Hướng dẫn hủy bỏ, lập lại, điều chỉnh hóa đơn điện tử đã xuất

Sai sót về nội dung khi sử dụng hóa đơn điện tử (hóa đơn điện tử) là điều dễ thấy. Đặc biệt luật có quy định tùy vào từng lỗi sai mà kế toán viên phải thực hiện hủy bỏ, lập lại hay điều chỉnh hoá đơn điện tử. Tuy nhiên thực sự cách hủy bỏ, lập lại, điều chỉnh hóa đơn điện tử như thế nào không phải kế toán viên nào cũng nắm bắt được. Vậy nên góc tin tức ngay sau đây hoadondientuvt.vn sẽ bật mí hướng dẫn chi tiết.

XEM THÊM:

• Quy định về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thế nào là đúng?
• Hướng dẫn sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, đúng quy định
• Quy trình hủy bỏ hóa đơn điện tử

Quy định của pháp luật về việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử

Luật hiện hành có quy định chi tiết về việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử khi phát hiện. Theo đó với tư cách kế toán viên bạn cần hiểu rõ để tiến hành lập biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử hay hủy bỏ – lập lại hóa đơn mới. Cụ thể ở đây bạn có thể ghi nhớ 2 trường hợp như sau:

Trường hợp 1:

Trường hợp hóa đơn điện tử tồn tại sai sót thông tin đã được lập và gửi tới khách hàng (người mua. Tuy nhiên khách hàng chỉ mới nhận hóa đơn, chưa nhận hàng hóa dịch vụ từ người bán. Lúc này khi phát hiện sai sót thì hai bên khách hàng và người bán tiến hành thỏa thuận để xác nhận hủy hóa đơn điện tử đã gửi. Đồng thời cùng với đó bên bán sẽ chịu trách nhiệm lập lại hoá đơn điện tử mới đúng quy định để gửi tới cho khách hàng.

Đặc biệt bạn lưu ý quy định xử lý nêu trên cũng áp dụng cho tình huống hóa đơn điện tử lập, gửi cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế. Bao gồm cả người bán lẫn khách hàng đều chưa thực hiện kê khai thuế trên hóa đơn.

>> Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Tìm hiểu ngay!

Trường hợp 2

Đây là trường hợp mà hóa đơn điện tử sai sót đã được gửi khách hàng kèm theo đó là quá trình giao hàng, cung ứng dịch vụ hoàn tất. Hoặc người bán và khách hàng đều đã thực hiện kê khai thuế đầy đủ. Lúc này để xử lý sai sót phát hiện thì bên bán cần tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Dĩ nhiên biên bản được lập phải tuân thủ nội dung. Đồng thời trong biên bản phải có chữ ký xác nhận của hai bên và ghi rõ sai sót tồn tại. Ngoài ra, bên bán cần lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Tuy nhiên bạn lưu ý luật hiện hành có quy định thêm về một số quy định khác khi xử lý sai sót hóa đơn điện tử. Bao gồm:

• Thông tư 26/2015/TT-BTC có quy định trường hợp sai thông tin người mua như tên, địa chỉ nhưng đúng MST thì các bên không cần lập hóa đơn điều chỉnh. Thay vào đó các bên chỉ cần tiến hành lập biên bản điều chỉnh. Có thể lập biên bản giấy hoặc dạng biên bản điện tử. Bạn có thể xem thêm tại khoản 7 điều 3 của thông tư.
• Thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh khi sai sót thỏa mãn các điều kiện luật quy định Chẳng hạn như:

o   Sai thông tin liên quan đến mặt hàng, dịch vụ, số tiền,…

o   hóa đơn điện tử đã lập, gửi tới khách hàng với tư cách người mua

o   Hòa hóa đã giao đầy đủ

o   Hai bên đã thực hiện kê khai thuế

Thủ tục điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khi bạn phát hiện sai sót và cần tiến hành điều chỉnh hóa đơn điện tử thì có thể thực hiện theo thủ tục như sau:

• Tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Trong đó nội dung hóa đơn phải đúng quy định để đảm bảo giá trị pháp lý. Tuy nhiên bạn lưu ý thông thường sẽ tùy thuộc vào lỗi sai mà nội dung biên bản điều chỉnh sẽ được lập có khác biệt. Song về cơ bản bạn phải đảm bảo các phần nội dung tối thiểu như là:

o   Thông tin của bên bán và khách hàng mua

o   Thông tin về số, ký hiệu của hóa đơn điện tử sai phạm

o   Thông tin về nội dung sai sót. Ví dụ sai về đơn giá bán hàng thì ghi rõ sai đơn giá. Đặc biệt thông tin sai ghi như thế nào? Nay sửa, điều chỉnh thông tin ra sao?

o   Xác nhận của hai bên với đầy đủ chữ ký, con dấu

• Tiến hành chức năng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh. Trên hóa đơn phải nêu rõ “điều chỉnh (tăng, giảm) giá bán,….cho hóa đơn điện tử số…ký hiệu”. Sau đó ký điện tử và tiến hành gửi hóa đơn điện tử điều chỉnh cho khách hàng.

Thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế

Hóa đơn điện tử thay thế được lập trong trường hợp hội tụ đầy đủ các điều kiện như sau:

• Hóa đơn điện tử có lỗi sai sót đã gửi tới khách hàng
• Người bán đã giao hàng, cung cấp dịch vụ của mình cho khách hàng
• Khách hàng, người bán chưa kê khai thuế

Trong đó thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế theo quy định đó là:

• Người bán lập biên bản thỏa thuận của hai bên về quyết định lập hóa đơn điện tử thay thế. Nội dung biên bản phải có chữ ký, đóng dấu xác nhận của hai bên.
• Thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế. Đặc biệt trên nội dung hóa đơn điện tử mới cần nêu rõ “Hóa đơn này thay thế ……”. Sau đó ký điện tử(chữ ký số HSM), gửi lại hóa đơn mới lập cho khách hàng.

Tuy nhiên bạn chú ý trên thực tế có một số trường hợp người mua sẽ đưa ra yêu cầu hủy bỏ, lập lái hóa đơn điện tử. Nghĩa là khi phát hiện những sai sót tồn tại trên hóa đơn thì khách hàng sẽ đưa ra yêu cầu. Lúc này với tư cách kế toán viên bạn phải thực hiện quá trình hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử.

Thủ tục hủy bỏ, lập hóa đơn điện tử

Khi bạn cần tiến hành hủy bỏ – lập hóa đơn điện tử thì có thể thực hiện theo thủ tục như sau:

• Lập biên bản hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử. Nội dung cần ghi rõ thông tin sai sót. Cùng với đó nêu rõ nội dung điều chỉnh. Đồng thời biên bản phải có chữ ký, xác nhận đóng dấu của hai bên.
• Thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập
• Thực hiện lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Trong đó trên nội dung hóa đơn điện tử mới nhất định cần ghi rõ “hóa đơn này thay thế……ký hiệu….,ngày tháng năm”.

Phần mềm Viettel Sinvoice – Giải pháp giúp đơn giản hóa việc hủy bỏ, lập lại, điều chỉnh hóa đơn điện tử

Phần mềm Viettel Sinvoice cung cấp giải pháp hóa đơn trên nền điện tử. Theo đó phần mềm được chứng nhận kết nối trực tiếp cơ quan thuế. Vì thế tất cả các nghiệp vụ thực hiện trên phần mềm đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn luật quy định. Bao gồm như:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP
• Thông tư 32/2011/TT-BTC
• Thông tư 39/2014/TT-BTC

Vậy nên chỉ cần sử dụng phần mềm bạn có thể dễ dàng tiến hành xử lý các sai sót trên hóa đơn điện tử. Ví dụ chẳng hạn bạn muốn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử chỉ cần truy cập hệ thống phần mềm. Ngay lập tức bạn sẽ thấy các mẫu biên bản chuẩn nội dung để tải. Hoặc bạn cũng có thể trực tiếp điều chỉnh hóa đơn điện tử trên phần mềm chỉ với vài thao tác đơn giản.

>>Tải ngay mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 26 – Viettel Sinvoice

Đặc biệt trường hợp bạn cần hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử thì phần mềm đều hỗ trợ. Nhất là trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ cần thiết thì bạn sẽ được nhân viên Viettel hướng dẫn chi tiết. Việc bạn cần làm chỉ là kết nối đến hệ thống phần mềm Viettel Sinvoice để trải nghiệm những lợi ích hấp dẫn.

Chúng tôi vừa chia sẻ những hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện hủy bỏ, lập lại, điều chỉnh hóa đơn điện tử. Bạn có thể cập nhật để nắm bắt và xác định đúng cách xử lý khi phát hiện sai sót tồn tại trên hóa đơn điện tử đã gửi. Chắc chắn nếu bạn thực hiện theo hướng dẫn thì có thể nhanh chóng giải quyết sai sót. Còn riêng trường hợp bạn vẫn bối rối cần tư vấn hay bạn muốn đăng ký phần mềm Viettel Sinvoice hãy liên hệ chúng tôi. Cổng thông tin https://hoadondientuvt.vn/ hoặc liên hệ trực tiếp tới hotline: 18008000 luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi lúc mọi nơi.