Trong những năm gần đây các doanh nghiệp, công ty đã áp dụng và sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế cho hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích và hạn chế được những bất cập của hóa đơn giấy. Nhưng vì hóa đơn điện tử mang tính chất mới mẻ nên nhiều doanh nghiệp không biết sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? Khi có phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử làm thế nào để hủy bỏ hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật? Cách điều chỉnh hóa đơn điện tử ra sao? … Bài viết sau đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử và các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử.

XEM THÊM:

Dịch vụ hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử là giải pháp toàn diện cho các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và dịch vụ hóa đơn điện tử viettel thay cho hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian và công sức

Quy trình hủy bỏ hóa đơn điện tử đúng pháp luật

Mục đích của việc hủy bỏ hóa đơn điện tử: để giúp việc quyết toán và kê khai đúng pháp luật.

Sau một thời gian dài sử dụng, các doanh nghiệp sẽ tiêu hủy, hủy bỏ các loại hóa đơn điện tử cũ và không còn giá trị sử dụng để quyết toán và kê khai cho đúng pháp luật. Các doanh nghiệp hoàn toàn được phép tự hủy hóa đơn điện tử sau khi hết hạn lưu trữ theo luật kế toán, việc này không làm ảnh hưởng đến các loại hóa đơn điện tử còn thời hạn lưu trữ.

Lưu ý trong việc hủy hóa đơn điện tử:

Trong trường hợp này khi tiến hành hủy bỏ hóa đơn điện tử các doanh nghiệp cần rà soát, lọc lại thông tin trong các hóa đơn để tránh hủy nhầm các loại hóa đơn quan trọng hoặc bỏ sót các hóa đơn điện tử cần hủy trong file.

Doanh nghiệp hoặc khách hàng không được phép cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn trước khi tiêu hủy cho bên thứ 3 biết nhằm tránh rò rỉ thông tin và tránh những rủi ro có thể gặp phải.

Nếu hóa đơn điện tử có sai sót vẫn có thể hủy và tạo lập hóa đơn mới thay thế nhưng phải theo quy định của pháp luật

Các bước hủy hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót

Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử thì trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử mà có sai sót cần xử lý theo đúng quá trình như sau:

Đối với hóa đơn điện tử có sai sót sau khi cấp mã của cơ quan thuế

+ Trường hợp 1: Bên bán hàng, dịch vụ chưa gửi hóa đơn điện tử cho người mua hàng, dịch vụ

Bước 1: Người bán thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04 về việc hủy hóa bán hàng hay hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

Bước 2: Người bán lập hóa đơn bán hàng mới , ký số, ký điện tử gửi đến cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

+ Trường hợp 2: Người bán hàng, dịch vụ đã gửi hóa đơn điện tử cho người mua hàng, dịch vụ

Bước 1: Giữa người bán và người mua phải lập thỏa thuận ghi rõ sai sót trên hóa đơn điện tử, và người bán thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 4.

Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử viettel mới, ký số, ký điện tử và gửi đến cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

+ Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện có sai sót trong hóa đơn điện tử viettel

Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu số 5.

Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 4 về việc hủy hóa đơn điện tử có sai sót trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế.

Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tửu gửi đến cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua.

Quá trình hủy hóa đơn điện tử đã lập cần tuân thủ theo các quy định của pháp luật

Đối với hóa đơn điện tử viettel không có mã của cơ quan thuế đã lập

+ Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua nhưng có sai sót

Bước 1: Người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 4.

Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, cơ quan thuế.

+ Trường hợp 2: Cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử

Bước 1: Cơ quan thuê thông báo cho người bán theo mẫu số 05

Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04 về việc hủy hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, cơ quan thuế.

Theo nghị định có 7 biểu mẫu cần có khi sử dụng hóa đơn điện tử, vui lòng xem và download tại đây nhé.

Trong đó:

Mẫu số 1: Tờ khai đăng ký/ thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Mẫu số 2: Thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử

Mẫu số 3: Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra

Mẫu số 4: Mẫu thông báo hủy hóa đơn điện tử

Mẫu số 5: Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát

Mẫu số 6: Mẫu đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Mẫu số 7: Thông báo về việc hết thời hạn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Điều chỉnh, hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử đã xuất

Khi doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử và phát hiện sai sót, cần xem xét các trường hợp để tiến hành điều chỉnh hủy bỏ hay lập lại hóa đơn điện tử đã xuất.

Thủ tục điều chỉnh hóa đơn điện tử

Trường hợp hóa đơn điện tử chỉ sai thông tin khách hàng nhưng đúng mã số thuế thì 2 bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn phải ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh đúng và có chữ ký của cả 2 bên mua và bán.

Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh như việc điều chỉnh tăng hay giảm số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất, tiền thuế….cho hóa đơn điện tử số…ký hiệu…ngày tháng năm.Sau đó ký điện tử, xuất hóa đơn điều chỉnh và gửi lại hóa đơn điện tử điều chỉnh cho người mua.

Thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập, gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế và nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin của khách hàng thì cần thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế.

Hai bên lập văn bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn điện tử thay thế có chữ ký đóng dấu của cả 2 bên mua và bên bán.

Thực hiện chức năng lập hóa đon điện tử thay thế và trên hóa đơn điện tử mới phải ghi rõ” Hóa đơn điện tửu này thay thế cho hóa đơn số…ký hiệu… ngày tháng năm” , ký điện tử, ký số và thông báo phát hành hóa đơn mới, gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua hàng, dịch vụ.

Thủ tục hủy hóa đơn, lập hóa đơn điện tử mới

Trường hợp hóa đơn điện tử sai sót và bên mua yêu cầu hủy hóa đơn, lập lại hóa đơn mới thì tiến hành hủy bỏ hóa đơn bằng biên bản hủy hóa đơn và lập lại hóa đơn mới.

Lập biên bản hủy bỏ-lập lại hóa đơn điện tử ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh cho đúng, có chữ ký và đóng dấu của bên mua và bên bán.

Thực hiện chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập bằng biên bản hủy hóa đơn điện tử.

Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “ hóa đơn này thay thế hóa đơn số…ký hiệu… ngày tháng năm. Và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới đến người mua

Khi hóa đơn điện tử đã xuất, việc điều chỉnh, hủy bỏ và lập hóa đơn mới không khó khăn mà lại cực kỳ đơn giản nhé.

Tham khảo bài viết về cách xóa hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm MeInvoice.vn tại đây

Các câu hỏi thường gặp của hóa đơn điện tử, và cục thuế TP Hồ Chí Minh giải đáp các thắc mắc của doanh nghiệp về hóa đơn điện tử, các bạn tham khảo tại đây nhé.