Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì? Lý do vì sao cần chuyển đổi?

Hóa đơn điện tử là một bước tiến mới, là giải pháp quản lý hiệu quả đối với doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí mà vẫn quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả. Tuy nhiên, vẫn có doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, lý do vì sao?

XEM THÊM:

• Cách sử dụng đăng ký hóa đơn điện tử
• Quy định về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thế nào là đúng?
• Hướng dẫn sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, đúng quy định

Tìm hiểu về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn mà trong đó tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về việc mua bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, gửi, nhận nhằm mục đích lưu trữ và quản lý thông tin bằng các phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu giúp mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp trong việc quản lý và lưu trữ thông tin cũng như kê khai chứng từ khi thực hiện các giao dịch thương mại mà lại tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Bên cạnh đó, việc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp các cơ quan thuế quản lý việc đóng thuế của doanh nghiệp sẽ dễ dàng và khoa học hơn. 

Tuy nhiên, vẫn có một số doanh nghiệp vẫn phải sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Vậy lý do tại sao?

>>15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử

Lý do doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử?

Lý do doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang dạng hóa đơn giấy là nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh và công việc của họ. 

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là chứng từ giấy. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhằm phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán và để chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Hai bên mua và bán chỉ được chuyển đổi hóa đơn điện tử 1 lần. 

Đó chính là lý do vì sao một số doanh nghiệp sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, mục đích chỉ để việc lưu trữ chứng từ thuận tiện hơn. 

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử theo nguyên tắc gì?

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ theo quy định được ban hành trong nghị định 119/2018/ND-CP về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử khi giao dịch mua bán hàng hóa. 

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là hóa đơn giấy nhưng chỉ có giá trị lưu trữ mà không có hiệu lực thanh toán trừ một số trường hợp cụ thể đã nêu rõ trong nghị định 119.

Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC được Bộ tài chính ban hành quy định:

• Người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy 1 lần để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải đáp ứng các quy định (nêu tại khoản 2,3,4 điều này) và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của người bán. 
• Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy nhằm mục đích lưu trữ chứng từ kế toán. Việc chuyển đổi này thì cả 2 bên mua và bán đều có thể thực hiện. 

>>Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử

Để chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn điện tử cần điều kiện gì?

Không phải là doanh nghiệp nào cũng có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử. Đó chính là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp đang băn khoăn là mặc dù mình sử dụng hóa đơn điện tử những không thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy.

Lý do là bởi vì, để chuyển đổi từ hóa đơn điện từ thì hóa đơn chuyển đổi phải đáp ứng đủ điều kiện chuyển đổi mớ có thể đảm bảo pháp lý cho các hóa đơn chuyển đổi.

Hóa đơn được chuyển đổi cần phải có đầy đủ giá trị pháp lý trước pháp luật, gồm các điều kiện sau:

• Đảm bảo được thông tin toàn vẹn, phản ánh đúng thông tin của hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn được chuyển đổi cần phải có ký hiệu xác nhận, là đã chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
•  Hóa đơn điện tử cần chuyển đổi phải có chữ ký rõ ràng của người thực hiện chuyển đổi.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có giống với hóa đơn giấy?

Hóa đơn giấy là kiểu hóa đơn truyền thống được sử dụng phổ biến trước đây. Thế nhưng, với sự phát triển của Internet, công nghệ thì hóa đơn giấy đã và đang được thay thế bởi hóa đơn điện tử vì hóa đơn giấy có nhiều hạn chế nên đã không còn phù hợp với thời đại hiện nay. 

Hiện nay, ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử vì nó có nhiều tính năng nổi bật hơn, dễ dàng sử dụng cũng như lưu trữ thông tin cho doanh nghiệp.

Đặc biệt hơn, khi doanh nghiệp cần, hóa đơn điện tử có thể dễ dàng chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Thế nhưng, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy lại là 2 loại hóa đơn hoàn toàn khác nhau, chúng không hề giống nhau nhé. 

Bởi vì thực chất, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là hóa đơn điện tử nên rõ ràng hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử sẽ hoàn toàn khác nhau.

Một số điểm khác nhau của 2 loại hóa đơn này:

• Ký hiệu hóa đơn: Nếu như trên hóa đơn giấy, số seri được ký hiệu là VC/15P thì hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử lại có ký hiệu là VC/15E.
• Chữ ký trên hóa đơn. Nếu như hóa đơn giấy sử dụng chữ ký viết tay thì hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sử dụng chữ ký số.
• Liên của hóa đơn: Nếu như hóa đơn giấy có nhiều liên và có 1 liên được viết bằng giấy than thì hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không dùng liên.

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử

Mặc dù hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn giấy, tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp mà doanh nghiệp cần phải sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn giấy nên việc biết được cách chuyển đổi sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý và thực hiện hoạt động kinh doanh tốt hơn.

Khi đã nắm rõ nguyên tắc và điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử thì bạn hãy tham khảo thêm quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử để có thể dễ dàng chuyển đổi.

Để chuyển đổi hóa đơn điện tử chỉ cần 2 bước đơn giản:

• Bước 1: Để chuyển đổi hóa đơn thì trước tiên bạn cần phải có file hóa đơn điện tử. Hãy tải file hóa đơn điện tử của doanh nghiệp cần chuyển đổi trên hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp về máy tính.
• Bước 2: Khi đã có file hóa đơn điện tử, bạn hãy in file đó ra giấy để chuyển đổi.

Chỉ với 2 bước vô cùng đơn giản là bạn đã có thể có hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử mà không cần phải tốn quá nhiều công sức. 

Nếu bạn đã nắm rõ việc sử dụng hóa đơn điện tử thì việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là một điều dễ dàng có thể nằm gọn trong tầm tay bạn. Việc bạn cần làm chỉ là lựa chọn đúng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để quá trình kinh doanh của bạn trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn. 

Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel – Trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp

Khi cả thế giới đang dần chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì việc một doanh nghiệp sở hữu phần mềm hóa đơn điện tử là một điều hết sức bình thường.

Đây là cách làm và cách lựa chọn vô cùng thông minh của doanh nghiệp giúp việc kinh doanh và quản lý trở nên dễ dàng và nhẹ nhàng hơn.

Không chỉ được biết đến là tập đoàn viễn thông, hiện nay, Viettel còn đang đơn vị cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn trên nền tảng điện tử, hóa đơn điện tử hỗ trợ và giúp ích rất nhiều trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay.

Nếu bạn đang tìm giải pháp quản lý hóa đơn cho doanh nghiệp thì Viettel là đơn vị uy tín mà bạn hoàn toàn có thể tin tưởng. Chúng tôi cam kết đem đến cho bạn dịch vụ tốt nhất, chất lượng nhất, hỗ trợ tối đa doanh nghiệp trong việc quản lý và lưu trữ thông tin mua bán hàng hóa. Liên hệ 180018000 hoặc truy cập website: Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel để được hỗ trợ.