Hướng dẫn lập và kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hiện nay, khi các doanh nghiệp tham gia hoạt động sản xuất, kinh doanh có xuất hóa đơn thì sẽ phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan quản lý thuế. Vậy cách lập và kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thế nào? Thời hạn nộp báo cáo theo quy định hiện nay ra sao? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hiện nay, cơ quan quản lý thuế đã có quy định cụ thể về việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với các doanh nghiệp. Để báo cáo được chấp nhận, bên cạnh việc lập đúng và đủ, doanh nghiệp cũng cầu lưu ý về thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Thời hạn nộp hóa đơn theo quý định quy định cụ thể tại luật quản lý thuế. Trong đó:

  • Quý I: nộp chậm nhất là ngày 30/4
  • Quý II: nộp chậm nhất vào ngày 30/7
  • Quý III: nộp chậm nhất ngày 30/10
  • Quý IV: nộp chậm nhất ngày 30/1 của năm tiếp theo. 

Đây là quy định đối với các doanh nghiệp áp dụng năm tính là năm dương lịch. Với doanh nghiệp tính theo năm tài chính thì thời hạn sẽ có sự khác biệt. Trong trường hợp doanh nghiệp không sử dụng hóa đơn thì vẫn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, lúc này, doanh nghiệp sẽ ghi số lượng hóa đơn sử dụng là 0. 

Thời hạn trên áp dụng với doanh nghiệp nộp báo cáo theo quý. Còn đối với doanh nghiệp nộp báo cáo theo tháng thì thời hạn nộp chậm nhất sẽ là ngày 20 của tháng tiếp theo. Chẳng hạn thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của tháng 1 sẽ là ngày 20/2. Tuy nhiên, việc nộp báo cáo theo tháng sẽ chỉ áp dụng trong 12 tháng đầu tiên kể từ thời điểm thành lập doanh nghiệp. 

Sau 12 tháng kể từ khi thành lập, tùy vào tình hinh hoạt động, sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp có thể chuyển sang nộp báo cáo theo quý hoặc vẫn nộp theo tháng. Các trường hợp cụ thể được quy định tại luật quản lý thuế hiện hành. 

Doanh nghiệp cần kê khai, báo cáo trên phần mềm hỗ trợ kê khai của cơ quan thuế
Doanh nghiệp cần kê khai, báo cáo trên phần mềm hỗ trợ kê khai của cơ quan thuế

>>Phân biệt hóa đơn điện tử có mã số và không có mã số của cơ quan Thuế

Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo quy định, các doanh nghiệp sẽ phải báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng hóa đơn như: 

  • Số lượng hóa đơn phát sinh trong tháng/ quý
  • Số lượng hóa đơn đã mua/ đã sử dụng
  • Số lượng hóa đơn đã xóa bỏ/ mất/ hủy trong kỳ

Vậy cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết các bước dưới đây:

Bước 1: đăng nhập phần mềm hỗ trợ kê khai 

Hiện nay, các doanh nghiệp sẽ lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thông qua phần mềm hỗ trợ kê khai của tổng cục thuế. Việc lập và nộp báo cáo sẽ được thực hiện hoàn toàn trực tuyến. 

Do đó, để lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bạn cần đăng nhập phần mềm theo tài khoản của doanh nghiệp.

Bước 2: mở giao diện báo cáo

Sau khi đã đăng nhập thành công, hãy chọn mục: báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26/AC. Sau đó chọn kỳ báo cáo. Nếu doanh nghiệp nộp báo cáo theo tháng thì chọn tháng, nộp theo quý thì chọn Quý. 

Tiếp theo, hãy ấn Đồng ý, bạn sẽ thấy mẫu báo cáo BC26/AC. Hãy nhập đầy đủ số liệu vào các cột của báo cáo.

Chọn mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC
Chọn mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC

>>Thông tư 68 về hóa đơn điện tử – 5 Điểm mới đáng chú ý nhất

Bước 3: nhập số liệu

Khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bạn cần nhập đúng và đủ các cột có trong mẫu báo cáo BC26/AC. Cụ thể, các cột như sau:

