Hiện nay, theo quy định của cơ quan thuế, các công ty, doanh nghiệp sẽ phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, việc thay đổi địa chỉ, tên công ty là tình huống thường gặp với nhiều doanh nghiệp. Khi thay đổi địa chỉ, tên công ty, doanh nghiệp cũng sẽ phải đăng ký thay đổi trên cơ quan thuế để trùng khớp dữ liệu sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy cách thay đổi thế nào? Hãy cùng tìm hiểu dưới đây nhé.
Quy định của tổng cục thuế khi thay đổi địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn điện tử
Hiện nay, sử dụng hóa đơn điện tử là một thay đổi mới trong quy trình quản lý thuế của cơ quan thuế. Các công ty, doanh nghiệp sẽ dần thay đổi từ việc sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Đây là một thay đổi có lợi cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử cực kỳ tiện lợi và có nhiều ưu điểm nổi trội.
Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ, tên công ty thì cũng sẽ phải thay đổi đăng ký địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn điện tử. Nhằm giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng thay đổi, Tổng cục Thuế đã có các quy định cụ thể và rõ ràng.
Cụ thể, cơ quan quản lý thuế đã ban hành thông tư 32 của bộ Tài chính quy định về hóa đơn điện tử. Trong đó quy định, một hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng được các điều kiện:
- Thời điểm tạo hóa đơn, thông tin phải đầy đủ và chính xác.
- Thông tin trên hóa đơn có thể được truy cập và sử dụng khi phát sinh nhu cầu.
Trên hóa đơn điện tử, địa chỉ của doanh nghiệp là một thông tin cực kỳ quan trọng. Không chỉ giúp khai báo địa chỉ hoạt động của doanh nghiệp, đây còn là căn cứ để xác định cơ quan sẽ phụ trách quản lý doanh nghiệp đó. Do đó, khi thay đổi địa chỉ, công ty trên hóa đơn điện tử sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
- Thay đổi địa chỉ nhưng không đổi cơ quan thuế phụ trách quản lý
- Thay đổi địa chỉ dẫn tới việc thay đổi cơ quan thuế phụ trách quản lý.
Với mỗi trường hợp, quy trình xử lý, thay đổi sẽ có sự khác biệt. Trong trường hợp thay đổi, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo đáp ứng các điều kiện về hóa đơn hợp lý, quy định tại khoản 3.3 thông tư số 32/2011/ TT – BTC. Khi đó, hóa đơn của doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng để kê khai và khấu trừ theo quy định.
>>3 Điều cơ bản về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
Cách thay đổi địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn điện tử
Khi đăng ký địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn điện tử, sẽ có 2 trường hợp như trên xảy ra. Vậy cách thay đổi địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn điện tử thế nào? Hãy cùng tìm hiểu cách thay đổi cho từng trường hợp nhé.
Thay đổi địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn điện tử nhưng không thay đổi cơ quan thuế
Khi thay đổi địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan quản lý thuế có thẩm quyền. Nếu thay đổi địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần đăng ký thay đổi, sau đó sửa các thông tin đang được sử dụng trên hóa đơn điện tử.
Nếu doanh nghiệp chỉ thay đổi địa chỉ hoạt động sản xuất kinh doanh, thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử nhưng không đổi mã số thuế và không thay đổi cơ quan thuế quản lý thì sẽ phải nộp thông báo điều chỉnh. Đây sẽ là thông báo điều chỉnh phát hành thông tin hóa đơn điện tử.
Với trường hợp này, sẽ có 2 tình huống như sau:
Cơ quan thuế yêu cầu thay đổi mẫu hóa đơn điện tử
Khi nộp thông báo điều chỉnh thay đổi thông tin và phát hành thông tin hóa đơn mới tới cơ quan thuế, doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản trả lời trong thời hạn quy định. Lúc này, nếu cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp phát hành mẫu hóa đơn mới, hãy đăng ký thay đổi địa chỉ, tên công ty theo các bước sau:
- Bước 1: hủy các số hóa đơn điện tử theo mẫu sử dụng trước đây.
- Bước 2: liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đang sử dụng để cập nhật thay đổi tên và địa chỉ công ty trên GPSD. Đây là giấy phép sử dụng của hóa đơn điện tử. Sau khi thay đổi thành công, doanh nghiệp hãy cập nhật GPSD mới vào phần mềm quản lý của cơ quan quản lý thuế.
- Bước 3: tạo thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu mới.
