Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì liệu bạn đã biết?

Từ khi có chính sách về hóa đơn điện tử, nhiều vấn đề phát sinh và khiến cho nhiều doanh nghiệp lo lắng. Trong đó có một số khái niệm xoay quanh bản thể hiện hóa đơn điện tử cũng khiến cho nhiều kế toán doanh nghiệp đau đầu. Cùng chúng tôi tìm hiểu các vấn đề liên quan để có cái nhìn tổng thể nhất về bản thể hiện hóa đơn điện tử nhé.

Bản thể hiện hóa đơn điện tử được quy định ở đâu?

Hóa đơn là một giấy tờ quan trọng thể hiện việc mua bán và cũng là chứng từ cho việc nộp thuế, hoàn thuế. Từ khi có quy định chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, nhiều vấn đề liên quan được không chỉ kế toán mà còn cả người dân vô cùng quan tâm.

Bản thể hiện hóa đơn điện tử thể hiện đúng nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử
Bản thể hiện hóa đơn điện tử thể hiện đúng nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử

Bản thể hiện hóa đơn điện tử là một khái niệm được quy định tại Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC. Như vậy, đây là một thuật ngữ được luật hóa và cũng được quy định rõ ràng. Trong đó, một quy định quan trọng trong bản thể hiện của hóa đơn điện tử đó chính là phải có dòng chữ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” để giúp người mua và người bán phân biệt được với hóa đơn giấy.

>>Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay?

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Chắc hẳn đây là vấn đề quan tâm nhất của khách hàng trong bài viết ngày hôm nay chính là bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Cùng chúng tôi khám phá khái niệm này nhé.

Hiểu một cách đơn giản, bản hiển thị của hóa đơn điện tử chính là bản sao của hóa đơn điện tử, hiển thị toàn bộ các nội dung và hình thức có trong hóa đơn gốc. Nó là chứng từ chuyển đổi từ hóa đơn gốc thế nên so với bản gốc không hề có điểm khác.

Bản thể hiện hóa đơn điện tử thể hiện đúng nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử
Bản thể hiện hóa đơn điện tử thể hiện đúng nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử

Điều này thể hiện trong khoản  1, Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC. Ở đây, đề cập đến việc định dạng hóa đơn điện tử. Khi lưu trữ hóa đơn này, cần phải lưu ở cả 2 dạng định dạng là XML và PDF. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy 1 lần duy nhất. Và đó chính là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Khi lưu trữ, file PDF chính là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, còn file XML là file chứa dữ liệu có giá trị pháp lý khi chưa được sửa chữa, thay đổi gì. Nó phục vụ cho quá trình lưu trữ chứng từ kế toán cũng như giúp chứng minh được xuất xứ nguồn gốc của hàng hóa, các thông tin liên quan đến bên mua và bên bán. Như vậy, định dạng hóa đơn điện tử phải bắt buộc có thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, chữ ký số và mã của cơ quan thuế (nếu có).

Hóa đơn điện tử cần đáp ứng yêu cầu gì?

Như vậy, có thể thấy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần phải thể hiện nguyên vẹn toàn bộ nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử. Nó cần phải đáp ứng một số yêu cầu về mặt nội dung nhất định. 

Những nội dung cần có của bản thể hiện hóa đơn điện tử
Những nội dung cần có của bản thể hiện hóa đơn điện tử

Các nội dung cần phải có trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử bao gồm:

  • Tên, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn
  • Các thông tin của bên mua và bên bán: bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán, mã số thuế của bên mua nếu có
  • Bảng tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền khi chưa có thuế, thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền. Bảng này là một list danh sách các sản phẩm, dịch vụ mà người bán mua của người mua. Sau đó tổng lại thành số tiền tổng, bao gồm tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng, tổng thuế giá trị gia tăng…
  • Chữ ký điện tử của bên bán
Bản thể hiện hóa đơn điện tử cần có chữ ký điện tử của bên bán
Bản thể hiện hóa đơn điện tử cần có chữ ký điện tử của bên bán
  • Chữ ký điện tử của bên mua (nếu có). Một số trường hợp sẽ được miễn chữ ký người mua. Việc này phụ thuộc vào việc xem xét điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp và do Cục Thuế xem xét.
  • Mã của cơ quan thuế (nếu có)
  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các nội dung khác liên quan (nếu có).

Như vậy, đó là các thông tin cần phải đảm bảo trong bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Cũng giống như hóa đơn giấy trước đây, nhưng khi áp dụng triển khai, các kế toán đều nhận xét nó tiện dụng và xuất nhanh hơn hẳn so với trước, sai sót cũng ít hơn nhiều.

