Xử lý lỗi chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế

Có thể nói chứng thư số đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp xác minh danh tính của mình trong môi trường Internet. Đặc biệt, đây được xem là yếu tố không thể thiếu khi thực hiện các thủ tục trực tuyến với cơ quan Thuế. Do đó, có không ít doanh nghiệp cảm thấy bối rối, không biết làm thế nào để xử lý lỗi chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn xử lý nhanh chóng lỗi trên, mời bạn cùng tham khảo nhé!

Giải thích khái niệm chứng thư số

Mặc dù thuật ngữ chứng thư số đã trở nên vô cùng quen thuộc trong thời đại công nghệ số hiện nay, tuy nhiên chắc hẳn sẽ có nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu rõ chứng thư số là gì. Theo Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ban hành ngày 27/09/2018, khái niệm chứng thư số được quy định cụ thể như sau: 

Chữ ký số là một dạng chứng minh thư điện tử, cung cấp thông tin cho khoá định danh của một cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức. Bằng cách sử dụng khoá bí mật tương ứng, chúng ta có thể xác nhận cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức đó chính là chủ thể của chữ ký số trong môi trường Internet. 

Nội dung của một chứng thư số hợp lệ sẽ bao gồm: 

• Tên chủ thể ( cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp)
• Dãy số serial của chứng thư số
• Thời hạn hiệu lực của chứng thư số ( thông thường đối với thuê bao đăng ký mới sẽ có thời hạn là 5 năm. Riêng thuê bao gia hạn sẽ có hiệu lực tối đa là 3 năm)
• Tên tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số: mỗi tổ chức sẽ có một mã riêng. Chẳng hạn nếu bạn chọn sử dụng dịch vụ chữ ký số của Viettel, tên tổ chức ở đây sẽ hiển thị là VIETTEL-CA. Hiện nay trên thị trường có khá nhiều doanh nghiệp được cấp phép hoạt động dịch vụ này. Tuy nhiên để đảm bảo giao dịch an toàn, ít gặp lỗi, chúng ta chỉ nên ưu tiên chọn lựa đơn vị chất lượng và uy tín.
• Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Ngoài ra còn có thêm một số nội dung khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông như: một số mục đích bị hạn chế phạm vi sử dụng của chứng thư số, trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số,… 

>>Lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế” xử lý như thế nào?

Phân biệt chứng thư số và chữ ký số

Thực tế có rất nhiều người hiện vẫn luôn nhầm lẫn giữa khái niệm chứng thư số và chữ ký số. Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến việc xử lý các lỗi liên quan chứng thư số không được thực hiện chính xác và không đem lại hiệu quả. 

Về bản chất, chứng thư số hay chữ ký số đều là những công cụ phục vụ cho các nghiệp vụ liên quan hoá đơn điện tử Viettel, kê khai thuế hoặc trong các giao dịch thương mại điện tử. Tuy nhiên nếu chữ ký số dùng để cam kết trách nhiệm trong các văn bản điện tử, thì chứng thứ số lại có vai trò xác minh chính xác chủ thể của chữ ký số đó.

Như vậy giữa chứng thư số và chữ ký số tồn tại mối quan hệ hỗ trợ. Chữ ký số giúp doanh nghiệp hoàn tất các thủ tục trong môi trường Internet. Tuy nhiên việc sử dụng chữ ký số chỉ được công nhận là an toàn với điều kiện chứng thư số đã được đăng ký, xác thực và vẫn còn hiệu lực. 

Chính vì thế, nếu xảy ra lỗi liên quan chứng thư số, chẳng hạn như lỗi chưa đăng ký chứng thư số với cơ quan Thuế, đồng nghĩa doanh nghiệp cũng không thể sử dụng chữ ký số để hoàn tất các thủ tục liên quan khác.

Nguyên nhân dẫn đến lỗi chứng thư số chưa được đăng ký với quan Thuế

Việc chuyển đổi quy trình làm việc từ bàn giấy sang công nghệ số được xem là xu thế hội nhập toàn cầu tất yếu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện. Không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực, chuyển đổi số còn mở ra cho doanh nghiệp cơ hội tạo ra vô số giá trị mới với phương thức điều hành, quản lý quy trình làm việc hiện đại.

