liên hệ trực tiếp tới hotline 18008000

XEM THÊM: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng