Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào kê khai 2 lần chi tiết nhất

Kê khai 2 lần cùng 1 hóa đơn đầu vào là lỗi mà không ít kế toán viên doanh nghiệp gặp phải trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Vậy với lỗi này thì kế toán viên doanh nghiệp phải xử lý như thế nào? Vâng để nắm bắt bạn có thể dắt túi ngay hướng dẫn xử lý chi tiết được hoadondientuvt.vn bật mí ngay sau đây.  

Hướng dẫn xử lý lỗi sai phạm hóa đơn đầu vào kê khai 2 lần

Khi phát hiện cùng một hóa đơn đầu vào nhưng bạn thực hiện kê khai 2 lần thì hãy lập tức xử lý lỗi. Trong đó với tư cách kế toán viên bạn cần kiểm tra thời điểm phát hiện lỗi. Bởi vì thực tế sẽ tùy vào từng thời điểm phát hiện mà bạn phải áp dụng cách xử lý khác nhau theo quy định của pháp luật. Cụ thể ở đây bạn có thể cập nhật cách xử lý với 2 trường hợp.

Hướng dẫn xử lý lỗi một hóa đơn đầu vào thực hiện kê khai 2 lần
Hướng dẫn xử lý lỗi một hóa đơn đầu vào thực hiện kê khai 2 lần

Trường hợp 1: Trong thời hạn nộp tờ khai

Khi bạn phát hiện lỗi sai tồn tại trong thời hạn nộp tờ khai thì chỉ cần lập tờ khai mới. Sau đó bạn tiến hành gửi tờ khai mới lập lên cơ quan thuế. Tuyệt nhiên bạn lưu ý luật hiện hành quy định trường hợp này không cần lập tờ khai bổ sung thuế GTGT.

Trường hợp 2: Sau khi hết thời hạn nộp tờ khai

Nếu bạn rơi vào trường hợp 1 nêu trên thì cách xử lý lỗi sai phạm khá đơn giản. Tuy nhiên trên thực tế có thể bạn sẽ chỉ phát hiện sau khi hết thời hạn nộp tờ khai mà thôi. Vậy trong trường hợp này bạn cần xử lý như thế nào?

Vâng ở đây bạn cần thực hiện 3 công việc với tư cách kế toán viên doanh nghiệp để xử lý sai sót. Bao gồm đó là:

  • Thứ nhất, tiến hành lập tờ khai bổ sung điều chỉnh (TKBSĐC) thuế GTGT
  • Thứ 2, tiến hành lập biên bản giải trình bổ sung và điều chỉnh. Mẫu biên bản theo quy định là mẫu số 01/KHBS
  • Thứ 3, đính kèm tài liệu giải thích các số liệu xuất hiện trong biên bản giải trình bổ sung (nếu cần).
Tùy vào thời điểm phát hiện sai sót mà cách xử lý đưa ra sẽ khác nhau
Tùy vào thời điểm phát hiện sai sót mà cách xử lý đưa ra sẽ khác nhau

>>Hóa đơn xuất sai thời điểm sẽ bị xử phạt như thế nào?

Cách kê khai thuế bổ sung khi phát hiện sai sót

Thông tư 156/2013/TT-BTC có quy định về cách thức kê khai thuế GTGT bổ sung khi phát hiện sai sót. Ngay tại khoản 5, điều 10 của thông tư nêu rõ bạn chỉ cần thực hiện kê khai bổ sung trong trường hợp phát hiện hồ sơ khai thuế nộp tồn tại lỗi sau khi hết hạn nộp hồ sơ. Đặc biệt cách thức kê khai thuế bổ sung sẽ tùy chỉnh theo từng loại thuế. Cụ thể như sau:

Đối với thuế quyết toán năm

Thông tư quy định với những loại thuế có kỳ quyết toán năm thì cách kê khai chi tiết như sau:

  • Trường hợp chưa thực hiện nộp hồ sơ khai thuế (HSKT)quyết toán năm thì kế toán viên thực hiện khai bổ sung HSKT tạm của tháng, quý có sai sót. Đồng thời tiến hành tổng hợp các số liệu khai bổ sung vào HSKT quyết toán thuế năm.
  • Trường hợp đã thực hiện nộp HSKT quyết toán năm thì kế toán viên chỉ cần khai bổ sung HSKT quyết toán năm.
  • Trường hợp HSKT bổ sung hồ sơ quyết toán năm có tác động làm giảm số thuế nộp thì nếu cần tính toán lại số thuế nộp của quý, tháng phải thực hiện khai bổ sung hồ sơ tháng, quý. Đồng thời xác định lại tiền chậm nộp (nếu có).

Đối với loại thuế nộp theo tháng/ quý

Thực hiện kê khai thuế bổ sung khi phát hiện sai sót theo quy định
Thực hiện kê khai thuế bổ sung khi phát hiện sai sót theo quy định

Trường hợp phát hiện sai sót tồn tại thì kế toán viên cần thực hiện tính toán lại số thuế phải nộp của tháng/quý sai phạm. Từ đó tiến hành khai bổ sung tờ khai của tháng/quý. Đồng thời thực hiện tính lại tiền chậm nộp.  

Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn kê khai 2 lần sau khi CQT kiểm tra, có kết luận, quyết định xử lý

Theo quy định thì doanh nghiệp phải thực hiện các điều chỉnh kê khai bổ sung trước thời gian CQT, cơ quan thanh tra tiến hành kiểm tra và công bố kết luật, quyết định. Tuy nhiên trên thực tế vẫn có không ít doanh nghiệp chưa kịp tiến hành. Vậy nếu rơi vào trường hợp này thì với tư cách kế toán viên bạn cần xử lý điều chỉnh kê khai bổ sung như thế nào? Ở đây bạn có thể thực hiện theo quy định tại điều 10 thông tư 156 với các trường hợp như sau:

Trường hợp 1

Bạn phát hiện hồ sơ khai thuế nộp cho CQT có sai sót cùng 1 hóa đơn đầu vào nhưng kê khai 2 lần. Tuy nhiên bạn kiểm tra thấy sai phạm này không liên quan tới thời kỳ, phạm vi kiểm tra, thanh tra. Lúc này với tư cách kế toán viên bạn có thể thực hiện bổ sung điều chỉnh. Đồng thời bạn phải chịu trách nhiệm nộp tiền chậm nộp như bình thường luật quy định.

Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn kê khai 2 lần sau khi CQT kiểm tra, quyết định xử lý
Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn kê khai 2 lần sau khi CQT kiểm tra, quyết định xử lý

Trường hợp 2

Bạn phát hiện sai sót trên hồ sơ khai thuế đã nộp. Tuy nhiên lỗi sai phạm này chỉ liên quan tới thời kỳ đã thực hiện kiểm tra thanh tra. Kèm theo đó sai phạm không thuộc phạm vi đã thực hiện kiểm tra, thanh tra. Lúc này bạn được thực hiện khai bổ sung, điều chỉnh. Đồng thời tiến hành nộp tiền chậm nộp.

Trường hợp 3

Trường hợp này được quy định với các điều kiện diễn ra như sau:

  • Phát hiện sai sót nhưng hồ sơ khai thuế đã được nộp cho CQT
  • Lỗi sai phạm có liên quan tới cả thời kỳ và phạm vi đã thực hiện kiểm tra, thanh tra
  • Lỗi sai phạm làm phát sinh tăng số thuế nộp
  • Lỗi sai phạm làm giảm số thuế được hoàn
  • Lỗi sai phạm làm giảm số thuế được khấu trừ
  • Lỗi sai phạm làm giảm số thuế đã nộp thừa

Lúc này để xử lý bạn cần thực hiện khai bổ sung điều chỉnh. Tuy nhiên theo quy định bạn sẽ bị xử lý. Tương tự như trường hợp bạn bị cơ quan chức năng phát hiện sai phạm.

>>Hóa đơn điện tử file XML: Hướng dẫn đọc file, tải về và lưu trữ

Trường hợp 4

CQT đã ban hành kết luận và quyết định xử lý về thuế có liên quan tới tăng/giảm thuế GTGT được khấu trừ thì kế toán viên phải tiến hành khai điều chỉnh vào hồ sơ thuế của kỳ thuế được xử lý.

Thực hiện xử lý hoá đơn đầu vào kê khai 2 lần theo đúng quy định trường hợp cụ thể
Thực hiện xử lý hoá đơn đầu vào kê khai 2 lần theo đúng quy định trường hợp cụ thể

Hướng dẫn thực hiện điều chỉnh hóa đơn đầu vào thực hiện kê khai 2 lần

Kê khai bô sung thuế GTGT trong thời hạn nộp tờ khai

Như đã nêu rõ ở trên thì trong trường hợp này bạn chỉ cần lập tờ khai mới chính xác và gửi nộp cho CQT. Theo đó đơn giản bạn có thể bắt tay thực hiện ngay trên phần mềm HTKK. Chi tiết như sau:

  • Đầu tiên bạn đăng nhập phần mềm HTKK

Đăng nhập phần mềm HTKK

  • Tiếp tục click chọn “Thuế Giá Trị Gia Tăng”
  • Click chọn “Tờ khai thuế GTGT khấu trừ (01/GTGT). Hoặc bạn cũng có thể click “tờ khai GTGT TT trên doanh thu….) trong trường hợp kê khai thuế trên doanh thu.

Tiến hành các lựa chọn dựa theo phương pháp kê khai thuế áp dụng

  • Click “tờ khai quý”
  • Tiến hành hoàn tất việc kê khai thông tin ở mục quý, năm
  • Click “tờ khai lần đầu”
  • Tiếp theo click chọn “đồng ý”

Tiếp tục thực hiện khai báo bổ sung trên cửa sổ “kỳ tính thuế” 

  • Cuối cùng thực hiện điền chính xác thông tin lên tờ khai. Rồi click kết xuất file với định dạng XML để gửi file tờ khai đến cơ quan thuế.
Hoàn thiện tờ khai  thuế để xuất file dạng XML
Hoàn thiện tờ khai  thuế để xuất file dạng XML

Kê khai bổ sung thuế GTGT sau khi đã hết hạn nộp tờ khai  

Đối với trường hợp này bạn cần xem xét liệu sai phạm có gây ảnh hưởng tới tiền thuế nộp hay không. Nếu qua quá trình kiểm tra bạn thấy kết quả không ảnh hưởng thì bạn có thể xử lý như sau:

  • Lập tờ khai kỳ tính thuế sai sót đã thực hiện bổ sung, điều chỉnh
  • Gửi tài liệu giải thích kèm theo

Ngược lại, nếu sai sót dẫn đến làm tăng giảm tiền thuế nộp thì ngoài những nghiệp vụ nêu trên bạn cần phải tiến hành lập bản giải trình bổ sung mẫu 01/KHBS

XEM THÊM:

Kết luận

Trên đây là hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào kê khai 2 lần. Hy vọng bạn có thể cập nhật để nắm bắt và áp dụng xử lý tại doanh nghiệp của mình khi sơ suất dẫn đến sai phạm. Đặc biệt nếu trong quá trình thực hiện nghiệp vụ xử lý sai sót bạn có thể kết nối chúng tôi để được chuyên gia hỗ trợ. Mọi chi tiết liên hệ bạn có thể xem tại website: https://hoadondientuvt.vn/ hoặc liên hệ tới số hotline 18008000