Bên cạnh lợi ích, quy trình làm việc chuyển đổi số này chắc chắn không thể tránh được các lỗi, đòi hỏi doanh nghiệp phải xử lý nhanh chóng. Lỗi liên quan chứng thư số là một trong các lỗi điển hình, thường gặp nhất. 

Ví dụ trước đây sau khi hoàn thành các bước nộp thuế, hoặc nộp tờ khai thuế, bạn chỉ cần bấm nút chữ ký điện tử, nhập mã Pin là xong. Nhưng nếu gặp lỗi này, màn hình sẽ hiển thị cảnh báo : Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế.

Nguyên nhân xuất hiện tình trạng này thường là do doanh nghiệp của bạn vừa thực hiện gia hạn hoặc mua mới chữ ký số. Bất kể tác động nào liên quan chữ ký số cũng sẽ làm thay đổi số liệu của usb token. Đây là nguyên nhân khiến cho dãy serial chứng thư số không còn trùng khớp với dãy serial đã đăng ký trước đó với cơ quan Thuế.

>>Chữ ký số là gì? Giá chữ ký số Viettel – CA

Hướng dẫn các bước xử lý lỗi chứng thư số chưa đăng ký với cơ quan Thuế

Sau khi đã hiểu được nguyên nhân vì sao xảy ra tình trạng chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế, việc xử lý lúc này sẽ vô cùng đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện các bước theo hướng dẫn như sau:

• Bước 1: Truy cập lại vào trang web nộp tờ khai thuế tại địa chỉ http://nhantokhai.gdt.gov.vn. Sau đó đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp.
• Bước 2: Trên thanh công cụ ở giao diện chính của trang web, bạn chọn mục Quản lý tài khoản rồi bấm chọn Thay đổi thông tin dịch vụ
• Bước 3: Lúc này giao diện trang web sẽ chuyển sang mục Dịch vụ – Nộp thuế điện tử, bạn nhấn chọn vào nút Thay đổi thông tin dịch vụ. Sau đó bạn sẽ thấy xuất hiện thêm mục Thay đổi CKS, bạn bấm vào đây rồi nhấn chọn Tiếp tục

• Bước 4: Trong trường hợp chủ thể nộp thuế đăng ký sử dụng cùng lúc nhiều chữ ký số, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ Lựa chọn chữ ký số. Lúc này bạn lưu ý chọn dòng Tên chủ thể chứng thư số có ngày hết hạn xa nhất nhé.
• Bước 5: Sau khi chọn số seri mới cho chữ ký số, hệ thống sẽ hiển thị mẫu đơn Đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin giao dịch thuế điện tử, bạn kiểm tra lại toàn bộ thông tin thật kỹ rồi bấm nút Ký và gửi để xác nhận.

• Bước 6: Sau khi chờ hệ thống cập nhật thông tin mới ( thường trong khoảng 2 phút), bạn có thể thực hiện lại thao tác nộp thuế hoặc nộp tờ khai Thuế trước đó để kiểm tra kết quả. Nếu thành công, sau khi nhập mã PIN và bấm Chấp nhận, hệ thống sẽ thông báo Ký điện tử thành công, bạn chỉ cần bấm OK là hoàn tất.

Như vậy chỉ với những bước đơn giản trên đây, bạn đã có thể dễ dàng và nhanh chóng xử lý lỗi chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế. Đây chỉ là lỗi khá phổ biến trong quá trình kê khai Thuế qua mạng. Do đó bạn không cần quá lo lắng nếu chẳng may gặp phải lỗi này.

XEM THÊM:

• Sự khác nhau giữa chữ ký số và chứng thư số
• 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
• Hướng dẫn cách đăng ký nộp thuế điện tử
• Hướng dẫn sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, đúng quy định

Ngoài ra nếu bạn có bất kỳ khó khăn hoặc vướng mắc nào khác, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ chi tiết nhất nhé! Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp công nghệ số, VIETTEL CA cam kết sẽ là người bạn đồng hành uy tín, chất lượng nhất dành cho doanh nghiệp của bạn.  Để biết thêm thông tin hãy gọi ngay tới số hotline: 18008000 hoặc truy cập ngay vào website: hoadondientuvt.vn để được giải đáp mọi thắc mắc