4 Lưu ý khi lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Khi luật quản lý thuế 2019 ra đời đã nhắc đến việc chuyển sang dùng hóa đơn điện tử để doanh nghiệp không cần báo cáo định kỳ. Tuy nhiên đến năm 2022 luật này mới áp dụng và tất nhiên từ giờ cho đến lúc đó, các công ty vẫn cần lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Nếu doanh nghiệp của bạn đang nằm trong nhóm đối tượng này, đây sẽ là bài viết dành riêng cho bạn. 

Vì sao cần lập và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Việc lập và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên đã được pháp luật quy định từ rất lâu trước đây. Nhiệm vụ này mang lại nhiều lợi ích nhằm hạn chế các rủi ro cũng như tình trạng sử dụng hóa đơn lệch chuẩn. Như vậy sẽ giúp hoạt động kinh doanh trên thị trường diễn ra thuận lợi, năng động hơn.

Ngoài ra, lập và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ giúp bạn quản lý thuế nắm được sự lưu chuyển của hàng hóa/ dịch vụ. Từ đó kiểm soát thuế phí ở các doanh nghiệp chính xác hơn. Dù thế nào đi chăng nữa, lập và gửi hóa đơn là trách nhiệm của các doanh nghiệp từ xưa đến nay. Công việc này yêu cầu thực hiện nghiêm túc, chính xác, nếu không sẽ xếp vào nhóm đối tượng vi phạm luật. 

Lập và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thường xuyên là nghĩa vụ của doanh nghiệp
Lập và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thường xuyên là nghĩa vụ của doanh nghiệp

4 Lưu ý khi lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Đối với nhiều doanh nghiệp việc tạo lập và gửi báo cáo sử dụng hóa đơn khá khó khăn. Chính vì thế 04 lưu ý lớn sau đây giúp bạn có tầm nhìn tổng quan và nắm chắc được nhiệm vụ, cách thực hiện của mình. 

Những đối tượng nào cần lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hiện nay có hai phân loại nhóm đối tượng đang hoạt động kinh doanh: cần báo cáo hóa đơn định kỳ và không cần báo cáo hóa đơn định kỳ. Vậy doanh nghiệp/ công ty của bạn đang thuộc nhóm đối tượng nào? Biết chính xác sẽ giúp tránh được các rắc rối như mức phạt nộp chậm hoặc thậm chí cưỡng chế ngưng giá trị hóa đơn lưu hành.

>> Hướng dẫn lập và kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Doanh nghiệp cần triển khai việc lập và nộp báo cáo tình hình hóa đơn

Theo thông tư ban hành năm 2014, tại điều 5 và điều 27 đã nói rõ ràng về nhóm doanh nghiệp cần báo cáo hóa đơn định kỳ cho tổng cục thuế. Bao gồm nhóm đối tượng sau đang hoạt động kinh doanh buôn bán tại Việt Nam:

  • Công ty/ doanh nghiệp tự in ấn hóa đơn hay sử dụng các dịch vụ in ấn hóa đơn, tất cả những đối tượng đang sử dụng hóa đơn giấy trong các giao dịch: Nhóm công ty này thường hoạt động tự túc (do hóa đơn tự in) nên tổng cục thuế không thể kiểm soát được lượng giao dịch. Chính vì thế dễ dẫn đến sai sót trong quá trình quản lý thị trường nên công ty cần lập và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ.
  • Công ty/ doanh nghiệp đang sử dụng loại hóa đơn điện tử theo thông tư cũ (Thông tư 32/2011/TT-BTC): Hiện nay luật mới nhất về sử dụng các loại hóa đơn điện tử được ban hành năm 2019. Trong đó việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ chính thức bắt buộc vào năm 2022. Và những điều đã quy định về thông tin, các khởi tạo đã được ghi rõ.

Việc công ty/ doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử nhưng theo thông tư cũ sẽ thiếu một số thông tin. Do đó chỉ cần đang sử dụng theo thông tư 2011, công ty/ doanh nghiệp phải tiến hành lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bất kể đó là hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử không mã đều phải thực hiện. 

Có sự phân chia nhóm đối tượng bắt buộc phải nộp báo cáo sử dụng hóa đơn
Có sự phân chia nhóm đối tượng bắt buộc phải nộp báo cáo sử dụng hóa đơn

Nhóm công ty/ doanh nghiệp không cần lập và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Bên cạnh nhóm đối tượng bắt buộc phải nộp hóa đơn thì cũng có nhóm thứ hai không yêu cầu nộp báo cáo định kỳ. Đó là công ty/ doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định (Nghị định 119/2018/NĐ-CP) và thông tư mới nhất (Thông tư 68/2019/TT-BTC). Chỉ cần sử dụng hóa đơn điện tử (bất kể dù có mã hay không mã) đều không cần lập và gửi báo cáo định kỳ cho cơ quan thuế. Vì sao lại có sự khác biệt như vậy?

  • Thứ nhất với doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn có mã theo thông tư mới nhất: Trước khi hóa đơn được lưu hành công ty cần đăng ký mã riêng với cơ quan thuế. Bằng mã này, cơ quan thuế có thể tra cứu được bất kỳ dữ liệu nào khi phát sinh giao dịch có xuất hóa đơn. Cho nên, mọi hoạt động kinh doanh, tiền thu vào – số lượng hàng bán đi, bên quản lý thuế đều nắm được chi tiết. Vì vậy không cần lập và báo cáo tình hình sử dụng nữa.
  • Thứ hai với doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn không mã theo thông tư mới nhất: Cho dù sử dụng hóa đơn không mã, tổng cục thuế vẫn quản lý được tất cả các giao dịch. Bởi lẽ theo luật, người kinh doanh có trách nhiệm gửi đồng thời hóa đơn cho khách và quản lý thuế. Chưa kể người sử dụng hóa đơn điện tử không mã vẫn phải khởi tạo bằng phần mềm riêng và sử dụng đường truyền chung. Thế nên tổng cục quản lý giao dịch rất dễ dàng. 
Sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư mới không cần lập và nộp báo cáo hóa đơn như trước
Sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư mới không cần lập và nộp báo cáo hóa đơn như trước

Ấn định thời gian hoàn thành lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Bên cạnh việc nắm rõ các đối tượng cần phải thực hiện lập báo cáo thì xác định thời gian nộp cũng cực kỳ quan trọng. Bởi lẽ nếu nộp chậm trễ, công ty/ doanh nghiệp sẽ phải gánh thêm tiền phạt không nhỏ. Và hơn nữa, ngoài số tiền phạt còn chịu thêm tác động xấu tới hóa đơn đang lưu hành.  Cụ thể tại thông tư năm 2014, điều 27 đã ấn định thời gian cho việc lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Thời gian dành cho việc nộp hóa đơn cũng được ghi chú rõ ràng trong thông tư 2014
Thời gian dành cho việc nộp hóa đơn cũng được ghi chú rõ ràng trong thông tư 2014

Trong đó có hai thời gian phổ biến, đó là nộp báo cáo theo tháng và nộp theo quý. Vậy những nhóm đối tượng nào bắt buộc nộp hóa đơn theo quý hoặc nộp theo từng tháng riêng lẻ?

Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo từng tháng

Những công ty/ doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy tự in hoặc loại hóa đơn do các công ty khác cấp; Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy chế cũ và đặc biệt loại hàng hóa có mức độ rủi ro cao. Chỉ cần nằm trong diện này, công ty/ doanh nghiệp phải lập báo cáo theo tháng để cơ quan thuế quản lý hiệu quả các giao dịch đã xảy ra.

Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo từng quý

Cứ cách mỗi quý, các công ty đang hoạt động kinh doanh hiện nay đều phải nộp bản cáo cáo. Đương nhiên không áp dụng cho những nơi đang sử dụng hóa đơn của tổng cục thuế cấp. Riêng về những nơi bán hàng không sử dụng hóa đơn (kể cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử) cũng bắt buộc gửi báo cáo hóa đơn. Mỗi cuộc giao dịch đều phải được ghi chú cẩn thận tuy nhiên số liệu về số hóa đơn đã xuất cần thay bằng 0. 

Một số doanh nghiệp cần nộp báo cáo theo từng quý
Một số doanh nghiệp cần nộp báo cáo theo từng quý

Thời điểm duy trì việc lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Lưu ý thứ ba mà doanh nghiệp và các công ty cần nắm rõ chính là thời điểm duy trì việc báo cáo hóa đơn. Bởi lẽ hiện nay, nhiều công ty đã không cần tốn thời gian lập và báo cáo định kỳ vất vả nữa. Mặc dù biết rằng việc báo cáo sẽ mang lại nhiều ưu điểm như giúp tổng cục thuế quản lý, hạn chế rủi ro khi xuất hóa đơn. Song việc tốn thời gian, công sức, tiền bạc là không tránh khỏi. 

Vậy nếu doanh nghiệp của bạn vẫn nằm trong phạm vi vần nộp báo cáo thì việc này sẽ kéo dài trong bao lâu? Theo thông tư mới nhất hiện nay, những công ty doanh nghiệp đang tiến hành báo cáo hóa đơn theo tháng phải duy trì trong vòng 1 năm. Đặc biệt với những công ty mới thành lập cần thực hiện ít nhất 12 tháng. 

Duy trì nộp báo cáo sử dụng hóa đơn trong vòng 12 tháng kể từ ngày thành lập
Duy trì nộp báo cáo sử dụng hóa đơn trong vòng 12 tháng kể từ ngày thành lập

Hơn nữa, khi bạn chuyển sang mua hóa đơn của tổng cục thuế cấp sẽ được xem xét chuyển từ tháng sang báo cáo theo quý. Tuy nhiên việc xem xét này vẫn phải tuân theo quy định duy trì báo cáo trong vòng 12 tháng đầu tiên.

Vì thế, nếu đơn vị của bạn đang sử dụng báo cáo hóa đơn tự phát hay lấy từ công ty in ấn hóa đơn. Hãy đến tại tổng cục thuế đã bắt đầu chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Ngoài ra còn có thể chọn mua hóa đơn giấy nếu chưa có điều kiện chuyển sang hóa đơn khác. Nhờ đây, công ty của bạn không cần thực hiện công việc lập và bán cáo định kỳ mất thời gian nữa. 

XEM THÊM:

Mức phạt dành cho hành vi lập và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chậm trễ

Như đã nói ở trên, báo cáo hóa đơn định kỳ là việc bắt buộc đối với một số đối tượng. Việc này được ban hành bởi luật pháp và nếu bạn vi phạm, điều chắc chắn chính là công ty của bạn sẽ bị phạt. Chậm trễ ngày báo cáo tất nhiên sẽ có phạt song còn tùy trường hợp, tùy thời gian và mức độ nghiêm trọng (có phát sinh sự cố rủi ro hay không). Vậy cụ thể thông tư – điều khoản nào đang quy định việc này và mức phạt hiện nay là khoảng bao nhiêu?

Đã có mức phạt đưa ra dành cho doanh nghiệp nộp chậm trễ hóa đơn
Đã có mức phạt đưa ra dành cho doanh nghiệp nộp chậm trễ hóa đơn

Thông tư tư 10/2014/TT-BTC, điều 3 đã chỉ rõ về thời gian tính phạt và mức phạt cho các việc thực hiện chậm trễ báo cáo hóa đơn. Nhẹ nhất chính là mức cảnh cáo dành cho doanh nghiệp chậm nộp báo cáo dưới 10 ngày (kể từ khi có thông báo của cơ quan thuế). Bên tổng cục sẽ gửi thông báo cảnh cáo yêu cầu báo cáo nhanh và thông báo mức phạt. Nếu sau đó, doanh nghiệp vẫn chưa lập báo cáo sẽ bị phạt tiền:

  • Mức phạt dưới 4.000.000 VNĐ: Mức thấp nhất sẽ là 2 triệu đồng cho đến cao nhất là 4 triệu đồng đối với: nộp báo cáo chậm trễ sau 10 ngày. Tức là sau khi có thông báo cảnh cáo, bạn không nộp báo cáo ngay sẽ đóng phạt từ 2 – 4 triệu VNĐ.
  • Mức phạt dưới 8 triệu đồng: Nếu sau khi gửi thư cảnh cáo, doanh nghiệp trong vòng 20 ngày vẫn không nộp báo cáo sẽ bị phạt tối đa 8 triệu đồng. Con số phạt nhỏ nhất là 4 triệu đến 8 triệu tùy theo mức độ nghiêm trọng.
  • Mức phạt 1 triệu đồng: Ngoài việc nộp báo cáo chậm trễ, nếu lập báo cáo sai, thiếu thông tin cũng sẽ bị phạt. Mức phạt chung cho các lỗi thiếu/ không đúng sẽ bị phạt 1 triệu đồng và bắt buộc gửi lại trong thời gian sớm nhất. Nếu chậm quá 10 ngày sẽ bắt đầu tính mức phạt như bên trên. 

>>15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử

Chọn nơi nào để chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn

Việc báo cáo và lập hóa đơn theo tháng/ quý đương nhiên sẽ tốn không ít thời gian, công sức của doanh nghiệp. Chưa kể việc này cần độ chính xác, đủ thông tin, đúng pháp luật và nếu thiếu sẽ bị phạt. Mức phạt cho từng tháng/ quý cũng không hề nhỏ, nhất là với doanh nghiệp nhỏ mới thành lập. Vì thế nên việc chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp cho việc quản lý hóa đơn của cục thuế dễ dàng hơn. Mỗi doanh nghiệp cũng không cần nộp bản báo cáo nữa.

Khó khăn khi chuyển đổi hóa đơn

Tuy nhiên với các doanh nghiệp mới, việc chuyển đổi hóa đơn này gặp nhiều khó khăn. Bởi doanh nghiệp cần có đội ngũ chuyên môn khởi lập hóa đơn trên phần mềm, sau đó đăng ký với cục thuế. Bất kể bạn muốn sử dụng hóa đơn điện tử có mã hay không mã cũng đều phải tuân thủ pháp luật. Chưa kể mỗi ngành nghề khác nhau sẽ có loại hóa đơn điện tử khác nhau càng gây rối cho người đăng ký.

Chọn SINVOICE là điểm đến an toàn

Đứng trước tình hình đó, bạn có thể chọn phương án đơn giản hơn rất nhiều để thoát khỏi sự phiền hà do việc lập và báo cáo hóa đơn gây ra. Đó là chọn công ty chuyên cung cấp dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử ở tổng cục thuế. Và SINVOICE chính là địa chỉ mà bạn có thể trao trọn niềm tin, giúp đơn giản hóa công việc kinh doanh. Nơi đây chuyên nhận tạo lập hóa đơn điện tử theo thông tư mới nhất năm 2019. 

Bạn chỉ cần bỏ chi phí nhỏ theo từng gói dịch vụ, SINVOICE sẽ thực hiện toàn bộ phần việc còn lại. Công ty được đánh giá cao hàng đầu Việt Nam bởi sự tiết kiệm chi phí, an toàn, bảo mật thông tin cao của SINVOICE. Chọn SINVOICE làm điểm đến, tất tần tật vấn đề về hóa đơn điện tử theo xu hướng mới nhất chỉ là việc nhỏ. Bạn có thể an tâm kinh doanh mà không cần lo lắng nộp hóa đơn theo tháng. 

Trên đây là 04 lưu ý lớn bạn cần nắm về việc lập và nộp báo cáo hóa đơn tình hình sử dụng cho tổng cục thuế. Với những người chưa thể chuyển đổi theo công nghệ mới, nắm rõ 04 điều này giúp bạn tránh khỏi các mức phạt lớn. Cuối cùng với xu thế phát triển số hóa, hãy chọn cách chuyển đổi sang hóa đơn điện tử cùng https://hoadondientuvt.vn/ để đơn giản hóa kinh doanh  và liên hệ tới hotline 18008000 để biết thông tin chi tiết nhé