- Bước 4: tra cứu xem thông báo thay đổi đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Thông thường, yêu cầu thay đổi sẽ được chấp thuận trong 2 ngày. Nếu chưa được chấp nhận thì doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Bước 5: sau khi thông báo đã được chấp nhận và đã hoàn tất mọi thủ tục với cơ quản thuế, trên website quản lý hóa đơn điện tử sẽ có trạng thái: đã có hiệu lực. Lúc này, tên công ty và địa chỉ của doanh nghiệp đã được thay đổi. Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử mới và sử dụng như bình thường.
Cơ quan thuế yêu cầu lập thông báo thay đổi, điều chỉnh thông tin
Nếu chỉ cần lập thông báo thay đổi và điều chỉnh thông tin, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: tạo thông báo điều chỉnh thay đổi địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn điện tử theo mẫu được phát hành tại TB04/AC.
- Bước 2: làm thủ tục với cơ quan thuế. Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, hãy liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đang sử dụng để được cập nhật GPSD mới. b
- Bước 3: tra cứu xem thông báo thay đổi đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Thông thường, yêu cầu thay đổi sẽ được chấp thuận trong 2 ngày. Nếu chưa được chấp nhận thì doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn và hỗ trợ.
- Bước 4: sau khi thông báo đã được chấp nhận và đã hoàn tất mọi thủ tục với cơ quản thuế, trên website quản lý hóa đơn điện tử sẽ có trạng thái: đã có hiệu lực. Lúc này, tên công ty và địa chỉ của doanh nghiệp đã được thay đổi. Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử mới và sử dụng như bình thường.
Với cả 2 trường hợp trên, doanh nghiệp cung cần lưu ý, sau khi đã thực hiện đủ các bước, doanh nghiệp nên liên hệ với chi cục thuế quản lý để hỏi xem có cần nộp bản cứng nữa không. Các chuyên viên sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hoàn tất cả thủ tục còn lại.
>>Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ, hợp pháp theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP?
Thay đổi địa chỉ, tên công ty dẫn tới thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Khi thay đổi tên công ty, địa chỉ trên hóa đơn điện tử dẫn tới thay đổi cơ quan thuế, cũng sẽ có 2 trường hợp có thể xảy ra:
Doanh nghiệp muốn sử dụng nốt chỗ hóa đơn điện tử chưa sử dụng
Với trường hợp này, doanh nghiệp cũng sẽ thực hiện các bước như trường hợp thay đổi địa chỉ tên công ty và Cơ quan thuế yêu cầu lập thông báo thay đổi, điều chỉnh thông tin ở trên. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải lập thêm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Đồng thời, cung cấp bảng kê các hóa đơn chưa sử dụng được quy định theo mẫu số BK01/AC rồi nộp cho cơ quan thuế đang có thẩm quyền quản lý doanh nghiệp trước khi thay đổi tên, địa chỉ công ty.
Nếu muốn sử dụng luôn hóa đơn mới
Nếu doanh nghiệp muốn bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tin mới, hãy thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: thông báo hủy toàn bộ số hóa đơn điện tử chưa sử dụng. Sau đó thông báo việc hủy số hóa đơn đó với cơ quan thuế quản lý trước thời điểm thay đổi tên, địa chỉ công ty. Cách hủy các hóa đơn điện tử chưa sử dụng cũng sẽ tương tự như quy trình thực hiện với hóa đơn giấy trước đây.
- Bước 2: thực hiện thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử với thông tin đã được thay đổi với cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển tới. Hồ sơ cần chuẩn bị cũng tương tự như khi doanh nghiệp đăng ký phát hành hóa đơn lần đầu.
- Bước 3: tra cứu xem thông báo thay đổi đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Thông thường, yêu cầu thay đổi sẽ được chấp thuận trong 2 ngày. Nếu chưa được chấp nhận thì doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn và hỗ trợ.
- Bước 4: sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp có thể phát hành, kê khai và sử dụng hóa đơn điện tử như bình thường.
XEM THÊM:
- Quy định về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thế nào là đúng?
- Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Tìm hiểu ngay!
- Dịch Vụ hóa đơn điện tử viettel Hồ Chí Minh
- Cách sử dụng đăng ký hóa đơn điện tử
Trên đây là hướng dẫn xử lý thay đổi địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn điện tử với từng trường hợp cụ thể. Hãy thực hiện theo trình tự, đảm bảo cung cấp đúng và đủ hồ sơ cho cơ quan quản lý thuế nhé. Nếu có bất cứ khó khăn gì, hãy liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn và hỗ trợ. Để biết thêm thông tin liên hệ trực tiếp đến số hotline 18008000 hoặc hay hãy truy cập website: hoadondientuvt.vn