  • Cột 1: số thứ tự. Với cột này, bạn hãy điền lần lượt số thứ tự của hóa đơn. Để thêm dòng hãy ấn F5 hoặc nếu muốn xóa dòng thì ấn F6. 
  • Mã loại hóa đơn: điền chính xác mã hóa đơn bạn đang báo cáo.
  • Cột 2: tên hóa đơn. Đây là cột tự động không cần điền.
  • Cột 3: ký hiệu của mẫu hóa đơn. Hãy nhập mẫu số tương ứng với hóa đơn của doanh nghiệp bạn. Mỗi hóa đơn sẽ có from khác nhau. Hãy cẩn thận để tránh nhầm lẫn nhé.
  • Cột 4: ký hiệu hóa đơn. Hãy điền Ký hiệu (serial No) ghi trên hóa đơn. 
  • Cột 5: tổng số. Đây cũng là cột tự động không cần điền. 
  • Cột 6,7: điền từ số đến số. Đây sẽ cột để điền số tiền ở đầu kỳ (theo tháng hoặc quý). Hãy lưu ý, nếu nhập lần đầu tiên thì bạn cần điền số tồn đầu kỳ. Còn từ những lần tiếp theo, hệ thống sẽ tự động nhảy. Bạn chỉ cần kiểm tra xem các con số đã chính xác hay chưa là được. 
Hãy điền đầy đủ thông tin được yêu cầu
Hãy điền đầy đủ thông tin được yêu cầu
  • Cột 8, 9: điền từ số – đến số. Đây là thông số tương ứng với số hóa đơn đã mua hoặc phát hành trong kỳ. Hãy nhập theo dạng số. Nếu không có hóa đơn phát hành thì không cần điền. 
  • Cột 10 – 12: cũng tự động, không cần điền.
  • Cột 13: hãy nhập số lượng hóa đơn đã sử dụng. Bạn sẽ không điền số hóa đơn đã xóa/ mất hay bị hủy nhé. 
  • Cột 14 – 16 – 18: cũng nhảy tự động. 
  • Cột 15: nhập mã số hóa đơn đã bị xóa.
  • Cột 17: nhập mã số hóa đơn đã bị mất.
  • Cột 19: nhập mã số hóa đơn đã bị hủy. 

Hãy lưu ý: với cột 15, 17, 19: số hóa đơn không được trùng nhau, phải phân biệt rõ hóa đơn nào bị xóa, mất hay hủy. Nếu có nhiều hóa đơn thì giữa các số hóa đơn có dấu chấm phẩy (;). Nếu hóa đơn liên tiếp nhau thì sử dụng dấu gạch ngang giữa hóa đơn đầu tiên và cuối cùng.  

  • Cột 20, 21, 22: tự động nhảy, không cần điền.
Các cột từ 20 – 22 là tự động, không cần điền
Các cột từ 20 – 22 là tự động, không cần điền

Bước 4: hoàn thiện các thông tin và lưu báo cáo

Bên cạnh các thông tin ở trên, để hoàn tất báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bạn cũng cần điền một số thông tin: 

  • Người lập biểu: bỏ trống
  • Người đại diện theo pháp luật: điền tên người đại diện  theo pháp luật của doanh nghiệp, thường là giám đốc.
  • Ngày lập báo cáo: thường là ngày ở hiện tại. Bạn có thể sửa nếu điền sai ngày. 

Sau đó, hãy kiểm tra thật kỹ các thông tin và click vào chữ “Ghi” để lưu lại các thông tin vừa kê khai. Nếu thiếu thông tin nào, hệ thống sẽ ngay lập tức thông báo để bạn kê khai bổ sung.

Bước 5: kết xuất XML

Sau khi lưu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bạn có thể kế xuất XML để nộp cho cơ quan thuế. 

Vậy là việc lập báo cáo đã hoàn tất. Lúc này, bạn chỉ cần chờ phản hồi của cơ quan thuế là được nhé. 

Các thông tin hóa đơn phải chân thực và chính xác
Các thông tin hóa đơn phải chân thực và chính xác

Một số điều cần lưu ý khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bạn cần lưu ý:

  • Nếu doanh nghiệp của bạn kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và chưa lập thông báo phát hành hóa đơn hoặc chưa tự in/ đăng ký in hóa đơn thì sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế. 
  • Trường hợp trong 1 kỳ sử dụng tới 2 loại hóa đơn thì cả 2 hóa đơn sẽ được báo cáo trong cùng 1 bản báo cáo gửi cơ quan thuế. 
  • Các loại hóa đơn như hóa đơn tiền điện/ nước/ phí dịch vụ internet/ dịch vụ viễn thông hay các loại tem, vé vận tải… thì sẽ báo cáo theo tổng số hóa đơn. 
  • Mọi báo cáo đều phải chính xác. Doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm trước những thông tin đã báo cáo và phải đảm bảo sẽ cung cấp được chứng từ/ số liệu hóa đơn chi tiết trong các đợt thanh tra, kiểm tra hoặc khi được cơ quan thuế yêu cầu. 

XEM THÊM:

Hy vọng qua bài viết trên đây, bạn đã hiểu về cách lập và kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Hãy đảm bảo thực hiện đầy đủ, chính xác và nộp báo đúng thời hạn để không bị áp dụng các biện pháp xử phạt nhé. Nếu có bất cứ khó khăn nào, hãy để lại thắc mắc để được giải đáp. Chúc bạn thành công. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào liên hệ ngay chúng tôi qua số hotline 18008000 hoặc truy cập trực tiếp website: hoadondientuvt.vn