Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

Đối với doanh nghiệp, việc đăng ký hóa đơn điện tử là thủ tục pháp lý bắt buộc cần phải có. Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp mới thành lập đều khá lạ lẫm và không có nhiều kiến thức về vấn đề này. Xem ngay hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập để hoàn thành đầy đủ thủ tục pháp lý trước khi hoạt động kinh doanh.

XEM THÊM: Hướng dẫn sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, đúng quy định

Doanh nghiệp muốn đăng ký hóa đơn điện tử cần đáp ứng điều kiện gì?

Như đã biết, hóa đơn điện tử là thủ tục pháp lý không thể thiếu đối với các doanh nghiệp kinh doanh. Thế nhưng, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đăng ký hóa đơn điện tử. 

Một doanh nghiệp hay một công ty muốn đăng ký hóa đơn điện tử thì phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp đó phải có đủ điều kiện và có thực hiện giao dịch điện tử như nộp thuế điện tử hoặc kê khai thuế online… với cơ quan thuế hoặc thực hiện giao dịch điện tử như chuyển khoản bằng Internet banking… với ngân hàng.
• Đơn vị đó phải đăng ký chữ ký điện tử (chữ ký số) và sử dụng chữ ký điện tử có giá trị pháp lý đúng với quy định. Điều kiện để có thể sử dụng chữ ký điện tử khi phát hành hóa đơn điện tử đó là chữ ký điện tử phải còn hiệu lực.
• Doanh nghiệp đó phải đảm bảo các yêu cầu về cơ sở hạ tầng đáp ứng đủ điều kiện để có thể khởi tạo, lập, sử dụng, kiểm soát và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định đã ban hành. Một số yêu cầu về cơ sở hạ tầng cần có để thiết lập và đăng ký hóa đơn điện tử đó là: mạng Internet, máy tính và các thiết bị điện tử cần thiết khác…
• Bên cạnh việc đáp ứng đầy đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng thì đơn vị đó phải đảm bảo đủ điều kiện về yếu tố nhân lực, phải có đủ trình độ và khả năng, đáp ứng được yêu cầu trong việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn. Có thể xử lý được các tình huống có thể phát sinh trong quá trình kinh doanh cũng như quá trình sử dụng dịch vụ.
• Một doanh nghiệp sẽ không thể thiếu phần mềm bán hàng. Vì thế, đây cũng chính là điều kiện để đảm bảo doanh nghiệp đó có được sử dụng hóa đơn điện tử hay không. Một phần mềm bán hàng phải kết nối với phần mềm kế toán để giúp dữ liệu có thể tự động chuyển và sao lưu vào cơ sở dữ liệu của kế toán tại thời điểm phát sinh hóa đơn.
• Đáp ứng đầy đủ quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu. Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng được các chuẩn mực của hệ thống lưu trữ. Bên cạnh đó, phải đảm bảo quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu chuẩn khi có sự cố xảy ra.

Điều kiện trên được dựa theo khoản 2 Điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC được Bộ Tài chính quy định và ban hành.

>> Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Tìm hiểu ngay!

Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần những gì?

Khi đã có đủ điều kiện đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử thì để sử dụng được hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đăng ký sử dụng. Khi làm hồ sơ thì doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp Chi cục Thuế để biết được họ nhận hồ sơ theo hình thức nào để có sự chuẩn bị tốt và phù hợp nhất. 

Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử gồm 3 loại giấy tờ:

• Hóa đơn điện tử mẫu theo quy định đã ban hành
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử 
• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử của công ty, doanh nghiệp

Khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Tất cả các giấy tờ trong bộ hồ sơ kể trên phải là bản scan và đưa vào trong cùng 01 bản word. 
• Bên cạnh đó, bản thông báo phát hành hóa đơn điện tử cần phải làm thêm 1 bản dạng XML.
• Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ chữ ký số.

Doanh nghiệp khi đã hoàn tất bộ hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử thì sẽ gửi trực tiếp bộ hồ sơ bằng văn bản giấy lên cơ quan Thuế hoặc văn bản điện tử bằng cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế. 

Hướng dẫn đăng ký và nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Đăng ký bằng văn bản giấy

Bước 1: Lập hóa đơn điện tử

Để lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử theo mẫu để tạo hóa đơn. 

Có một số chi cục thuế sẽ yêu cầu cung cấp hóa đơn điện tử bằng bản giấy. Vì thế, hãy chuẩn bị thật kỹ. Khi in hóa đơn điện tử ra giấy thì doanh nghiệp nhớ nhấn ký điện tử lên hóa đơn trước khi in ra giấy.

Bước 2: Lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể dựa theo Mẫu số 1 Phụ lục thông tư 32/2011/TT-BTC được ban hành bởi bộ tài chính. Bạn hoàn tất thông tin và in quyết định ra giấy, sau đó đóng dấu.

Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp có thể làm theo mẫu 02 phụ lục đi kèm thông tư 32/2011/TT-BTC. Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu và in giấy, ký và đóng dấu. 

Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký

Mọi giấy tờ và thủ tục đã xong, bước cuối cùng doanh nghiệp sẽ in hết giấy tờ ra giấy và nộp cho chi cục Thuế.

>>Hướng dẫn Lập và Xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi

Đăng ký bằng văn bản điện tử

So với cách đăng ký bằng văn bản giấy thì thì cách đăng ký bằng văn bản điện tử cũng không khác mấy, bao gồm các bước:

Bước 1: Lập hóa đơn điện tử

Để lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử theo mẫu để tạo hóa đơn. 

Sau khi đã tạo xong hóa đơn thì doanh nghiệp sẽ ký số lên hóa đơn sau đó xuất file word và vào máy tính.

Bước 2:  Tiến hành lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể dựa theo Mẫu số 1 Phụ lục thông tư 32/2011/TT-BTC được ban hành bởi bộ tài chính. 

Sau khi điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp scan màu ra file ảnh và chèn vào file word mới, sau đó lưu vào máy tính.

Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và tiến hành nộp hồ sơ

Khi đã hoàn tất 2 bước trên thì doanh nghiệp sẽ lập thông báo phát hành hóa đơn và nộp hồ sơ theo 2 cách:

• Nộp trực tuyến trên trang của Tổng cục thuế

• Nộp trên hệ thống phần mềm hỗ trợ kê khai

Sau khi bạn đã đăng ký hóa đơn điện tử xong, cơ quan thuế sẽ gửi mail về cho doanh nghiệp trong vòng 1 ngày. Mọi thông tin về việc chấp nhận hay không được chấp nhận yêu cầu hóa đơn điện tử sẽ được gửi về email của doanh nghiệp.

Nếu đăng ký thành công thì doanh nghiệp có thể tiến hành hủy hóa đơn giấy. 

Còn nếu đăng ký không được chấp nhận thì cần phải đăng ký hóa đơn điện tử có mã. 

Hóa đơn điện tử Viettel đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả

Việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử gặp quá nhiều vấn đề? Doanh nghiệp của bạn không thể tự giải quyết? Đừng lo, Viettel sẽ giúp bạn. 

Viettel không chỉ là tập đoàn viễn thông lớn mạnh mà hiện nay, Viettel còn cung cấp giải pháp cho doanh nghiệp về hóa đơn điện tử, hỗ trợ và đồng hành cùng các doanh nghiệp mới thành lập từng bước triển khai hóa đơn điện tử một cách chi tiết và cụ thể nhất. 

Nếu doanh nghiệp bạn đang loay hoay và chưa biết cách đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử thì hãy yên tâm, Viettel sẽ giúp bạn giải quyết những khó khăn này. Viettel hân hạnh đưa đến giải pháp hóa đơn điện tử, đồng hành và hỗ trợ các doanh nghiệp mới thành lập giúp doanh nghiệp kinh doanh dễ dàng hơn. Liên hệ 0866.222.900 hoặc truy cập website: Sinvoice Viettel  để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí nhé!