>>Xuất hóa đơn điện tử thế nào khi phát sinh giao dịch vào cuối tuần, nghỉ Lễ, Tết?

Một số trường hợp có thể thiếu nội dung chính

Bạn không đọc nhầm đâu. Có một số trường hợp, luật cho phép bản thể hiện của hóa đơn điện tử có thể thiếu một số nội dung chính như ở trên. Đây chính là các trường hợp không bắt buộc cần phải thể hiện đầy đủ, toàn vẹn theo hóa đơn gốc.

Có một số trường hợp bản thể hiện không cần có đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử
Có một số trường hợp bản thể hiện không cần có đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử

Cụ thể là các trường hợp sau:

  • Hóa đơn điện tử sử dụng bán cho khách hàng cá nhân, không phục vụ mục đích cho cá nhân kinh doanh
  • Hóa đơn điện tử xuất tại các siêu thị, trung tâm thương mại với người mua không phải là người kinh doanh
  • Hóa đơn điện tử khi xuất tem, vé thẻ
  • Hóa đơn điện tử dùng trong hoạt động xây dựng, lắp đặt, xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ ghi trong hợp đồng. Với trường hợp này thì các mục như đơn vị tính, số lượng, đơn giá không bắt buộc phải ghi vào
  • Bên mua là cá nhân khi mua, sử dụng các dịch vụ vận tải hàng không. Hóa đơn này được xuất qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế.
  • Phiếu xuất kho kèm theo vận chuyển điện tử

Như vậy, với những trường hợp này, bản thể hiện của hóa đơn điện tử không yêu cầu cần phải có đầy đủ thông tin như thông lệ. Song, các kế toán cũng cần chú ý kỹ xem thuộc trường hợp nào để xuất hóa đơn cho phù hợp.

XEM THÊM: Quy định về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thế nào là đúng?

Những lưu ý khi lập và sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Sau đây là một số lưu ý giúp cho doanh nghiệp làm đúng khi lập cũng như sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Các lưu ý này kế toán cần xem xét kỹ càng để tránh sai sót, bởi liên quan đến thuế cũng như chứng từ quan trọng trong sản xuất, kinh doanh.

Các lưu ý khi lập và sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử dành cho doanh nghiệp
Các lưu ý khi lập và sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử dành cho doanh nghiệp
  • Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có giá trị giao dịch, chỉ có giá trị để lưu lại chứng từ. Nên nhớ, bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ là bản sao lại y nguyên hóa đơn điện tử. Thế nên, giá trị về giao dịch thanh toán là hầu như không có. Trừ trường hợp đó là hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Và nó phải thuộc quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có giá trị lưu trữ, ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật kế toán.
  • Hóa đơn điện tử gốc phải là hóa đơn xuất đúng và hợp pháp. Đây là điều kiện cần và đủ để có một bản thể hiện của hóa đơn điện tử đúng. Bản gốc cần đáp ứng yêu cầu của Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã đề cập, đảm bảo tính hợp pháp và trung thực.
  • Cần thể hiện đúng, đủ từ nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử gốc. Bởi bản thể hiện của hóa đơn điện tử là bản sao y nguyên, thế nên các thông tin từ nội dung cho đến hình thức phải giống nhau, không được phép chỉnh sửa hay thay đổi bất kỳ thông tin nào ở trong bản thể hiện. Nếu sai, bản thể hiện mất hoàn toàn giá trị. Hơn nữa, theo quy định, bên trong nội dung của bản thể hiện cần phải có dòng chữ “bản thể hiện của hóa đơn điện tử” để giúp phân biệt với hóa đơn giấy.
  • Bản thể hiện cần có chữ ký và đóng dấu xác nhận của bên bán. Yêu cầu này được đưa ra nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin. Vì vậy, không thể bỏ qua việc ký và đóng dấu của người đại diện bên bán theo quy định của pháp luật.

Như vậy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử chính là bản thể hiện đúng nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử gốc, không có giá trị giao dịch (trừ một số trường hợp đặc biệt), chỉ có giá trị lưu trữ. Việc ghi và sử dụng bản thể hiện các doanh nghiệp cũng cần chú ý để ghi cho đúng. Các thông tin thêm về hóa đơn điện tử, khách hàng có thể truy cập vào website hoadondientuvt.vn hoặc liên hệ tới hotline: 18008000 để biết thêm chi tiết.

XEM THÊM: